Der Zweck und der Inhalt einer Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei von Mitarbeitern

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei für Mitarbeiter ist das Repository für alles, was mit dem Gehaltsscheck eines Mitarbeiters zu tun hat. Der Hauptgrund für die Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei besteht darin, den Zugriff auf den Rest der vertraulichen Informationen zu begrenzen, die sich in der Personaldatei befinden.

Der Zweck einer Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei von Mitarbeitern

Mit der Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei können die Mitarbeiter der Buchhaltung den Mitarbeiter bezahlen, ohne auf vertrauliche Informationen zugreifen zu können. Die Mitarbeiter der Buchhaltung können Gehaltsabrechnungen beibehalten, wenn es für die Bezahlung des Mitarbeiters sinnvoll ist. In Fällen, in denen die Lohn- und Rechnungslegung ausgelagert wird, ist dies eine noch mehr empfohlene Praxis für die Gehaltsabrechnungen des Mitarbeiters.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei beschränkt die Zugänglichkeit für vertrauliche Mitarbeiterinformationen. Mit der Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei von Mitarbeitern können die Mitarbeiter von Buchhaltung und Finanzen über die Informationen verfügen, die er benötigt, um den Mitarbeiter an einem praktischen Ort zu bezahlen. Der Standort sollte sicher und außerhalb des Reichweite für andere Mitarbeiter sein.

Sie müssen das Buchhaltungsmitarbeiter beeindrucken, dass die Informationen in den Lohn- und Gehaltsabrechnungsdateien vertraulich sind und nicht ohne die Erlaubnis geteilt werden sollten und sich von Personal -Personal abmelden sollten. Auch sollten die Mitarbeiter der Buchhaltung Informationen zu Mitarbeitern, Werbeaktionen, Boni und anderen Informationen teilen, die mit den Mitarbeitern vertraulich sind.

Die Personalabteilung muss den Zugriff von Accounting auf die Gehaltsabrechnungsdateien der Mitarbeiter nicht überwachen. Wie für verwandte Mitarbeiterdateien wie das Personal- und medizinische Akten empfohlen, sollten Sie den Zugriff auf die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei beschränken. Nur Personen, die die Informationen haben, um ihren Job zu erledigen, sollten den Inhalt sehen.

Inhalt einer Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei von Mitarbeitern

Dies handelt.

• Angebot Brief, das vom Personalchef, der Personalressourcen und dem Mitarbeiter unterzeichnet wurde
• Die vom Personalressourcen und des Personaleinstellungsmanagers unterzeichnete Pay -Autorisierung, wenn ein Mitarbeitervertrag vorliegt
• W-4-Form
• Papierkram und Genehmigung im Zusammenhang mit einer Mitarbeiterleistung, die einen Lohn- und Gehaltsabzugsabzug beinhaltet
• Direkteinzahlungsautorisierungsformular
• Befragte Zeitrechnungsformen
• Stündliche wöchentliche Zeitblätter
• Zeitaktenaufzeichnungen, sofern verwendet
• Anwesenheitsakten
• Aufträge zur Erstattung von Kosten einschließlich Dokumentation und Einnahmen für Reisen und andere autorisierte Ausgaben
• Erstattungsformulare und Quittungen zur Zahlung von Zahlungen für Zahlungen, Bücher usw
• Bezahlen Sie im Voraus Anforderungsformulare
• Unternehmensdokumente und Zahlungsplan
• Pfändungsbefehle und Aufzeichnungen
• Genehmigung für die Veröffentlichung privater Informationen
• Papierkram in Bezug auf jeden Mitarbeiter erhöhen
• Papierkram im Zusammenhang mit einem Bonus-, Gewinnbeteiligung oder -Anerkennungsauszeichnung
• W-2 Formen
• Genehmigung für andere Gehaltsabrechnungsmaßnahmen, die Ihr Unternehmen zulässt

Auch bekannt als Mitarbeiterdateien, Mitarbeiteraufzeichnungen, Personaldateien, Dokumentation

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