Die Bedeutung der Dokumentation in der Personalabteilung

Die Dokumentation ist die schriftliche und erhaltene Aufzeichnung der Beschäftigungsereignisse eines Mitarbeiters. Diese Aufzeichnungen bestehen aus staatlichen und rechtlich vorgeschriebenen Elementen, Dokumenten, die von Unternehmensrichtlinien und -praxis gefordert werden, Dokumente, die durch die besten Personalpraktiken vorgeschlagen wurden, sowie formelle und informelle Aufzeichnungen über Beschäftigungsveranstaltungen.

Dokumentation zu einem Arbeitsaufzeichnung

Die Unterlagen eines Mitarbeiters über die Dokumentation ist ein schriftlicher Bericht über ihre Handlungen, Diskussionen, Vorfälle von Performance -Coaching, Zeuge von Verstößen gegen die Richtlinien, Disziplinarmaßnahmen, positive Beiträge, Belohnung und Anerkennung, Untersuchungen, Versäumnis, Anforderungen und Ziele zu erfüllen, Leistungsbewertung und mehr.

Stellen Sie sich die Beschäftigungsdokumentation als Ihre Geschichte der Beziehung eines Mitarbeiters zu Ihrer Organisation für gut und für Krankheiten vor.

Durch die Aufrechterhaltung dieser Aufzeichnungen kann der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer eine schriftliche Geschichte der Ereignisse und Diskussionen erhalten, die sich um ein bestimmtes Ereignis befanden. Die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses liefert eine schriftliche Aufzeichnung, die erforderlich ist, um Maßnahmen wie Mitarbeiterförderung, Bezahlung von Mitarbeitern und disziplinarische Aktionen zu unterstützen, einschließlich der Beendigung der Beschäftigung.

Dokumentation über Mitarbeiter ist bei Bedarf im Allgemeinen sowohl positiv als auch negativ. Es ist sachlich, nicht wertend. Es beschreibt Ereignisse wie sie auftreten und nicht auf den Meinungen und Gedanken des Betrachters über das Ereignis beruhen. Die Dokumentation beschreibt auch die Maßnahmen, die in bemerkenswerten Fällen ergriffen wurden, z.

Denken Sie daran, dass Sie so nahe wie möglich Dokumentation erstellen müssen, damit die Aufzeichnungen zeitnah, detailliert und genau sind. 

In einem rechtlichen Verfahren ist die Unterlagen über die vergangene Leistung eines Arbeitnehmers häufig für das Ergebnis, das die Arbeitgebererfahrungen von der Veranstaltung erleben, von entscheidender Bedeutung. Das Ziel der Leistung des Mitarbeiters zu machen, ohne sich nur auf die negativen Ereignisse zu konzentrieren, ist das Ziel.

Arten der Dokumentation

Richtlinien, Verfahren, das Handbuch für Mitarbeiter und Leistungsentwicklungspläne sind auch Dokumentationsformen, die aufzeichnen, die das Verhalten und die Anforderungen am Arbeitsplatz erwartete, um einen geordneten, fairen Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten, an dem Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird.

Aufzeichnungen sind auch die schriftlichen Aussagen des Angeklagten, des Anklägers und des Zeugen zu feindlichen Arbeitsplatzereignissen, bei denen Fehlverhalten von Mitarbeitern wie sexuelle Belästigung oder eine andere schwerwiegende Übertretung beinhaltet.

Diese Dokumentation enthält auch dauerhafte Aufzeichnungen wie den unterschriebenen Beschäftigungsantrag, schriftliche Beschäftigungsreferenzen, Bewerbungsmaterialien wie Lebensläufe und Anschreiben sowie Hintergrundüberprüfungen. Abgesehen von der Personaldatei der Mitarbeiter, anderen Unterlagen wie der I-9.S.) wird ebenso wie medizinische Unterlagen, FMLA -Aufzeichnungen usw. beibehalten.

Die Dokumentation kann auch informell sein, wie in der Aufzeichnung eines Managers über seine Diskussionen mit einem Mitarbeiter im Laufe eines Jahres. Es ist wichtig, dass Manager diese Dokumentation zu allen Berichterstattungspersonal beibehalten. Kein Mitarbeiter sollte aufgrund der Aufführung für die Dokumentation ausgezeichnet werden. Diese Behandlung eines Mitarbeiters anders als die anderen könnten zu einem späteren Zeitpunkt als Diskriminierung ausgelegt werden.

Die Dokumentation kann formell sein und in der Personaldatei des Mitarbeiters aufbewahrt werden. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie diese Dokumentation unterschreiben, um zu bestätigen, dass sie eine Kopie erhalten haben, und den Inhalt in ihrer Gesamtheit überprüft haben. Die Unterschrift des Mitarbeiters bedeutet keine Vereinbarung mit den Aussagen in der Dokumentation.

Verwendung der Dokumentation

Es wird ebenfalls empfohlen, eine Dokumentation kritischer Vorfälle, ob positiv oder negativ, so, dass Manager eine Aufzeichnung der Leistung der Mitarbeiter haben, die über einen Zeitraum hinweg überspannt.

Organisationen können die Dokumentation nutzen, die sie auf andere Weise behalten. Dies können Verfahren, Arbeitsanweisungen und Computersoftwareanweisungen umfassen, um nur einige zu nennen. Der nächste Abschnitt beschreibt Anweisungen zum angemessenen Dokumentieren.

Leistungsdokumentationsproben

Durch die Dokumentation über die Leistung eines Mitarbeiters können Sie Mitarbeiter disziplinieren, beenden oder fair bewerben, belohnen und anerkennen. Ohne Dokumentation ist es schwierig und potenziell riskant für den Arbeitgeber.

Der Arbeitgeber muss potenzielle Anschuldigungen gegen die diskriminierende Behandlung von Arbeitnehmern vermeiden. Abgesehen von allen Legalitäten möchten gute Arbeitgeber ein Arbeitsumfeld schaffen, das fair, konsequent und unterstützt die Ziele und Karrierepläne für Arbeitnehmer unterstützt.

Diese Umgebung wird durch die professionelle Dokumentation des Managers über die Leistungsleistung und das Lobverhalten und die Maßnahmen zur Korrektur oder Verbesserung unterstützt. So dokumentieren Sie diese wurden früher im Detail erläutert. Die folgenden Situationen geben Ihnen weitere Beispiele für geeignete Dokumentation.

Verspätung und Fehlzeiten dokumentieren

Falsch:

Mark ist normalerweise zu spät zur Arbeit. Mark vermisst zu viel Arbeit.

Rechts:

1. April: Mark rief krank an und verpasste acht Stunden Arbeit.

4. April: Mark kam bei 10 a an der Arbeit an.M., Zwei Stunden zu spät von seiner geplanten Startzeit.

6. April: Mark hat einen Arzttermin festgelegt und dann zu Hause geblieben, um einen neuen Ofen installieren zu lassen.

12. April: Mark rief krank an und verpasste acht Stunden Arbeit.

Leistung dokumentieren

Falsch:

Mary ist unzuverlässig. Sie tut kaum jemals das, was sie verpflichtet hat.

Rechts:

2. Mai: Mary versprach, dass der erste Entwurf des Produktvorschlags auf der heutigen wöchentlichen Sitzung zur Überprüfung verfügbar wäre. Mary hat wie erwartet kein Dokumententwurf erstellt. Sagte, sie war zu beschäftigt gewesen und die Leute, deren Hilfe sie brauchte, waren nicht mit ihr zurückgekommen.

Der Manager antwortete: Welche Hilfe hatte Sie gebraucht?? Information? Wer ist nicht zu dir zurückgekehrt und was hast du von ihnen gebraucht??

Carl und Michael mussten Mary über ihren Fortschritt aktualisieren.

Was macht Sie so beschäftigt, dass Sie keine Zeit hatten, Ihr Engagement zu verfolgen?? Macht zu viele Verpflichtungen mit begrenzten Stunden, um sie zu erfüllen.

Was kann ich tun um dir zu helfen?

Wann werden Sie den Entwurf des Dokuments zur Überprüfung zur Verfügung stellen? 

Abschließend

Diese Beispiele geben einen Überblick darüber. Befolgen Sie diesen Rat, um Richtlinien, Leistung und Ereignisse an Ihrem Arbeitsplatz effektiv und legal zu dokumentieren.

Bitte beachten Sie, dass die angegebenen Informationen zwar maßgeblich sind, aber nicht für Genauigkeit und Legalität garantiert sind. Die Website wird von einem weltweiten Publikums- und Beschäftigungsgesetz und Vorschriften von Staat zu Staat und Land zu Land gelesen. Bitte beantragen Sie Rechtshilfe oder Unterstützung durch staatliche, föderale oder internationale staatliche Ressourcen, um sicherzustellen, dass Ihre rechtliche Auslegung und Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Informationen stehen zur Anleitung, Ideen und Unterstützung.