Was ist in einem Projekt -Scope -Dokument enthalten?

Wenn Sie eine neue Initiative starten, ist das Projekt Scope -Dokument eine kritische Information für Ihr gesamtes Team. Es definiert das Endprodukt, das an den Kunden geliefert werden soll, wenn es geliefert werden muss, und zu welchem ​​Kosten.

Im Wesentlichen definiert dieses Dokument die Grenzen der Arbeit, so dass jedes Teammitglied und der Kunde verstehen, was das Projekt beinhaltet. Ebenso verstehen sie, was es tut nicht bedeuten.

Die Vorteile

Eine Projektumfangserklärung, die einst mit jedem Mitglied des Teams und der Kunden des Projekts geteilt wurde, ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Unter seinen Vorteilen:

• Ein häufiges Verständnis unter allen Beteiligten der erwarteten Merkmale, Qualität und des Zeitpunkts des Projekts
• Ein Mittel zur Kommunikation mit anderen Stakeholdern des Projekts, um ihre Unterstützung und Beteiligung zu erlangen
• Ein Tool, um die Bemühungen des Teams auf die Arbeit zu konzentrieren, die erforderlich ist, um die Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen

Wenn Änderungen vorgeschlagen werden, die über die Grenzen des ursprünglichen Umfangs hinausgehen, wird die Aussage zur Grundlage für die Schätzung und Vorstellung von Modifikationen. Wenn die Änderungen von allen Beteiligten akzeptiert werden, kann die Umfangserklärung überarbeitet werden. 

Einstieg

Der Projektmanager muss Beiträge von Teammitgliedern, Kunden, Sponsor und anderen wichtigen Stakeholdern einholen, um die erforderliche Ausgabe aus der Projektinitiative zu verstehen und zu beschreiben. Dies wird oft als lieferbar bezeichnet.

Die Beschreibung des Lieferables muss Kosten oder eine akzeptable Kosten für das Projekt enthalten. Es definiert auch die wichtigsten Funktionen und den Zeitrahmen für die Lieferung.

Einmal vom Kunden, dem Projektmanager, dem Projektteam und dem Sponsor des Executive -Sponsors vereinbart, müssen Änderungen an der Projekterklärung mithilfe eines sorgfältig kontrollierten und dokumentierten Änderungsprozesses vorgenommen werden. 

Ein kaskadierender Aufprall

Sobald die Umfangserklärung oder das Dokument vereinbart wurde, verwendet jeder Teil des Teams sie als Grundlage für seine eigenen Schätzungen der Arbeit, des Zeitpunkts und der damit verbundenen Kosten. Je präziser und genauerer Umfangserklärung, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Arbeitsteams genaue Schätzungen und Ressourcenanforderungen erstellen werden. 

Ausschlüsse können wichtig sein

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Projektumfangsdokument bestimmte Elemente auflistet, die von der Lieferung ausgeschlossen werden sollen. Zum Beispiel könnte ein Umfangsdokument eines Auftragnehmers zum Bau eines Hauses vorlegen, dass der Eigentümer die Umweltgenehmigungen eingeholt werden und nicht in der Verantwortung des Aufbaus des Hauses liegen.

Was kann schon schief gehen?

Mangel an Klarheit ist eine häufige Quelle für Projektstress und Misserfolg. Ein vages oder mehrdeutiges Zielfernrohr -Dokument lässt viele Probleme offen für Debatten und uninformierte Urteilsaufrufe offen. Diese können sich auf die Funktionen, Qualität, Timing und Kosten des Projekts auswirken. 

Ein weiterer Fallstrick ist als "Scope Creep" bekannt."Wenn die Umfangserklärung vage ist, ist der Kunde versucht, Anforderungen zu stellen, die über die Absicht oder die Grenzen der ursprünglichen Pläne hinausgehen. 

Einstellen des Umfangs

Während häufige Umfangsänderungen den Abschluss des Projekts verzögern und erhebliche Kosten erhöhen können, sind sie manchmal notwendig und angemessen. Projektmanager stützen sich auf einen "Änderungsmanagement" -Prozess, der die angeforderte Änderung identifiziert, alle entsprechenden Zeit-, Kosten- und Arbeitsbelastungsschätzungen überarbeitet und das Projekt für neue Risiken angesichts der Änderung neu bewertet.

Der Projektmanager und der Executive Sponsor treffen in der Regel die endgültige Entscheidung, den Umfang zu ändern, nur dann, wenn die Situation vollständig analysiert wurde. Änderungen werden in einem Entscheidungsprotokoll dokumentiert und dann dem größeren Projektteam mitgeteilt.