Was ist ein Vor-Con-Meeting?

Ein Vor-Con-Meeting ist kurz für ein "Vorkonferenztreffen"."Es ist eine Chance, die wichtigsten Spieler in einer Konferenz zusammen zu sammeln, damit jeder seinen Plan für die Ausführung einer erfolgreichen Konferenz überprüfen kann. Dieses Treffen findet normalerweise im Konferenzraum statt.

Folgendes müssen Sie über ein Vor-Con-Meeting wissen, bevor Sie Ihre nächste Veranstaltung organisieren.

Was ist ein Vor-Con-Meeting?

Abhängig von der Größe der Konferenz kann es Dutzende von Hunderten von Personen geben, die für die erfolgreiche Ausführung der Veranstaltung verantwortlich sind. Das Vor-Con-Meeting oder einfach "die Vor-Con-" ist eine Chance für all diese Personen, sich an einem Ort zu treffen und die Details für die geplante Veranstaltung zu besprechen. Dies ist eine Chance für Anbieter, Fragen zu stellen, die Organisatoren die Mitarbeiter auf alle Macken vorzubereiten und die Besatzungen zu beurteilen und zu entscheiden, wo Tische, Stühle, Bühnen oder andere Vorrichtungen platziert werden sollen.

Das Vor-Con-Meeting findet normalerweise einige Tage vor der Veranstaltung statt. Am Tag einer Veranstaltung kann eine kürzere Vorgehensweise die Teilnehmer des Plans kurz vor den Türen zur Konferenzöffnung auffrischen.

Einige Menschen können Vor-Con-Treffen mit der Planung größerer Konferenzen, Konventionen, Kongresse und Incentive-Programme in Verbindung bringen. Es ist jedoch auch üblich, ein Vor-Con-Meeting für Seminare und andere besondere Ereignisse abzuhalten. Sogar kleine Versammlungen in einem Hotelkonferenzraum sollten eine Vor-Con-Meeting vorangestellt werden.

Wie funktioniert ein Vor-Con-Meeting-Meeting??

Für diejenigen, die möglicherweise keine häufigen Besprechungen planen, kann eine Vor-Con-Meeting zunächst unangenehm oder unangenehm erscheinen, da es neue Begriffe oder Sprachen umfasst, wie z."Vor-Con-Meetings sollen jedoch Missverständnisse oder unklare Aspekte der Veranstaltung glätten. Dies ist Ihre Chance zu fragen, was diese Begriffe bedeuten, und alle anderen Fragen, die den Erfolg der Veranstaltung verbessern werden.

Was Sie während eines Treffens vor der Con-Con-Treffen erwarten können

Bei der Vor-Con-Meeting wird der Veranstaltungsplaner die gesamte endgültige Logistik für ein bestimmtes Programm mit dem an dem Programm beteiligten Lieferantenmanagementteam überprüfen.

In der Regel wird ein Vor-Con-Meeting vom Conference Services Manager des Veranstaltungsortes koordiniert und geplant. Wenn Ihre Konferenz beispielsweise in einem Hotel abgehalten wird, wird dieses Hotel wahrscheinlich einen Mitarbeiter haben, dessen Aufgabe es ist, Veranstaltungen wie Ihre zu koordinieren. Diese Person lädt Manager aus verschiedenen Bereichen ein, die an der Veranstaltung beteiligt sind, ihre besondere Rolle für eine Veranstaltung zu überprüfen.

Dies ist eine ausgezeichnete Zeit für den Meeting- oder Eventplaner, um eine Beziehung zu allen Beteiligten aufzubauen.

Während der Pre-Con ist es für den Veranstaltungsplaner geeignet, einige der wichtigsten Ziele der Veranstaltung hervorzuheben, einschließlich wichtiger Informationen über die Organisation, die die Veranstaltung veranstaltet, die wichtigsten Nachrichten, die auf der Veranstaltung vermittelt werden, und wichtige VIPs, die erwartet werden, dass sie teilnehmen sollen.

Überprüfen Sie den Event -Lebenslauf

Ein Ereignis wird fortgesetzt, alle Spezifikationen des Ereignisses. Es enthält alle relevanten Informationen, einschließlich Daten, Zeiten, Kontakte, Teilnehmerprofile, Notfallkontakte, Lebensmittel und Getränke, Transport, Versandinformationen, Abrechnung, Audio/Visual sowie andere besondere Bedürfnisse.

Jeder Abteilungsleiter überprüft seine Rolle bei der Veranstaltung, einschließlich relevanter Details und deren typischen Betriebsverfahren. Sie werden auch ihr Verständnis für den Ereignisvertrag und die Informationen überprüfen.

Besprechungs- und Veranstaltungsplaner sollten sich daran erinnern, detaillierte Fragen zu den Ereignisspezifikationen in dieser Zeit zu stellen, z. Die wichtigsten Elemente der Diskussion vor der Konzil können eine Überprüfung von:

• Anforderungen an Lebensmittel und Getränke
• Anforderungen an die Zimmerliste für die Zimmerliste
• Konferenz- und Messeausstellungsanforderungen
• Besprechungsraum und Handelsausstellungsraumanforderungen (einschließlich detaillierter Grundrisse)
• Technische Anforderungen wie elektrische und Telekommunikationsspezifikationen
• Details zur Vermittlung von Beschilderungen und anderen Dekorationen

Nehmen Sie Last-Minute-Änderungen vor

Das Vor-Con-Meeting ist der ideale Zeitpunkt, um Änderungen in letzter Minute vorzunehmen. Obwohl sie es vielleicht nicht immer mögen, erwarten die meisten Anbieter und Anbieter ein paar Last-Minute.

Natürlich hängt das Ausmaß der Änderungen, die als angemessen angesehen werden könnten. Wenn die Pre-Cons in einer Zeit, in der die Einrichtung bereits in Arbeit ist. Auf diese Weise wissen Sie, welche Änderungen vorgenommen werden könnten, ohne die bereits stattfindenden Fortschritte zu beeinträchtigen.

Die zentralen Thesen

• Eine Vor-Con-Meeting ist ein Treffen, das vor einer Konferenz in einem Kongresszentrum, einem Hotel oder einem anderen Veranstaltungsbereich stattfindet.
• Das Vor-Con-Meeting bietet allen wichtigen Akteuren und Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Verantwortlichkeiten, Ziele und Erwartungen zu überprüfen.
• Das Vor-Con-Meeting findet normalerweise einige Tage vor der Veranstaltung statt.
• Dies ist eine der letzten Möglichkeiten, die die Organisatoren vor Beginn der Veranstaltung Änderungen anfordern müssen.