Was in ein Hotel RFP einbeziehen, um einzubeziehen

Es ist kein Geheimnis, dass Hoteliers immer nach Möglichkeiten suchen, Meeting- und Veranstaltungsplaner zu finden, die Hotels und andere Veranstaltungsorte für Besprechungen, Anreize, Konferenzen und Ausstellungen auswählen können.

Viele Hotels haben sich auf Websites von Online Hotel RFP (Anfrage für Vorschläge) wie ConventionPlanit verlassen.com und sabrehotelrfp.COM, um ihre Besprechungs- und Konferenzdienstfunktionen zu fördern. Sie haben auch ihre eigenen Online -RFP -Formulare entwickelt.

Viele Planer zögern, ihr Hotel RFPs über Suchmaschinen von Drittanbietern zu schicken, und ziehen es vor, ihre Anfragen für Hotelangebote direkt an das Hotel und die Konferenzzentren einzureichen.

Informationen in einem Hotel RFP

Der Konventionsindustrierat hat hilfreiche Events APEX -Tools (APEX) erstellt, um die RFP -Vorbereitung zu unterstützen.

Grundlegende Elemente für ein Hotel -RFP sollten Folgendes enthalten:

• Die grundlegenden Kontaktinformationen des Anforderers (Name, Titel, Organisation, Adresse, Telefon, E -Mail usw.)
• Ereignisdaten (mindestens zwei verschiedene Optionen bereitstellen)
• Zimmerblöcke benötigt (Daten und Anzahl der Gästezimmer)
• Anfragen von Besprechungsraum (Daten, Raumgrößen, Mengen)
• Anforderungen an Lebensmittel und Getränke
• Zugänglichkeitsanforderungen
• Versand- und Empfangsanforderungen
• andere wichtige Informationen

Nutzen Sie RFP -Tools

Darüber hinaus stellt die Global Business Travel Association (GBTA) seinen Mitgliedern ein umfangreiches Hotel -RFP -Tool -Event -Planer zur Verfügung, die sich berücksichtigen möchten. Zu den Elementen des GBTA Hotel RFP gehören Folgendes:

• Informationen zur Übersicht über die Hoteleinrichtung
• RFP -Anforderungsübersichtsinformationen
• Vertragsdetails für Gästezimmer
• Größe des gesamten Besprechungsraums eines Hotels
• Gesamtzahl der Besprechungsräume
• Größe des größten Ballsaals oder Besprechungsraums eines Hotels
• Deckenhöhe für den größten Ballsaal- oder Besprechungsraum
• Verfügbarkeit eines ständigen Sitzungssaals
• Anzahl der Personen in Sitzungssaal
• Verfügbarkeit des speziellen Ausstellungsraums
• Größe des Ausstellungsraums
• Entfernung zum Kongresszentrum der Fläche
• Name des Kongresszentrums
• Steueranteil für Lebensmittel und Getränke
• Prozentsatz des Bankettservicegebührs
• Steuerpolitik für Bankettdienstgebühren
• Verfügbarkeit von internen audiovisuellen (A/V) -Diensten
• Rabattrichtlinien für interne A/V-Dienste
• Fähigkeit, externe Klimaanlagen zu verwenden
• Anzahl der Besprechungsräume mit drahtlosen Hochgeschwindigkeits-Internet
• Anzahl der Besprechungsräume mit Videokonferenzen
• Gebühr für die Verwendung eigener A/V -Anbieter
• Akzeptable Zahlungsmethoden
• Besprechungspaketpreise

Darüber hinaus ist es hilfreich, mit Hotelverkäufern die Art der Veranstaltung zu teilen, da dies Einblick in die Ziele des Meetings bietet.

Die gute Nachricht über die Arbeit mit Hotels ist, dass die meisten ziemlich erfahren sein sollten, ähnliche Veranstaltungen zusammenzustellen, und ein großartiger Verkaufs- oder Catering -Manager kann weitere Details über Möglichkeiten teilen, um die Ziele zu erreichen.