Tipps zur Steigerung der Teilnahme an Geschäftsveranstaltungen

Bei der Planung eines Geschäftstreffens, einer Konferenz oder einer anderen professionellen Veranstaltung ist die Teilnahme ein wichtiger Erfolgsmaßstab. Sie möchten genug Gäste anziehen, um Sitze zu besetzen, die Erwartungen zu erfüllen und die Veranstaltung zu einem finanziellen Erfolg zu machen. Die Teilnehmer möchten neue Informationen lernen und mit Gleichaltrigen und Führungskräften auf ihrem Gebiet interagieren.

Zunehmende Besucherzahlen und Anziehen der richtigen Menschen zu einer Veranstaltung findet nicht zufällig statt. Die erfolgreichsten Treffen gehen über Keynotes und inspirierende Präsentationen hinaus, um ein professionelles, wertvolles und freundliches Umfeld für alle zu schaffen. Dieser Prozess beginnt in den Anfangsphasen der Planung.

01 von 06

Erstellen Sie eine starke Agenda

CAIAMAGE/MARTIN BARRAUD/OJO+/Getty Images

Die Tagesordnung Ihrer Veranstaltung ist das erste, was die Teilnehmer bei der Entscheidung übersehen, ob Sie teilnehmen sollen oder nicht. Wählen Sie ein starkes zentrales Thema, um Ihre Veranstaltung zu verankern, und strukturieren Sie dann Workshops, Panels, Keynotes und andere Teile der Agenda, um wertvolle und abwechslungsreiche Inhalte in diesem Thema zu liefern.

Berücksichtigen Sie beim Einstellen Ihrer Agenda die Bedürfnisse sowohl der Teilnehmer als auch der Moderatoren. Lassen Sie viel Zeit für Pausen und Mahlzeiten und organisieren Sie den Tag um die großen Veranstaltungen, an denen Sie teilnehmen sollen.

Wenn Sie mehrere Workshops oder Podiumsdiskussionen gleichzeitig haben, platzieren Sie die Ereignisse, die von Ihren Hauptrednern geleitet werden, damit jeder die Chance hat, sie zu hören.

02 von 06

Betrachten Sie die Logistik

Thomas Tolstrup/Getty Images

Selbst mit der besten Agenda und der interessantesten Hauptredner werden die Logistik auf Ihre Teilnahme auswirken. Denken Sie an die Bedürfnisse sowohl Ihrer Teilnehmer als auch Ihrer Branche, wenn Sie Daten, Zeiten und Standorte für Ihre Veranstaltung planen.

• Wie lange dauert Ihre Veranstaltung und wie lokal die Teilnehmer sind? Kurzereignisse können während des Arbeitstages oder unmittelbar danach stattfinden. Mehr Tagesereignisse müssen möglicherweise über ein Wochenende geplant werden.
• Gibt es geschäftige Jahreszeiten in Ihrer Branche oder beliebte Veranstaltungen, die bereits etabliert wurden? Planen Sie Ihre Veranstaltung während einer Zeit, die weniger Konkurrenz um die Teilnahme hat.
• Müssen die Teilnehmer reisen oder über Nacht bleiben?? Wählen Sie einen Standort aus, der bis zur Unterkunft, Flughäfen oder anderen Reisemaschinen bequem ist. Schauen Sie sich die Aushandlung eines reduzierten Hotelpreis für die Teilnehmer an, entweder dort, wo die Veranstaltung veranstaltet wird oder in der Nähe.
• Wo hosten Sie die Veranstaltung?? Wenn es in Ihrem Geschäft ist, müssen Sie Sitzgelegenheiten, Lebensmittel und Parken planen. Wenn es sich in einem Hotel oder einem Kongresszentrum befindet, wählen Sie einen Standort mit Erfahrung bei der Planung ähnlicher Veranstaltungen.

Wenn Sie hoffen, ein jährliches oder wiederholtes Ereignis aufzunehmen, sollten Sie sich bei Planung Ihrer Logistik auf die Bedürfnisse der Teilnehmer beachten, wenn Sie Ihre Logistik planen. Machen Sie die Veranstaltung einfach, um teilzunehmen und den Ruf für die pünktliche Start- und Abschlussprüfung zu schaffen.

03 von 06

Verwenden Sie Marketing -Techniken

Caiimage/Getty Bilder

Behandeln Sie Ihre Veranstaltung wie einen anderen Teil Ihres Unternehmens und entwickeln Sie einen Marketing -Mix, der für Werbung und Werbung verwendet werden kann.

1. Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe. Wer sind die idealen Teilnehmer für Ihre Veranstaltung? Was interessieren sie sich um? Kann jemand in der Branche teilnehmen oder nur diejenigen, die Sie persönlich einladen? Versuchen Sie, Einzelpersonen mit ähnlicher Rang und Erfahrung zu verbinden oder die Teilnehmer an verschiedenen Stellen ihrer Karriere anzuziehen?
2. Beton Benchmarks festlegen. Wie groß wird Ihre Veranstaltung sein? Wie viele Teilnehmer wollen Sie? Welche Ziele versuchen Sie zu erreichen??
3. Entwickeln Sie einen Marketing -Mix. Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Veranstaltung basierend auf Ihren Zielgruppen- und Veranstaltungszielen zu fördern. Werden Sie offen, entweder online oder in Trade Magazinen werben? Verwenden Sie die Suchmaschinenoptimierung, um Personen zur Event -Website zu fahren? Senden Sie nur persönliche Einladungen an eine ausgewählte Liste von Gästen?

Wie Sie Interesse generieren, hängt von der Größe und dem Umfang Ihres Ereignisses ab. Unabhängig davon, wie groß es ist oder wer Ihre Zielgruppe ist, können Sie traditionelle Marketing- und Verkaufstechniken verwenden, um die Teilnahme zu erhöhen.

04 von 06

Früh einladen

Caiimage/Getty Bilder

Einer der Schlüssel, um eine großartige Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu erreichen, besteht darin, Menschen frühzeitig einzuladen und nachzuverfolgen. Ein Einladungsplan könnte umfassen:

1. Laden Sie alle Keynote -Moderatoren oder Panel -Lautsprecher so früh wie möglich im Planungsprozess ein und bestätigen Sie sie.
2. Erwähnen Sie die Veranstaltung den Gästen, die Sie (oder Ihr Team) persönlich kennen, bevor Sie Einladungen senden.
3. Senden Sie ein Papier oder eine elektronische Save-the-Datum an Einzelpersonen oder Organisationen, von denen Sie hoffen, dass sie teilnehmen werden.
4. Senden Sie Papier- oder elektronische Einladungen, einschließlich Agenda -Highlights und besondere Gäste, mit einer RSVP -Anfrage.
5. Leiten Sie die detaillierte Einladung erneut mit einem personalisierten Hinweis an Kollegen oder Bekannte, die Sie kennen.
6. Follow -up mit Einladungen, die einen Monat vor der Veranstaltung noch nicht ein RSVP gesendet haben.
7. Senden Sie eine Woche vor der geplanten Veranstaltung eine Veranstaltungsbestätigung an die Teilnehmer (elektronisch oder telefonisch, abhängig von der Anzahl der Teilnehmer).
8. Follow -up nach der Veranstaltung per E -Mail, um Feedback einzuladen oder alle bevorstehenden Veranstaltungen bekannt zu geben, an denen die Teilnehmer auch interessiert sein könnten.

05 von 06

Senden Sie persönliche Einladungen aus

Brandneue Bilder/Getty -Bilder

Unabhängig davon, wer Ihre Zielgruppe ist, kann die Erweiterung persönlicher Einladungen eine wertvolle Möglichkeit sein, die Teilnehmer zu sichern und Aufregung über Ihre Veranstaltung zu erzeugen. Gäste, die persönliche Einladungen erhalten.

Senden Sie eine physische Einladung, begleitet von Freunden oder einem Telefonanruf an Freunde, Kollegen und Bekannte sowie hochkarätige Gäste, die Sie nicht kennen, aber hoffen, dass sie teilnehmen werden.

Für einige Veranstaltungen kann es helfen, diese Verantwortung zu teilen. Die Gästeliste einer Veranstaltung wird häufig aus Kontaktlisten zusammengestellt, die von einer Vielzahl von Personen gepflegt werden, und diejenigen Personen mit den engsten Beziehungen zu den Einladungen sollten eine direkte Einladung an ihre eigenen Gäste verlängern.

Wenn Sie ein großes Symposium oder eine Konvention mit Hunderten von Teilnehmern planen, wird eingeladen, dass alle persönlich nicht realisierbar sein werden. Aber bei der Planung größerer Veranstaltungen können selbst ein paar persönliche Einladungen einen langen Weg zurücklegen. Identifizieren Sie die wichtigsten Akteure in Ihrer Branche, mit der Sie sich vernetzen möchten oder die das Profil Ihrer Veranstaltung erhöhen können, und greifen Sie dann telefonisch oder per E -Mail an.

06 von 06

Follow -up und danke den Teilnehmern

Caiimage/Getty Bilder

Viele Teilnehmer schätzen es, zusätzliche Handzettel, Präsentationsfolien, empfohlene Lektüre oder andere Materialien zu erhalten, auf die möglicherweise von den Moderatoren verwiesen wurde. Das Follow-up ist eine hervorragende Gelegenheit, diese Informationen zu teilen, sich bei den Teilnehmern zu bedanken und diejenigen, die teilgenommen haben.

Follow-up-E-Mails und Mailings sind auch eine hervorragende Zeit, um über eine Online-Umfrage, ein Versandformular oder eine E-Mail-Kommentare Feedback zu Ihrer Veranstaltung einzuholen. Zum Beispiel:

• Haben die Teilnehmer das Gefühl, dass das in den Präsentationen und Keynotes behandelte Material ihren Erwartungen entsprach?
• Bieten die Veranstaltung wertvolle Möglichkeiten für Vernetzung oder Lernen??
• Hat die Veranstaltung die Erwartungen der Gäste erfüllt??
• Wo gab es Raum für Verbesserungen?
• Was die Teilnehmer hielten, war der wichtigste Imbiss von der Veranstaltung?
• Würden sie in Zukunft an einer ähnlichen Veranstaltung teilnehmen?

Diese Art von Feedback kann Ihnen helfen, zu verstehen, wo Ihre Veranstaltung erfolgreich ist und wo es zu kurz ist, sodass Sie Ihren Planungsprozess für zukünftige Besprechungen oder Konferenzen verbessern können.