Zeitmanagement -Tipps für ausgehende Anrufe

Das Telefonzeitmanagement ist wichtig, da das Telefon für die meisten kleinen Unternehmen immer noch das primäre Kommunikationsinstrument ist. Aber die meiste Zeit, die Unternehmen mit dem Telefon verbringen, ist Zeitverschwendung. Anstatt mit den Menschen zu kommunizieren, mit denen wir bei ausgehenden Anrufen kommunizieren möchten, spricht wir Zeit mit anderen Menschen oder Maschinen und spielen endlose Runden des Telefon -Tags.

Aber was wäre, wenn wir einfach anrufen und mit den Menschen sprechen könnten, mit denen wir sprechen wollten, sagen wir, was wir sagen und weitermachen wollten? Stellen Sie sich vor, wie viel produktiver wir sein könnten und wie viel Zeit wir andere Dinge tun müssten.

Nun, wir können - und alles, was es braucht, ist vorher ein wenig Vorbereitung.

Halten Sie Ihre Kontaktinformationen auf dem neuesten Stand

Ob sie Lieferanten, Stammkunden oder Auftragnehmer sind, viele von uns rufen wiederholt dieselben Personen an. Halten Sie Ihre Kontaktinformationen mit zeitsparenden Details auf dem Laufenden, damit Sie keine Zeit damit verschwenden, Menschen zu erreichen, die nicht verfügbar sind.

Wenn Sie beispielsweise wissen, dass eine bestimmte Person, die Sie erreichen möchten.M. Warum jeden Tag meine Zeit verschwenden, um sie in dieser Zeit anzurufen?

Programmnummern, die Sie häufig anrufen

Programmieren Sie die Nummern für diejenigen, die Sie regelmäßig in Ihr Telefon anrufen, um Zeit zu sparen, um sie nachzuschlagen.

Planen Sie Ihre ausgehenden Anrufe

Bevor Sie anrufen, schreiben Sie das Hauptziel des Anrufs und die wichtigsten Punkte, die Sie abdecken möchten. Dies hilft Ihnen dabei, sich an den Punkt zu halten, an dem Sie sich am Telefon befinden.  

Behalten Sie die Informationen des Kontakts vor sich 

Wenn Sie jemanden anrufen, der in Ihre Kontaktdatenbank eingegeben wird, haben Sie alle Informationen über die Person, die Sie vor Ihnen anrufen, wenn Sie anrufen. Unabhängig davon. Wenn Sie nicht nach etwas nachschlagen müssen, z. B. den Namen des Ehemanns des Kunden, haben Sie die Möglichkeit, während des Anrufs Notizen zu machen und noch mehr Zeit zu sparen.

Verwenden Sie ein Lautsprecher oder ein Headset

Wenn Sie sich während eines Anrufs Notizen machen möchten (oder etwas anderes tun, während Sie telefonieren), ist ein gutes Lautsprecher oder ein Headset unerlässlich. Die Befreiung Ihrer Hände kann viel Zeit freisetzen.

Hinterlassen Sie eine detaillierte Nachricht

Wenn Sie den Anrufbeantworter oder die Voicemail eines Menschen erreichen, hinterlassen Sie eine vollständige Nachricht, die Ihre Telefonnummer zweimal gibt und angibt, warum Sie anrufen. Zum Beispiel "Dies ist Susan Ward unter (Telefonnummer). Ich rufe an, um den Schätzung für Ihr Projekt zu besprechen. Sie können mich heute Nachmittag unter (Telefonnummer) erreichen."

Wenn Sie Ihre Nummer zweimal sagen.

Geben Sie nicht zum Telefonzwang nach

Wenn Sie versuchen, jemanden zu erreichen und Sie nicht, ist es verlockend, zurückzurufen - vielleicht jede halbe Stunde! Wenn Sie jedoch eine ordnungsgemäße Nachricht erlassen haben, müssen Sie Ihre Zeit nicht verschwenden, um wiederholte Nachrichten zu hinterlassen (und den Anrufbeantworter oder die Voicemail der Person zu füllen). Geben Sie der Person, die Sie anrufen, eine angemessene Zeit, um sich zurückzurufen, z. B. bis zum nächsten Geschäftstag.

Blockieren Sie die Zeit für Telefonanrufe

Planen Sie Ihre Telefonanrufe und machen Sie sie alle in einem einzigen Zeitblock zusammen, wenn möglich. Die meisten von uns sind nicht so gut im Multitasking und verlieren viel Produktivität, wenn wir von einer Aufgabe zu einer anderen hin und her drehen. Wenn Sie also an einem bestimmten Tag ein Dutzend Anrufe tätigen müssen, ist es effizienter, sie alle in einer Stunde zu machen, als ein oder zwei zu machen und dann eine Stunde später weitere Anrufe zu tätigen, und zwei weitere 45 Minuten danach.

Buchen Sie nach Möglichkeit Ihre ausgehenden Telefonanrufe

Wenn es kein kurzer Anruf sein wird, wenn Sie jemanden anrufen, sich selbst vorstellen, ihr sagen, warum Sie anrufen, und dann fragen Sie sie, ob es eine bequeme Zeit zum Sprechen ist oder ob sie es vorziehen würde, eine Zeit zu buchen, um darüber zu diskutieren. Dann arrangieren Sie, dass Sie sie zu dieser Zeit anrufen werden. Dies kann Ihnen nicht nur Zeit vor Ort sparen, sondern auch Zeit sparen, wenn Sie die Person zurückrufen.

Nehmen Sie Ihre ausgehenden Telefonanrufe in der "Prime Time" durch

Untersuchungen haben gezeigt, dass sich am frühen Morgen mehr Menschen in ihren Büros befinden und zwischen 8 a erreicht werden können.M. und 11 a.M.