Warum Sie eine Checkliste für Eventplanung benötigen

Unabhängig davon, ob Sie gerade erst im Geschäftsplanungsgeschäft anfangen oder ein erfahrener Veranstaltungsplaner sind, sind Sie wahrscheinlich mit einer Checkliste für Veranstaltungsplanungen vertraut oder haben zumindest gehört. Dafür gibt es einen Grund. Eine Checkliste für Veranstaltungsplanung ist ein bester Freund eines Planers, ein unschätzbares Tool, um Ihre Veranstaltungen erfolgreich zu verwalten.

HINWEIS: Eine Checkliste für Eventplanung ist auch als Arbeitszeitplan oder kritischer Pfad bezeichnet.

Bei der Veranstaltungsplanung dreht sich alles um Planung. Auch die kreativste Ereignisidee wird ausfallen, wenn sie nicht gut geplant und ausgeführt wird. Hier kommt eine Event -Checkliste ins Spiel. Es ist Ihr Leitfaden, um organisiert und weiter zu bleiben - oder voraus - für den Zeitplan, wenn Sie die unzähligen Verantwortlichkeiten und verschiedene Details bei der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung jonglieren. Und es ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Ereignisse verwalten. Eine kleine Aufgabe zu vergessen oder in einer Frist zurückzufallen kann zu einem Domino -Effekt führen: andere scheinbar nicht verwandte Aspekte Ihres Ereignisse.

Verlassen Sie sich also nicht auf Ihr Gedächtnis, klebrige Notizen oder Kritzeleien auf Ihr Pad, um Ihr Geschäftsplanungsgeschäft reibungslos zu halten. Lernen Sie, eine effektive Checkliste für Veranstaltungsplanung zusammenzustellen, und es wird bald Ihr neuer bester Freund.

Bevor Sie beginnen

Um loszulegen, klären Sie etwas Zeit aus Ihrem Zeitplan, um sich auf die Veranstaltung zu konzentrieren, die Sie planen. Als nächstes klären Sie Ihren Geist. Ernsthaft. Kein Blick auf das Telefon oder die Beantwortung einer E -Mail. Sie müssen sich diese Veranstaltung von Anfang bis Ende ohne Unterbrechung oder Ablenkung vorstellen, damit Sie alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, effektiv planen können.

Bereit machen

Denken Sie über die Veranstaltung nach, die Sie planen und aufschreiben, die bestätigt werden: Kundenname und Kontaktinformationen, Datum der Veranstaltung, Ort, Anzahl der Teilnehmer usw. Nehmen Sie einen Kalender heraus und markieren Sie das Ereignisdatum in diesem Kalender in kräftigen Buchstaben. Sammeln Sie alle anderen relevanten Materialien - Fotos des Veranstaltungsortes, Liste der Caterer, die sich in Verbindung setzen -, die Teil dieser Veranstaltung sind.

Rückwärts gehen

Der Weg zum Schreiben einer Checkliste für Eventplanung besteht darin, zu arbeiten rückwärts.

Die Gäste erleben eine Veranstaltung als eintägiges oder mehrtägiges Treffen mit allem, was gleichzeitig passiert. Wie eine Live -Performance, die auf der Bühne erscheint und wunderschön ausgeführt wird. Eventplaner sehen Ereignisse als eine Reihe kleinerer Ereignisse, die wie ein Puzzleteile zusammenpassen, um in der endgültigen Veranstaltung zu kultivieren. Als Planer beginnen wir also am Anfang. Dies dauert mehrere Wochen oder Monate vor einem tatsächlichen Ereignis.

Beginnen Sie am Anfang

Überlegen Sie sich, wo Sie in Ihrer Eventplanungs -Checkliste beginnen, um eine solide Grundlage für Ihre Veranstaltung zu schaffen. Bevor Sie Farbschemata auswählen und Blumen bestellen, müssen Sie die Grundlagen in Angriff nehmen. Von der Unterzeichnung von Verträgen bis hin zur Aushandlung eines Räume muss alles auf Ihrer Checkliste geschrieben werden, egal wie groß oder klein. Der Schlüssel besteht darin, zunächst alle Aufgaben zu erledigen, die im Voraus ausgeführt werden können, um mehr Zeit in Ihrem Zeitplan für die Aufgaben zuzulassen, die näher am Ereignisdatum kommen.

Einige Beispiele für Elemente, die in Ihre Eventplaner -Checkliste enthalten sind:

• Unterschreiben Sie Verträge (mit Kunden, Veranstaltungsort, Anbietern usw.).
• Bestätigen Sie Datum und Uhrzeit mit Veranstaltungsort
• Mieten Unterhaltung (Band, Sprecher usw.)
• Sicheres Hotelblock
• Maileinladungen
• Wählen Sie Menü
• Mieten Sie Kellner
• Bestätigen Sie die Anzahl der Gäste
• Vorgehensweise des Standorts
• Bestätigen Sie das Einrichten von Raum

Verlängerung zulassen

Fügen Sie mit jedem Artikel auf Ihrer Event -Checkliste zusätzliche Zeit hinzu. Wenn das Datum für die tatsächlich mailende Einladung am 15. März ist, setzen Sie einen Artikel auf Ihre Liste, um die Einladungen zum Versenden am 8. März, eine Woche zuvor bereit zu haben. Das gibt Ihnen einige zusätzliche Zeit, falls etwas mit den Einladungen schief gehen sollte oder wenn Sie aus einem anderen Grund hinter dem Zeitplan stehen.

Fügen Sie Ihrer Checkliste Erinnerungen ein

Es reicht nicht aus, "Vertrag mit Caterer" auf Ihre Checkliste zu schreiben und dann das Kontrollkästchen abzuschließen, wenn sie fertiggestellt werden. Sie müssen sicherstellen. Für jeden großen Artikel fügen Sie Ihrer Checkliste hinzu, eine Erinnerung bei. Zum Beispiel „Follow -up mit Caterer Re: Vertrag.”Fügen Sie eine weitere, spätere Erinnerung hinzu, die lautet:„ Erhaltte unterschriebenen Vertrag vom Caterer erhalten.„Es ist nicht ungewöhnlich.