Welche Arbeitgeber sollten nicht in Personalunterlagen der Arbeitnehmer aufbewahren sollten

Arbeitgeber sollten niemals bestimmte Gegenstände in Ihre allgemeinen Personalunterlagen platzieren. Der Inhalt Ihrer Mitarbeiter von Mitarbeitern ist in einigen Unternehmen im Allgemeinen für das Personal des Personals, den Mitarbeiter und den Manager oder Vorgesetzten des Mitarbeiters zugänglich.

In anderen Fällen ist der Zugang auf Personalmitarbeiter beschränkt, und Mitarbeiter können den Zugriff auf ihre Unterlagen anfordern. Anwälte können auch den Inhalt der Personalunterlagen für Klagen und die Beschwerden der Equal Employment Opportunity Commission (EEC) vorgeladen haben. Ein ehemaliger Mitarbeiter kann auch eine Kopie seiner Personalunterlagen anfordern.

Best Practice macht die Personalakte nur von Mitarbeitern der Personalabteilung zugänglich. Sie müssen Personaldateien in einem Speicherbereich unter Sperre und Schlüssel halten, der sie für andere Mitarbeiter unzugänglich macht.

Bei all diesen potenziellen Verwendungen und potenziellen Zuschauern Ihrer Mitarbeiterpersonalaufzeichnungen muss ein Arbeitgeber darauf achten, die unvoreingenommenen, sachlichen Dokumentation der Beschäftigungsgeschichte eines Arbeitnehmers in Ihren Arbeitnehmerpersonalaufzeichnungen aufrechtzuerhalten.

Infolgedessen möchten Sie diese allgemeinen Richtlinien auf die Dokumentation anwenden, die Sie in den Personalunterlagen Ihrer Organisation behalten.

Richtlinien für den Inhalt der Mitarbeiterpersonaldatei

Informationen in Personalunterlagen müssen sachlich sein.

Die Meinung des Managers oder der Personal des Personals; zufällige Notizen; Tratsch; unbegründete Gerüchte; Fragen, Berichte oder Tattletale -Vorwürfe anderer Mitarbeiter, die unerforscht sind; Vorwürfe nicht verfolgt, untersucht und abgeschlossen; und alle anderen nicht-faktischen Informationen, Kommentare oder Notizen sollten von der Personaldatei eines Mitarbeiters ausgeschlossen werden.

Eines der schlechtesten Beispiele für offensiv. Man erklärte: „Möglicherweise zu fett, um nach Bedarf die Treppe auf und ab zu steigen.Stellen Sie sich vor, der Mitarbeiter, ein Anwalt und sogar zukünftige Mitarbeiter und Vorgesetzte, die Kommentare wie diese lesen.

In einem anderen Unternehmen fand der Manager unbegründete Anmerkungen, die Manager und andere in die Akten des Mitarbeiters aufgenommen hatten, wie "Mary ist wütend, weil sie keine Erhöhung bekam. Sie verlangsamte ihre Arbeit zielgerichtet, um sogar mit ihrem Manager zu kommen."Siehe das Problem?

Personalunterlagen müssen ihren entsprechenden Dateistandorten sorgfältig zugeordnet werden.

Bestimmen Sie ein Protokoll für Ihre Unternehmenspersonalaufzeichnungen, die auf staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen, Arbeitsgesetzen wie dem Gesetz über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen von 1996 (HIPAA) und Best Practices der Arbeitgeber erfolgen.

Bleiben Sie dann beim Protokoll. Sie möchten keine zufälligen Ausreden des Arztes finden, die in die Personalakte eingebunden sind, wenn sie in eine medizinische Akte gehören. Wollen Sie auch nicht die Begründung und Rechtfertigung für die Aktion eines Mitarbeiters in der Gehaltsabrechnungsdatei.

Sie möchten auch nicht die Aufzeichnungen einer Einstellungsentscheidung, die Hintergrundüberprüfungen oder Notizen aus Diskussionen mit ehemaligen Arbeitgebern in der Personaldatei umfasst.

Vorgesetzte, Manager und andere Mitarbeiter, die Dokumentation in Personalunterlagen investieren.

Jede Person, die Zugriff hat und Dokumente in eine Mitarbeiterpersonal -Datei platzieren kann.

In einem Angestellten, dass der Mitarbeiter ein vollständiger Deadbeat sei, wird Ihre Personalaufzeichnungen keine Preise gewinnen. Es ist jedoch bekannt.

Besser noch, beschränken Sie den Zugriff auf die Dateien auf Ihre Personalmitarbeiter, die für die Aufzeichnungen verantwortlich ist und weiß, was in einer Personalatei platziert werden sollte und was nicht. Ihre Personalmitarbeiter können alle Dokumentationen überprüfen, bevor Sie sie einreichen, um sicherzustellen, dass sie sachlich und ordnungsgemäß geschrieben ist. Der Prozess der Überprüfung und des Feedbacks hilft Ihren Managern, zu erfahren, wie Sie geeignete Dokumentationen schreiben können.

Bildern Sie die Informationen, die Sie in Personalunterlagen platzieren.

Fügen Sie sowohl die positiven als auch die negativen Aspekte der Beschäftigungsgeschichte eines Mitarbeiters ein. Zu oft betonen Personalaufzeichnungen jedes negative Ereignis und verpassen die positiven Komponenten, die jeder Mitarbeiter erlebt. Denken Sie daran, Beweise für Erhöhungen, Werbeaktionen, Belohnungen für hervorragende Leistung und Kopien des Lobes zu sparen, und danke Notizen.

Erkennen Sie den Unterschied zwischen den persönlichen Notizen eines Vorgesetzten zu ihren Berichtspersonal und den offiziellen Personalaufzeichnungen des Unternehmens an.

Die Notizen des Supervisors, die zur Verbesserung der Leistungsverbesserung verwendet werden, um Projekte und Zielabschluss zu verfolgen und beispielsweise die privaten Akte eines Vorgesetzten zu ermitteln, nicht in den offiziellen Personalaufzeichnungen des Unternehmens, gehören zu den Plänen des Unternehmens.

Erkenne auch die Notwendigkeit, Vorgesetzte zu schulen, um Notizen zu machen und Dokumentation in ihrer Verwaltungsdatei zu verwalten. Die gleichen Kriterien für Fakten, nicht Meinungen und spezifische Beispiele, nicht an Hörensagen, gelten für private Notizen.

Die privaten Notizen des Vorgesetzten können im Fall einer Klage vorgeladen werden. Daher wird auch für private Notizen Vorsicht empfohlen. Darüber hinaus wird die Praxis einiger Vorgesetzter oder Manager, Kopien von Aufzeichnungen zu führen, die in der offiziellen Mitarbeiter -Personaldatei in ihrer Verwaltungsdatei vorhanden sind.

Einstellung von Dokumentation und Interviewnotizen enthalten ein wenig Dilemanz.

Die beste Praktik. Die Lebensläufe, Anschreiben und Anträge der Bewerber gehören in dieser Datei, mit der Ausnahme, dass Sie die Antrag auf Angestellte Mitarbeiter in die Personaldatei der Mitarbeiter verschieben sollten.

Nach Angaben der Gesellschaft für Personalmanagement (SHRM). "Eine Einstellungsdatei enthält die Dokumente und Aktionen für die Einstellung jeder Position. Eingeschlossen sind Stellenanzeigen, Lebensläufe, Arbeitsanträge, Stellenbestellungen, die einer Agentur, Interviewbewertungen, Referenzprüfungen, Ergebnissen von körperlichen Untersuchungen, Beschäftigungstestgebnissen, Kreditberichten, Gültigkeitsdokumentation von Tests, die im Auswahlprozess verwendet werden angeheuerte und verwandte Informationen."

Diese Datei enthält auch die offiziellen Checklisten und Formulare, die Sie verwenden, um eine unvoreingenommene Darstellung der Qualifikationen eines potenziellen Mitarbeiters zu erhalten und Ihre Entscheidung zu unterstützen, den qualifiziertesten Kandidaten einzustellen. Die Meinungen und Notizen des Einstellungsmanagers, die während des Einstellungsprozesses aufgenommen wurden.

Die Personalabteilung kann diese Notizen sammeln, um die vollständige Dokumentation zu einer Beschäftigungsentscheidung aufrechtzuerhalten, sie gehören jedoch nicht in die Personalaufzeichnungen an.

Tatsachendokumentation zu Beschäftigungsentscheidungen.

Diese Dokumentation umfasst Entscheidungen wie Beförderung, Übertragung auf eine laterale Chance und das Gehalt erhöht sich und sie gehören in die Personalunterlagen. Die Meinungen des Vorgesetzten oder der Personalabteilung über den Mitarbeiter tun dies nicht. Offizielle disziplinäre Aktionsdokumentation wie eine schriftliche Warnung gehört auch in die Personaldatei des Mitarbeiters.

Spezifische Beispiele für Dokumentation, die nicht in Personalaufzeichnungen vorliegen sollten

Die folgenden Informationen sollten nicht in Personalaufzeichnungen platziert werden. Die Dokumentation erfordern möglicherweise eine separate Datei, kann als Aufsichts- oder Verwaltungsnotizen eingestuft werden oder sollte überhaupt nicht von einem Arbeitgeber aufbewahrt werden.

• Alle medizinischen Informationen gehört in die medizinische Datei.
• Die Gehaltsabrechnungsinformationen sind in die Gehaltsabrechnungsdatei.
• Dokumente, die soziale Sicherheitsnummern oder Informationen über die geschützten Klassifizierungen eines Mitarbeiters wie Alter, Rasse, Geschlecht, nationale Herkunft, Behinderung, Familienstand, religiöse Überzeugungen, genetisches Make -up, Gewicht usw. enthalten, sollten niemals in den Personalakten aufbewahrt werden.
• Überwachungsdokumentation zum Zweck der Verwaltung der Arbeit eines Mitarbeiters, der Festlegung von Zielen, dem bereitgestellten Feedback usw. sollte in einem privaten, Supervisor- oder Manager-Ordner eingereicht werden.
• Ermittlungsmaterial einschließlich der Beschwerde für Mitarbeiter, Zeugeninterviews, Mitarbeiterinterviews, Feststellungen, Anwaltsempfehlungen und Lösung sowie Follow-up, um keine Vergeltungsmaßnahmen zu gewährleisten, sollte sich in einer Untersuchungsdatei befinden, die von Personalunterlagen getrennt ist.
• Datei-Mitarbeiter I-9-Formulare in einer I-9. (Im Falle einer föderalen Überprüfung Ihrer I-9s möchten Sie keine anderen Informationen zu Ihren Mitarbeitern aufdecken.)
• Stellen Sie Hintergrundprüfungen einschließlich Kriminalgeschichte, Kreditberichten usw. und die Ergebnisse der Drogentests in einer separaten vertraulichen Akte, auf die Vorgesetzte, Manager und der Mitarbeiter nicht zugreifen können. SHRM empfiehlt entweder diese separate vertrauliche Datei oder alternativ, dass diese Informationen auch in der vertraulichen medizinischen Datei des Mitarbeiters eingereicht werden können.
• Mitarbeitergleiche-Chancen-Aufzeichnungen wie Selbstidentifikationsformulare und Regierungsberichte sollten weder in der Personaldatei gehalten werden, noch überall, wo der Supervisor zugreifen kann.

Das Endergebnis

Wenn Sie diesen Richtlinien befolgen, speichert Ihre Organisation sachliche, unterstützbare Beschäftigungsgeschichte und Personalaufzeichnungen an den entsprechenden Orten effektiv.

Bitte beachten Sie, dass die angegebenen Informationen zwar maßgeblich sind, aber nicht für Genauigkeit und Legalität garantiert sind. Die Website wird von einem weltweiten Publikums- und Beschäftigungsgesetz und Vorschriften von Staat zu Staat und Land zu Land gelesen. Bitte beantragen Sie Rechtshilfe oder Unterstützung durch staatliche, föderale oder internationale staatliche Ressourcen, um sicherzustellen, dass Ihre rechtliche Auslegung und Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Informationen stehen zur Anleitung, Ideen und Unterstützung.