Verwandeln Sie diese 5 gemeinsamen Arten von Geschäftstreffen in produktive Veranstaltungen

Sie müssen nicht sehr weit suchen, um Artikel von Experten zum Zeitmanagement zu finden. Erfüllte Gurus und andere Experten entschlüsseln Treffen und schlagen vor, dass Sie diese oft mühsamen Unternehmenszeitverschwender vermeiden, schrumpfen oder auf andere Weise verzichten.

Trotzdem müssen wir uns manchmal nur treffen. Während der Treffen gibt es einige gut definierte Methoden zur Durchführung eines produktiven Treffens. Einige Techniken, die Sie während der Verwendung dieser Methoden anwenden können.

Beseitigen Sie Updates „Gehen Sie um den Tisch“

Sie kennen dieses Treffen. Cram achtzehn Personen in einem Raum und verlangen dann, dass jede Person ein Update teilt, das normalerweise nach Versuchen klingt, Existenz zu rechtfertigen.

CEOs und Führungskräfte sind dafür berüchtigt, diese Treffen durchzuführen, und glauben naiv, dass dies eine großartige Möglichkeit für alle ist, zu hören, was in der Firma passiert. In Wirklichkeit schalten sich die Menschen meistens auf die Planung ihres eigenen Updates ein und konzentrieren sich, dass niemand zuhören wird. 

Sie können stattdessen relevante Nachrichten teilen, einschließlich Finanzergebnisse, großer Kundengewinne oder Aktualisierungen zu organisationsweiten Initiativen. Erweitern Sie auch das Angebot für Einzelpersonen, wichtige Probleme aufzuwerfen.

Wenn etwas Bemerkenswertes und nicht allgemein bekannt ist, sollte jemand es teilen. Wenn eine Gruppe Hilfe von einer anderen Gruppe benötigt, erheben Sie die Anfrage. Andernfalls zwingen Sie nicht alle Teilnehmer zum Teilen.

Aktualisierungen über Technologie

Es ist nicht erforderlich, ein Meeting für etwas anzurufen, das Sie nachschlagen können. Nutzen Sie die Technologie -Tools des Tages, um sicherzustellen.

Wenn Sie sich treffen müssen, verkürzen Sie die geplante Besprechungszeit in der Hälfte oder verwenden Sie agile Ansätze und führen Sie kurze Stand-up-Sitzungen durch. Seien Sie drakonisch über die Ausschläwerte und Ablenkungen, die diese Sitzungen verlängern. Konzentrieren Sie sich auf den Austausch von Status und verlangen, dass die Menschen Probleme außerhalb dieses Forums angehen müssen.

Unstrukturierte Brainstorming -Meetings

Arbeiten Sie daran, das Brainstorming -Thema zu definieren und es mit Einladungen vor der Sitzung zu teilen. Sammeln Sie ihre Input und konsolidieren Sie sie und veröffentlichen Sie sie oder teilen Sie sie ohne Zuordnung zu den Ideen. Verwenden Sie die Live -Sitzung, um auf die eingereichten Ideen zu springen und aufzubauen, und fügen Sie die Liste hinzu.

Widerstehen Sie dem Drang, Ideen in dieser Sitzung zu bewerten. Integrieren Sie andere Techniken, die den Sozialisierungsdruck minimieren, z. B. Hirnschreiber. Konsolidieren Sie vor allem die Ideen und erstellen. Sobald sie ordnungsgemäß bewertet werden, archivieren Sie sie für einfache Gruppenreferenzen in zukünftigen Sitzungen und Situationen.

Eingehende Überprüfungen von Operationen

Halten Sie die tiefen Tauchgänge und Unternehmensprüfungen privat und konzentrieren Sie sich darauf, wichtige Betriebsindikatoren, Probleme und Chancen zu teilen. Das Gruppenversammlung ist nicht die Zeit oder den Ort, um einen unterdurchschnittlichen Bereich oder eine Person auseinanderzusetzen.

Richten Sie vor Ort ein Follow-up. Zurück aufgrund der Verantwortlichkeit für Verbesserungen, sondern die öffentliche Beschädigung Ihrer Sitzungen beseitigen. 

Entfernen Sie die spontane Entscheidungsfindung

Seltsamerweise ist der Besprechungsraum einer der schlimmsten Orte für schnelle Entscheidungen. Zum ersten Mal ein Problem aufzuerregen und eine Entscheidung zu fordern, bringt Menschen vor Ort. Entscheidungen erfordern normalerweise Informationen und Vorbereitung. Sie haben möglicherweise nicht die entsprechenden Informationen vor ihnen oder wurden in dieser Angelegenheit auf dem neuesten Stand gebracht.

Sie können stattdessen vor Gruppenversammlungen arbeiten, um wichtige Stakeholder in Fragen und Optionen zu engagieren. Bitten Sie ihre Beiträge, bieten Sie Ihre Perspektiven an und arbeiten Sie an Broker -gemeinsame Interessen. Verwenden Sie das Meeting -Forum, um die Interessen der Stakeholder zu validieren und deren Empfehlungen zu identifizieren.

Während Sie die unmittelbare Entscheidung ohne ein oder zwei weitere Schritt noch nicht treffen können, haben Sie Ihre Arbeitsbeziehungen zu Ihrer Vorsitzung gestärkt und dabei Zeit gespart.

Abschließende Gedanken

Menschen sind von Natur aus kommunale Kreaturen. Obwohl es eine Vielzahl von Technologie-Tools gibt, die es uns ermöglichen, uns zu verbinden, ohne sich am selben Ort zu befinden, hilft es manchmal, von Angesicht zu Angesicht zu sein.

Nutzen Sie diese Zeit mit Bedacht und zeigen Sie Ihren Respekt vor den Teilnehmern, indem Sie Sitzungen erstellen, die die investierte Zeit minimieren und hochwertige Informationen in einer nicht bedrohlichen Umgebung maximieren.