Top 10 Möglichkeiten, um eine Fernbesprechung wirksam zu machen

Vor der Coronavirus-Krise entschieden sich Unternehmen für sich selbst, wenn sie wollten, dass die Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten oder eine Vollzeit-Anpassungsanforderung haben. Plötzlich drehte die Welt auf den Kopf und eine Mehrheit der Unternehmen musste ein abgelegenes Arbeitsmodell wechseln und sich an eine entfernte Arbeitsmodell anpassen.

Aber selbst wenn es zu Hause bleibt, schließlich zu Ende zu gehen. Es ist auch wahrscheinlich, dass diese Erfahrung von abgelegenen Arbeiten am wenigsten Teil der Zeit gewonnen hat, die einige Anhänger erhalten haben. Hier sind 10 Möglichkeiten, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Remote -Meetings am effektivsten zu machen.

Sie benötigen großartige Technologiewerkzeuge

Wenn Sie in einer Kultur (Bring-Your-Own-Device-Kultur) arbeiten, verfügen die Menschen über eine Vielzahl von Systemen und Fähigkeiten. Ihre Mitarbeiter haben jedoch möglicherweise nicht das, was sie brauchen, um an einer erfolgreichen Videokonferenz teilzunehmen. Erwägen Sie, Laptops zu standardisieren oder zumindest einen Mindeststandard festlegen, damit Videokonferenzen klar und effektiv sind.

Sie möchten verschiedene Arten von Technologien haben, die für Fernbesprechungen vereinbart werden, damit die Mitarbeiter effizient und erfahren werden. Dies kann auch bedeuten, in hochwertige Headsets zu investieren, die dazu beitragen können, Hintergrundgeräusche auszuschließen und Feedback von anderen auf dem Videoanruf zu verhindern.

Halten Sie sich an eine erfolgreiche Besprechungsgrundlagen für Remote -Meetings

Nebengespräche und Chat-Chat, bevor ein persönliches Treffen in Gang kommt, ist häufig, aber es funktioniert nicht immer in virtuellen Situationen. Die Begegnungsexperten Bob Frisch und Cary Greene schlagen vor, eine formelle Struktur, einen zugewiesenen Moderator, eine Agenda zu haben und Zeitbeschränkungen festzulegen, um Ihr virtuelles Meeting reibungslos zu halten.

Wie bei jedem erfolgreichen Meeting müssen Sie auch über den Grund, warum Sie einberufen, das Ziel und wie Sie erwarten, dass die Entscheidung, die Ausgabe oder die Ergebnisse danach erwarten.

Unterschätzen Sie den Sozialisationsfaktor nicht

Es gibt verschiedene Gründe dafür, warum Remote -Mitarbeiter Besprechungen abhalten möchten: Teilen von Informationen, Brainstorming -Lösungen, Koordinierung von Aktivitäten und einfach im Allgemeinen aufbauen des Teams. Ein wichtiger Grund, ein Ferngespräche abzuhalten, ist die Sozialisierung. Fernorientierte Teams müssen soziale Bindungen aufbauen, um besser zusammen zu arbeiten. Im Moment müssen Sie möglicherweise mehr Besprechungen abhalten als in "normalen" Zeiten, weil sich so viele Menschen isoliert und voneinander getrennt fühlen.

"Je mehr Sie ein Gemeinschaftsgefühl aufbauen können, desto besser für die emotionale Gesundheit und die Arbeitsleistung aller Zeiten". "Ein gut geführtes Treffen kann tatsächlich ein Lichtblick an ansonsten trostlosen und deprimierenden Tag sein."

Ein virtueller Eisbrecher oder eine virtuelle Aktivität hilft Ihnen auch dabei, das Remote -Meeting positiv zu beginnen, und ermutigt einen vernünftigen Angänger besser als das Hauptthema als das Idle -Chatter. Sogar ein lustiger Eisbrecher hilft das Gespräch der Gruppe zu erwärmen.

Stumm, wenn nötig

Hintergrundgeräusche, wie Menschen, die sich Notizen auf ihren Laptops machen, verleihen einem virtuellen Meeting enorme Geräusche. Erinnern Sie die Teilnehmer daran, stumm zu treffen, wenn sie tippen (es sei denn, sie sprechen) oder wenn sie andere Geräusche im Hintergrund haben, wie Kinder, Fernseher, Verkehr und Haustiere.

Teilen Sie Ihre Reaktionen

Auch wenn Sie Ihre Teammitglieder sehen können, desto mehr Menschen sind in der Fernbesprechung, desto weniger können Sie die Gesichtszahlen des anderen sehen und Körperungskomponenten der Kommunikation in einer solchen Umgebung lesen. Dies kann zu einer unangenehmen Erfahrung führen.

Mit Menschen auf Stummschaltung, zusammen mit einem Mangel an Körpersprache und der allgemeinen Unbeholfenheit der abgelegenen Besprechungssituation können Sie Probleme haben, zu sagen, wie Menschen reagieren. 

Wenn jemand einen Witz knackt, sagen Sie laut: "Das ist lustig", weil er Ihr Lächeln möglicherweise nicht sieht oder Ihr Kichern hören kann.

Haben Sie eine Kleiderordnung für Fernbesprechungen

Die Arbeit zu Hause ist im Allgemeinen einen entspannteren Arbeitstag, aber einige Leute gehen zu weit hin. Zum Beispiel musste ein Richter in Florida die Anwälte daran erinnern, auf virtuelle Gerichtsverhandlungen aus dem Bett zu kommen und regelmäßig Kleidung anzuziehen.Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Erwartungen des Unternehmens an ihre Geschäftskleidung kennen.

Geben Sie allen Teilnehmern die Chance zu sprechen

In einem regulären Treffen können Sie erwarten, dass die Leute bei Bedarf sprechen. Aufgrund mangelnder sozialer Hinweise und der empfohlenen Stummel können Menschen Schwierigkeiten haben, zu sagen, was sie sagen müssen. Der Vermittler oder Besprechungsleiter sollte die Menschen speziell bitten, sich zu sprechen oder allen Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, Feedback zu geben oder Ideen zu teilen.

In einem abgelegenen Meeting sprechen einige Mitarbeiter komfortabler und Sie möchten niemanden erlauben, zu dominieren. Daher möchte der Moderator möglicherweise die Personen mit dem Namen anrufen, damit jedes Teammitglied kommunizieren kann. 

Nutzen Sie die Chat -Funktions- und Videofunktionen des Tools

Wenn Ihr virtuelles Meeting -Tool eine Chat -Funktion hat, fordern Sie die Leute an, sie zu verwenden. Das Chat -Fenster ist ein wertvoller Ort, um wichtige Ideen zu bemerken und Fragen zu stellen, ohne den Moderator zu unterbrechen.

Möglicherweise möchten Sie auch Ihre Remote -Meeting -Teilnehmer bitten, die Videokomponente des Tools oder Laptops einzuschalten. Dies ist eine nützliche Möglichkeit, Menschen dabei zu helfen, bei der Aufgabe zu bleiben und effektiv an einem abgelegenen Meeting teilzunehmen. 

Wenn Sie sich sehen können, wissen Sie, ob Ihr Mitarbeiter in der Besprechung beschäftigt ist oder nicht. Wenn Sie visuellen Kontakt verwenden, bitten Sie die Teilnehmer, in einem Bereich ihres Hauses zu sitzen, der gelassen und nicht visuell ablenkt.

Haben Sie keine Angst, die schwierigen Probleme während eines abgelegenen Treffens anzugehen

Als Frisch und Greene aus der Harvard Business Review aufweisen, kann es verlockend sein, nur vorzuschlagen, dass jeder wartet, bis sie wieder im Büro sind, um bestimmte dringende Probleme anzugehen.Aber Sie müssen jetzt die heutigen Themen der Besorgnis angehen. Durch das Auferblattung von Problemen können sie beschleunigen, was für den Geschäftserfolg kontraproduktiv ist.

Behandle Menschen mit Freundlichkeit und Respekt

Während Menschen in der Kamera eher selbstbewusster sind als in persönlichen Gesprächen, ist es immer ein guter Rat für jede Form des Treffens, mit Höflichkeit zu zeigen. Kritisieren Sie die Menschen nicht für ihre Beleuchtung, ihre Kamera -Platzierung oder ein anderes visuelles Problem während des Treffens. Die Zeit, diese Dinge zu korrigieren, liegt vor dem Treffen, eins zu eins.

Das Endergebnis

Hoffentlich helfen diese Tipps, dass Ihre Remote -Meetings effektiver und lohnender werden. Sie sollten nicht nur als Werkzeug dienen, damit Ihre Mitarbeiter sich wohler fühlen und sich vor einer Kamera befinden und die Teilnahme annehmen können, sondern auch Ihre Fähigkeit zur Durchführung und Verwaltung des Konversationsflusss stärken. Und wie viele Arbeitsherausforderungen zuvor werden sich Ihre virtuellen Meetings mit Zeit, Übung, Beharrlichkeit und Geduld verbessern.