Tipps und Tools für die Ereignisregistrierung

Die technologischen Fortschritte haben insbesondere auf die Veranstaltungsplanung und die Ereignisregistrierung erheblich beeinflusst. Lange vorbei sind die Tage der Papiereinladungen, die in einem Umschlag mit einem Stempel ankommen. Die Online -Registrierung wird für jede Art von Veranstaltung immer häufiger, von Geschäftsseminaren und jährlichen Konferenzen bis hin zu Meilenstein -Geburtstagsfeiern und Firmenfeiertagsfunktionen. Während dieser Online -Prozess einfach erscheinen mag, erfordert er immer noch Arbeit.

Zum Glück für Veranstaltungsplaner stehen zahlreiche Tools zur Unterstützung der Veranstaltungsregistrierung zur Verfügung. Zu den Auswahlmöglichkeiten gehören einfache Plattformen, die die Grundlagen der Ereignisregistrierung und diejenigen, die fortgeschrittener sind. Einige Event -Registrierungsprogramme verarbeiten Ereigniszahlungen. Einige bieten auch automatische Rückerstattungen an, wenn die Registrierung storniert wird. Andere Pakete erstellen Registrant Name Tags. Event -Registrierungstools können auch die Integration in eine Konferenz- oder Unternehmenswebsite ermöglichen und eine Verbindung zu ihren Social -Media -Plattformen herstellen.

Leider kann mit so vielen Optionen der Prozess der Auswahl des Event -Registrierungstools für Ihr Unternehmen überwältigend sein. Hier ist eine einfache Anleitung zur Auswahl der Event -Registrierungstools, die Ihr Geschäftsplanungsgeschäft am besten bedienen.

Auswahl der Ereignisregistrierungssoftware: Wo beginnen?

Bei der Auswahl der Event -Registrierungs -Tools ist es am besten, Ihre Bedürfnisse und Wünsche zu ermitteln. Überlegen Sie sich Ihre Registrierprioritäten und Ihr Geschäftsplanungsgeschäft. Stellen Sie sich diese Fragen:

• Sind Ihre Bedürfnisse einfach und erfordern nur die Bearbeitung von Registrierungen und Zahlungen? 
• Bieten Sie mehrere Sitzungen innerhalb des Hauptereignisses an, für die zusätzliche Registrierungen erforderlich sind?
• Müssen Sie Hotelbuchungen oder Reisevorbereitungen verwalten??
• Unterstützen Sie eine Konferenzwebsite?
• Bereiten Sie Namensschilder an, koordinieren audiovisuelle Anforderungen oder Hosting spezieller Auszugssitzungen?
• Verwalten Sie mehr als ein Ereignis gleichzeitig??
• Ist Ihre Veranstaltung ein jährliches Ereignis oder eine einmalige Veranstaltung?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen dabei, die Event -Registrierungssoftware zu finden, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Werkzeug

Bei so vielen Auswahlmöglichkeiten in der Event -Registrierungssoftware ist es einfach, sich in auffällige Funktionen und die neuesten Tools zu verwickeln, unabhängig davon, ob sie für Ihre Veranstaltung funktionieren oder ob sie überhaupt verwendet werden. Lassen Sie sich nicht vom neuesten und größten gelockt. Erstellen Sie stattdessen eine Liste der Funktionen, die Sie derzeit in Ihrem Event -Registrierungsprozess einsetzen, und fügen Sie diejenigen hinzu, die Sie einschließen möchten, um den Prozess zu optimieren. Einige Funktionen, die verfügbar sind, umfassen Folgendes:

• Veranstaltung Online -Registrierung
• Veranstaltung vor Ort Registrierung
• Registrierung der Teilnehmergruppe
• Teilnehmer selbst einchecken
• Ereigniszahlungsverarbeitung
• Teilnehmermanagement und Berichte
• Erstellung und Management der Teilnehmerabzeichen
• Registrierung für einzelne Sitzungen
• Formenentwicklung
• Hotelzimmermanagement
• Marketing-Management
• Sozialen Medien
• Umfragen und Event -Feedback

Preis

Viele Event -Registrierungstools bieten Standardfunktionen zu einem angemessenen Preis an, der bei der Verwaltung unkomplizierter Veranstaltungen gut geeignet ist. Diese Programme enthalten grundlegende Registrierungsformulare, die mit Ihrer Website verknüpft werden können. Sie können Registrierungsinformationen, einschließlich Kreditkarteninformationen, sammeln, um die Kreditkartenzahlungen zu registrieren und zu verarbeiten. Außerdem können Teilnehmerregistrierungslisten zusammengestellt oder exportiert werden. Abhängig von der Art der von Ihnen geplanten Ereignisse und der Häufigkeit der Ereignisse können diese einfachen Tools gut passen, indem Sie genau das bereitstellen, was Sie benötigen, ohne mit allen Arten von zusätzlichen Funktionen festgefahren zu werden, die für Sie nicht nützlich sind.

Zusätzliche Fähigkeiten

Wenn Ihre Veranstaltungsplanungsarbeiten große Konferenzen planen, können Event -Registrierungstools, die zusätzliche Funktionen über die Grundlagen bieten, möglicherweise genau das, was Sie benötigen. Zu den Lösungen gehören diejenigen, die die Registrierung von Ereignissen verarbeiten und diese Funktion mit der Möglichkeit kombinieren, verschiedene Details eines größeren, komplexeren Ereignisses zu verfolgen und zu melden. Wenn sich Eventteilnehmer für die Konferenz anmelden und sich dann für bestimmte Workshops innerhalb einer bestimmten Sitzung anmelden, gibt es Tools, die diese Funktion aktivieren können.

Einige Software ermöglichen die Bearbeitung mehrerer Teilnehmer aus einer Organisation mit einer Zahlungsquelle und bieten unterschiedliche Preisstrukturen an, die auf Gruppenrabatten oder frühen Registrierungsgebühren basieren. Wenn Sie angepasste Berichte benötigen, suchen Sie nach einem Event -Registrierungspaket, das automatisch Berichte erstellt, indem Anwesenslisten basierend auf einzelnen Workshops oder anderen von Ihnen ausgewählten Parametern erstellt werden. Konferenzen fordern in der Regel gedruckte Namen oder nur ein bestimmter Tag.

Integration

Für diejenigen Eventplaner, die zahlreiche Ereignisse durchführen, kann die Integration von Registrierungsdaten in Ihre vorhandene Datenbank eine kritische Funktion für Ihre Organisation sein. Berücksichtigen Sie aktuelle Methoden zum Hinzufügen von Registranten in Ihre Datenbank und identifizieren Sie Verbesserungsbereiche. Es ist wichtig, verschiedene Möglichkeiten zu überlegen, wie diese Informationen in vorhandene Informationen integriert werden können, z. B. Personen, die sich freiwillig oder gespendet haben. Die meisten Anwendungen für Veranstaltungsregistrierung bieten die Möglichkeit, Daten manuell zu exportieren. Diese Methode ist jedoch zeitaufwändig, da die Informationen die Informationen manuell in Ihre Datenbank importieren müssen. Erkunden Sie Pakete, die nicht nur Ihre Anforderungen an die Veranstaltungsregistrierung erfüllen können und auch die Bedürfnisse des Verwaltungsverwaltungsverwalts unterstützen können.

Testfahrt vor dem Kauf

Sobald Sie Ihre Auswahl an Event -Registrierungssoftware eingegrenzt haben, stellen Sie fest, ob sie einen kostenlosen Testzeitraum anbieten. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, nicht nur die Funktionen zu testen, sondern auch zu sehen, ob es die Funktionalität hat, die Sie benötigen, und ob es gut zu Ihrer Veranstaltung passt. Es ist auch eine Gelegenheit, ihren Kundendienst zu erleben, wenn Sie Ihre Fragen beantworten oder daran arbeiten, ein Problem zu lösen, das Sie haben.