Verwenden Sie eine gute Büroverwaltung, um das Chaos in Ihrem kleinen Unternehmen zu kontrollieren

Desorganisation und Verwirrung können irritierend sein, aber schlimmer als das sind sie schlecht für den Geschäft. Stellen Sie sich das so vor: Wenn das Chaos die Gewinne erhöht. Die Antwort? Gute Büroverwaltung. Sobald Sie mit der Anwendung von sieben Grundsätzen eines guten Office-Managements beginnen, werden Sie sich über den Unterschied erstaunt sein, das Good Office Management macht-und wie viel mehr Unternehmen Sie tun.

1. Routinen festlegen

Routineaufgaben benötigen Routineverfahren, wenn Sie organisiert bleiben und die Dinge reibungslos laufen möchten. Richten Sie Routinen für den Umgang mit Papierkram und Bürosystemen ein.

Jedes Stück Papier, das in Ihr Büro kommt. In ähnlicher Weise sollten digitale Mitteilungen wie E -Mails priorisiert und sofort, wenn möglich, priorisiert und für zukünftige Maßnahmen sofort bearbeitet werden oder markiert werden.

Bürosysteme, einschließlich Desktops, Laptops, Dateiserver, Multifunktionsdrucker und mobile Geräte, benötigen sowohl Verwaltung als auch Notfallverfahren. Wenn das System abstürzt oder ein computerbezogenes Gerät ausfällt, fordert ein gutes Büromanagement, dass jeder in Ihrem Büro wissen muss, wen Sie anrufen, was zu tun ist und was nicht zu tun ist.

2. Verantwortlichkeiten definieren

Gute Büroverwaltung hängt davon ab, wer für was verantwortlich ist. Menschen, die verantwortlich sind, sind diejenigen, die oft Dinge erledigen.

Was würde zum Beispiel passieren, wenn der Einkauf für Ihr kleines Unternehmen von jedem getan würde, wann immer? Könnten Sie Druckerpapier finden, wenn Sie es brauchten?? Wenn Sie eine Person für die Bestellung aller Geräte und Vorräte verantwortlich machen, löst das Problem und hält die Dinge reibungslos laufen. Lassen Sie die Mitarbeiter der ausgewiesenen Person eine E -Mail an Anfragen nach Vorräten senden oder eine handgeschriebene Liste an einem auffälligen Ort veröffentlichen, an dem Menschen das hinzufügen können, was sie brauchen, was sie benötigen.

Das gleiche gilt für die Verabreichung von Computersystemen. Sie müssen eine Person für die Sicherheit Ihrer Computersysteme verantwortlich machen und Dinge wie Konten, Passwörter und Software verfolgen. Die Verwendung von Cloud-basierten Systemen für Büroanwendungen, Buchhaltungssoftware und Datenspeicherung ist eine ideale Lösung für kleine Unternehmen. Sie müssen jedoch weiterhin eine vertrauenswürdige Person zugewiesen haben, um Verwaltungsaufgaben wie das Hinzufügen/Löschen von Benutzern, die Zuweisung von Berechtigungen usw. zuzuweisen usw. damit Ihr Büro reibungslos läuft.

3. Aufrechterhaltung von Aufzeichnungen

Das Halten von Aufzeichnungen klingt nach dem einfachsten Teil des guten Office-Managements. Machen Sie es zu einer Büroroutine. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Kunden oder Kunden erhalten, dauert es nur einen Moment, um ihn in Ihre Kontaktdatenbank einzugeben. Dann dauert es nur noch einen oder zwei Moment, um den Datensatz zu aktualisieren, nachdem Sie mit ihm am Telefon gesprochen haben.

4. Platz nutzen

Machen Sie einen Spaziergang durch Ihr Büro. Ist es ein Beispiel für das Weltraummanagement oder ein Weltraummisshandlung? Müssen Sie Hindernisse umziehen oder das Risiko eingehen, über etwas zu stolpern? Wenn Sie sich an einen Schreibtisch setzen, können Sie tatsächlich dort bequem arbeiten? Sind Dinge logisch angeordnet, sodass die Dinge, die Sie am meisten brauchen?

Es gibt viele Dinge in Büros, von Druckern bis hin zu Aktenschränken. Für eine gute Büroverwaltung müssen Sie sicher sein, dass alle Dinge im Büro für maximale Effizienz und maximale Sicherheit angeordnet sind. Befolgen Sie die Grundlagen des Bürosdesign.

5. Planen Sie mühsame Arbeit

Es ist zu einfach, Dinge zu verschieben, die Sie nicht gerne tun, und die meisten Geschäftsleute genießen keine Aufgaben wie Einreichung, Versand und Empfangen oder Buchhaltung. Leider funktioniert ein Büro wie eine Küche nicht gut, ohne dass die Aufgaben erledigt werden.

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, der nicht in der Lage ist, jemandem als langweilig oder unangenehme Arbeit zuzuweisen, die Sie als langweilig oder unangenehm arbeiten können, zwingen Sie sich regelmäßig, indem Sie jede Woche Zeit dafür planen.

Nehmen Sie am Morgen oder nachmittag. Tun Sie dies genug Wochen in Folge und es wird eine gute Angewohnheit des Bürosmanagements.

6. Delegation und Outsourcing

In einer perfekten Welt würde jeder nur das tun, was er oder sie Zeit hat, um es gut zu machen. Da die Welt nicht perfekt ist, tun viele Menschen Dinge, die nicht die Zeit oder das Talent haben, um es gut zu machen.

Delegieren und Outsourcing können das Büromanagement Ihres Kleinunternehmens verbessern und sich auf Ihre Talente konzentrieren und so Ihr Endergebnis verbessern. Ein Teilzeit- oder virtueller Assistent kann möglicherweise viele Ihrer Büro- oder Verwaltungsaufgaben erledigen.

7. Priorisierung der Planung

Viele Kleinunternehmer verbringen ihre Tage damit, sie zu handeln und zu reagieren und fragen sich dann, warum sie ihre Räder zu drehen scheinen. Die Geschäftsplanung ist ein wichtiger Bestandteil eines guten Büromanagements und muss Teil Ihrer regulären Büroverwaltungsroutine sein.

Erfolgreiche Kleinunternehmer verbringen jede Woche Zeit für die Geschäftsplanung, und viele nutzen tägliche Geschäftsplanungssitzungen als Instrument zur Zielsetzung und Wachstum. Wenn Sie Mitarbeiter haben, nehmen Sie sie entweder formell oder informell in die Geschäftsplanung ein.