Verwendung von Meilensteinen im Projektmanagement

Eines der definierenden Merkmale eines Projekts ist, dass es für einen festen Zeitraum dauert. Das könnte alles von einigen Wochen bis zu mehreren Jahren und in einigen Fällen für groß angelegte Bauprojekte oder öffentliche Arbeiten, Jahrzehnte, sein.

Um den Fortschritt auf dem Weg zu verfolgen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Leistungen gemäß der Zeitleiste erzielt werden, verwenden Projektmanager Meilensteine.

Ein Projektmeilenstein ist eine Aufgabe mit einer Dauer von Null, die die Leistung im Projekt bedeutet. Sie werden verwendet, um Vorwärtsbewegungen und Fortschritte zu zeigen und den Menschen zu zeigen, was vor sich geht, auch wenn sie keine detaillierten Kenntnisse über die damit verbundenen Aufgaben haben, um dorthin zu gelangen. In dieser Hinsicht sind sie sehr nützlich für die Kommunikation der Stakeholder und die Festlegung von Erwartungen.

Wann man Projektmeilensteine ​​verwenden, um Projekte zu verwenden

Meilensteine ​​im Projektmanagement werden verwendet, um zu markieren:

• Der Beginn bedeutender Arbeitsphasen
• Das Ende der bedeutenden Arbeitsphasen
• Fristen
• Wenn eine wichtige Entscheidung getroffen wird
• Andere Zeitpunkte, die speziell ausgerufen werden müssen

Wie häufig, um Meilensteine ​​in Ihren Plan zu stecken

Ein Trainingskurs empfiehlt möglicherweise, Meilensteine ​​ungefähr einmal im Monat in Ihren Plan zu setzen. Dies ist in Ordnung und eine gute Faustregel, aber Sie müssen Ihr professionelles Urteilsvermögen verwenden. Einige Monate könnten eine Menge Aktivitäten haben, wobei wichtige Besprechungen als Meilensteine, Entscheidungen und die Schließung einer Phase und den Beginn einer anderen markiert werden.

In anderen Monaten können Sie sich auf die Ausführung konzentrieren, mit sehr wenig, wenn überhaupt, dass Sie einen Meilenstein anhalten können.

Für Berichterstattungszwecke ist es nützlich, einen Grund für mindestens einmal in jedem Berichtszyklus zu erstellen, einen Meilenstein zu haben.

Wie Meilensteine ​​in Ihrem Gantt -Diagramm dargestellt werden

Meilensteine ​​sind eine der Komponenten eines Gantt -Diagramms und werden in der Tabelle als Diamant angezeigt. Sie werden nicht als normale Aufgabe angezeigt, weil sie eine Dauer von Null haben: Mit anderen Worten, sie nehmen keine Zeit in Anspruch. Für die Planung eines Gantt -Diagramms passieren sie einfach.

Wenn Sie keine Gantt -Diagramme verwenden, können Sie weiterhin Meilensteine ​​verwenden. Hier sind 5 Alternativen zu Gantt -Charts: Sie können weiterhin Meilensteine ​​in Ihren Plan einbeziehen, indem Sie diese verwenden.

Wenn Sie persönlich organisiert bleiben und Ihre Projektverwaltungssoftware nicht vollständig in Ihren Kalender integriert ist, können Sie die Schlüsseldaten in Ihr Tagebuch kopieren und einfügen. Abhängig davon, wie Sie gerne arbeiten, kann dies Sie daran erinnern, was sich ansehen sollte.

Wie man Meilensteine ​​nennt

Meilensteine ​​sollten eine klare Beschreibung in Ihrem Projektplan haben, aber nicht eine, die impliziert, dass es sich um eine Aufgabe handelt. Sie sollten also nicht als "Einverständnis für die Einstellung in Phase 2" genannt werden, sondern "Phase -2 -Starts". Wenn Sie die Anstrengungen widerspiegeln möchten, sich einig zu machen, um in Phase 2 einzusteigen, fügen Sie eine Aufgabe kurz vor dem Meilenstein hinzu, um sie abzudecken.

Meilensteine ​​sollten den Zeitpunkt beschreiben, den sie so darstellen:

• Testphase vollständig
• PID genehmigt
• Vertrag unterzeichnet

Viele Projektmanager entscheiden sich dafür, ihre Meilensteine ​​auch für eine einfache Referenz zu zahlen. Wenn Sie eine Arbeitsaufschlüsselungsstruktur verwenden, können Sie die Nummerierung davon verwenden. Ansonsten ist es in Ordnung, M1, M2 und so weiter zu verwenden, um klar zu machen, worauf Sie sich beziehen. Eine klare Namensnamenstruktur wird mit zunehmender Anzahl der Meilensteine ​​wichtiger. Überlegen Sie sich also, wie Sie dies tun werden, wenn Ihr Projekt über mehrere Monate läuft.

Wie man Meilensteine ​​abmelden

Meilensteine ​​sind Teil Ihres Projektplans. Wenn Ihr Zeitplan baSeled ist, sollten Sie Ihre Meilensteine ​​in Betracht ziehen, die abgemeldet sind.

Wenn Sie die Daten Ihrer Meilensteine ​​ändern müssen, sollten Sie Ihr Standard -Änderungssteuerungsverfahren verwenden, um Anpassungen an Ihrem Plan vorzunehmen. Dies kann so einfach sein wie mit Ihrem Projektsponsor zu chatten und sie wissen zu lassen, warum sich die Daten ändern müssen, oder so formell wie ein neuer empfohlener Zeitplan zusammenzustellen und ihn zu einem Planungsausschuss zu bringen, um Ratifikation zu haben.

Es ist am besten, herauszufinden, was Ihr Meilenstein -Abschreibvorgang aussehen wird, wenn überhaupt, bevor Sie ihn verwenden müssen, damit Sie keine Zeit verschwenden, wenn Sie eine Änderung vornehmen müssen.

Meilensteine ​​zur Kommunikation verwenden

Meilensteine ​​sind nützlich für die Kommunikation und Berichterstattung, da sie die Mindestkontrollpunkte im Plan darstellen. Mit anderen Worten, wenn Sie alle anderen Aufgaben herausgenommen haben, konnten Sie immer noch sehen, was passiert ist, und das Projekt mit nur den Meilensteinen in Bewegung halten.

Sie sollten in der Lage sein, die Meilensteine ​​herauszuziehen und sie auf ein Dashboard oder ein Projektbericht zu setzen. Sie sollten die Geschichte des Projekts ausreichend detailliert erzählen, um die Personen zu befriedigen, die Sie berichten, normalerweise Ihren Projektsponsor oder eine andere Exekutivgruppe wie die Lenkungsgruppe (oder das Projektausschuss). Jeden Monat oder bei der von Ihnen verwendeten Berichtshäufigkeit können Sie zeigen, welche Meilensteine ​​erreicht wurden.

Die Berichterstattung gegen Meilensteine ​​ist recht einfach und wird oft als Tabelle durchgeführt. Sie listen die Beschreibung der Meilenstein, das Datum, an dem es fällig war, und dann das neue prognostizierte Datum. Wenn der Meilenstein erreicht ist und als vollständig markiert werden kann, fügen Sie auch dieses Datum hinzu. Hoffentlich ist es das gleiche wie das prognostizierte Datum, aber Projekte funktionieren nicht immer so.

Ein solcher Tisch macht deutlich, was abgeschlossen wurde und was hervorragend ist. Sie können die Antwort auf die Frage planen: „Warum haben wir diesen Meilenstein nicht getroffen?Bevor Sie sich mit Ihrem Sponsor treffen oder den Bericht senden.

Wenn Ihr Projektplan sehr lang ist und Sie viele Meilensteine ​​haben, werden Sie es einfacher finden, abgeschlossene Meilensteine ​​in jedem Berichtszyklus abzugeben. Melden Sie nur die Meilensteine, die in diesem Monat bevorstehend oder abgeschlossen sind: Nächsten Monat nehmen Sie alles ab, was letzten Monat abgeschlossen wurde. Sie tragen also nicht ständig die Dauer des Berichts bei, indem Sie den Leuten über die Arbeit informieren, von der sie bereits wissen, dass sie fertig sind.

Meilensteine ​​sind ein wirklich nützliches Projektmanagement -Tool für Planung, Planung und Berichterstattung und sie sind einfach zu bedienen. Setzen Sie einige in Ihren nächsten Projektplan ein, verfolgen Sie sie und Sie werden lernen, welche Frequenz für Sie am besten geeignet ist.

Verwenden Sie sie wie bei allem im Projektmanagement flexibel, um das gewünschte Ergebnis zu liefern, und verwenden Sie diese Tipps und Richtlinien, um Ihre eigenen Entscheidungen zu informieren.