Zeitmanagement-Tipps für eingehende Anrufe

Inbound -Anrufe können viel Zeit auf sichern und Ihre Produktivität ernsthaft verringern, indem Sie Sie von anderen Aufgaben wegziehen. Da es jedoch Möglichkeiten gibt, ausgehende Telefonanrufe zu behandeln, die Ihr Zeitmanagement verbessern, gibt es Möglichkeiten, die Zeit zu verkürzen, die Sie für eingehende Anrufe verbringen. Und Sie können es tun, ohne sich gegenüber der Person, die Sie angerufen hat, unhöflich zu sein. Diese telefonischen Antworttipps machen Sie effizienter und produktiver.

Antworten Sie mit einem ordnungsgemäßen Begrüßungsgruß für Geschäftstelefonen

Zum Beispiel bei der Beantwortung des Telefons sagen Sie etwas wie "Cypress Technologies, Susan Speaking. Wie kann ich dir helfen?"Dadurch wird der Anrufer nicht nur wissen, dass er ein Unternehmen erreicht hat, sondern auch die Verantwortung für die Beantwortung der Frage und spart Zeit für müßige Chit-Chat oder explorative Fragen wie", ist diese Cypress-Technologien?"

Denken Sie an und priorisieren Sie, während Sie sprechen

Ist der Anruf am besten jetzt oder später? Viele der Telefonanrufe, die Unternehmen erhalten, sind schnelle Anfragen, die leicht beantwortet werden können: "Wie spät sind Sie offen?"Aber andere beinhalten komplexere und zeitaufwändigere Antworten. Wenn dies der Fall ist, teilen Sie dem Anrufer dies mit und fragen Sie, wann es bequem wäre, ihn zurück anzurufen, um darüber zu diskutieren.

Verwenden Sie Paraphrasierung und Zusammenfassung

Wenn Sie mit jemandem am Telefon sprechen, der sich von dem Punkt unterhalten oder verfolgen möchte, sagen Sie etwas wie "Also, was ich höre, ist ..." oder "Also die Schlüsselpunkte sind ..." oder "ist (ist (ist (ist Zusammenfassung einfügen) eine faire Zusammenfassung dessen, was Sie gesagt haben?"Es ist schwer, mit jemandem gesprächig zu sein, der sich weigert, sich zu unterhalten.

Schließen Sie jeden Anruf mit einer Aktionsübersicht

Dies dauert zwar in den meisten Fällen jedoch nur Sekunden, aber es kann Ihnen viel Zeit sparen, indem Sie Fehler vermeiden und die Notwendigkeit, sich zu überprüfen. Zum Beispiel könnten Sie nach einem Gespräch sagen, in dem Sie ein Treffen mit einem Kunden arrangiert haben: "Gut. Ich werde mich mit Ihnen in Ihrem Büro unter (Standort einfügen) um 10 a treffen.M. Morgen und wir werden zusammen die Samples durchgehen."

Halten Sie ein Nachrichtenblock an den Telefonen

Dies ist nicht nur gut für das Zeitmanagement und die Konzentration während des Anrufs, sondern auch hilfreich für das Zeitmanagement, wenn Sie die Details eines bestimmten Gesprächs finden oder überprüfen müssen.

Geben Sie Kunden und Kunden die E -Mail -Option

Angesichts der Option wählen Kunden eine E -Mail über einen Telefonanruf aus. Stellen Sie sicher, dass die E -Mail -Adresse Ihres Unternehmens auf Ihren Visitenkarten und auf Ihrer Website herausragend ist. Wenn Sie ihre E -Mail -Adressen haben, senden Sie E -Mail an Ihre aktuellen Kunden und Kunden, erwähnen Sie die E -Mail -Option und präsentieren Sie sie als Möglichkeit zur Verbesserung der Kommunikation.

Verwenden Sie Technologie, um Ihre Telefonzeit zu verwalten

Mindestens sollte Ihr Unternehmen eine Voicemail haben. Richten Sie diese mit geeigneten Geschäftskripten ein und beantworten Sie sie für Sie, wenn Sie aus dem Büro sind oder an etwas Ununterbrochen arbeiten müssen. Planen Sie dann eine Zeit, um diese Telefonnachrichten jeden Tag zu beantworten. Sie werden wertvolle Zeit erlangen, indem Sie Telefonanrufe gruppieren.

Lassen Sie eine Person den Telefon beantworten

Trotzdem ist es wichtig, sich nicht zu stark auf Technologie zu verlassen. Einen maschinellen oder schlechteren, ein automatisiertes interaktives Sprachreaktionssystem (IVR) -System-die Zeit ist eine echte Ausschaltung, die Ihr Geschäft kostet, wenn sich die Leute nicht die Mühe machen, Nachrichten zu hinterlassen oder zurückzurufen. Wenn die Beantwortung eingehender Anrufe während Ihres Tages zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Die Kosten für eine andere Person können durch die Steigerung Ihrer Produktivität und bessere Umsätze mehr als ausgeglichen sein als ausgeglichen.

Holen Sie sich zu Hause eine separate Geschäftsgrenze

Wenn Sie ein Unternehmen in Heimatbasis betreiben, müssen Sie ein zweites Telefon mit einer eigenen Voicemail haben. Dies ist nicht nur professioneller, sondern es spart Ihnen auch die Zeit, die Sie benötigen, um durch Nachrichten zu waten und zu bestimmen, welche geschäftsbedingten sind.

Halten Sie ein schriftliches Skript für häufig gestellte Fragen

Haben Sie ein kurzes FAQ -Dokument für die häufigsten Fragen, die Sie am Telefon erhalten. Es spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit, wenn sie nicht nach Antworten suchen oder darüber nachdenken müssen, wie eine bestimmte Anfrage beantwortet werden soll.

Beherrsche dein Telefon

Denken Sie daran, das Telefon soll ein Geschäftstool sein, kein aufdringlicher Zeitwaster, der Ihren Arbeitstag regiert. Wenn Sie Ihre eingehenden Telefonanrufe gemäß diesen Zeitmanagement-Tipps umgehen.