Die fünf Phasen eines Projekts

Jedes wichtige Arbeitsprojekt durchläuft fünf Phasen. Die Länge und Details können von Projekt zu Projekt variieren, aber alle folgen immer noch dem gleichen grundlegenden Rahmen. Während einige Projektmethoden wie agile Ansätze die folgenden Phasen schneller, iterative Zyklen komprimieren oder wiederholen, ist die Arbeit jeder Phase in jedem Projekt sichtbar und unterschiedlich.

Die fünf Stufen

Die formalen Phasen eines Projekts sind wie folgt:

1. Einleitung: Projektteambildung, Projektcharter und Anpfiff
2. Planung: Fertigstellung des Projektumfangs, Definieren des detaillierten Arbeitsaufschlusses, der Bewertung des Risikos, der Ermittlung der Ressourcenanforderungen, der Fertigstellung des Zeitplans und der Vorbereitung auf die tatsächlichen Arbeiten
3. Ausführung: Ausführen der tatsächlichen Arbeit, die von der Projektdefinition und dem Umfang erforderlich ist
4. Überwachen und kontrollieren: Das tatsächliche Management, die Berichterstattung und Kontrolle der Ressourcen und Budgets während der Ausführungsphase
5. Projekt schließen: Lieferung des Projekts, Bewertung des gelernten Unterrichts, Vertagung des Projektteams

Ein Projektmanager wird sein Team durch diese fünf Phasen leiten, ohne dass das Projekt abgeschlossen ist, bis zur Projektgröße, bis das Projekt abgeschlossen ist. Für agile oder iterative Entwicklungsprojekte, Planung und Ausführung finden in kurzen Schüben oder Sprints statt, wobei sich die Phasen wiederholen, bis das Projekt an die Zufriedenheit des Kunden abgeschlossen ist.

Schauen wir uns diese Phasen ausführlicher an.

Einleitung

Eine solide Projektinitiation wird Ihr Projekt nicht nur auf den Erfolg einstellen, sondern auch den Grundstein für alle zukünftigen Phasen legen. Während der Initiierung bringen Sie die Mitglieder des Projektteams zu, informieren Sie sie über die Gesamtprojektziele und stellen den Kunden oder den Projektbesitzer so viele Fragen wie möglich, damit Sie das Projekt effizient planen können. Es ist auch eine großartige Zeit, die Begeisterung des Teams für das Projekt aufzubauen und alle Details in letzter Minute zu sammeln, die die Projektplanung beeinflussen könnten. Weitere Schritte sind:

• Stakeholder -Analyse
• Aufgabe eines Executive Sponsors
• Charta -Dokumententwicklung und Kommunikation
• Formales Anpfiff-Treffen

Planung

Sobald Sie das Projekt eingeleitet und alle relevanten Informationen gesammelt haben, beginnen Sie mit der Planung Ihres Projekts. Die Planungsphase hängt von der Größe Ihres Projekts ab, wie viel Informationen Sie organisieren müssen und wie groß Ihr Team ist. Das Ergebnis der Planung sollte ein klarer Projektplan oder ein klarer Zeitplan sein, von dem jeder seine zugewiesenen Aufgaben befolgen wird.

Die Verwendung eines Projektplanungsprogramms wie Microsoft Project oder Basecamp ist bei der Planung eines Projekts äußerst hilfreich. Es gibt auch andere kostenlose Optionen online zur Verfügung. Obwohl es hilfreich ist, ein Projektplanungsprogramm zu verwenden, ist es nicht immer erforderlich. Die Verwendung von Excel und Word, um Ihren Plan zu erstellen und ihn dem Team mitzuteilen, ist ebenso effektiv.

Zu den spezifischen Aufgaben in der Planungsphase gehören:

• Erstellen eines Kommunikationsplans für die verschiedenen beteiligten Stakeholder
• Entwicklung einer detaillierten Arbeitsaufschlüsselungsstruktur
• Identifizieren des kritischen Pfades
• Zeichnen von Ressourcen für den Projektplan und die Verfeinerung der Abfolge der Arbeiten auf der Grundlage von Projektabhängigkeiten und Ressourcenbeschränkungen
• Entwicklung eines detaillierten Zeitplans
• Bewertung von Risiken und Entwicklung eines Risikopriorisierungs- und Minderungsplans

Ausführung

Nachdem Sie einen soliden Projektplan haben, kann das Team das Projekt gegen seine zugewiesenen Aufgaben ausführen. Dies ist die Phase, in der alle die Arbeit erledigen. Sie möchten offiziell die Ausführungsphase mit persönlichen Sitzungen starten, um sicherzustellen, dass jeder das hat, was er benötigt, um ihren Teil des Projekts auszuführen. Das Team auf dem richtigen Weg zu bringen, ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs eines Projekts. 

Überwachen und kontrollieren

Während sich das Projekt in der Ausführungsphase befindet, beginnen Sie mit der Überwachung und Kontrolle, um sicherzustellen, dass es sich wie geplant weiterentwickelt. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Sie ein Projekt überwachen und steuern können. Gelegenheitsprüfungen bei Teamleitern, organisierte tägliche "Stand-ups" oder formellere wöchentliche Statusversammlungen sind wirksam. Die Informationen, die aus diesen Besprechungen oder Kommunikationskanälen stammen.

Weitere wichtige Aktivitäten in dieser Phase sind:

• Halten Sie Ihren vorab festgelegten Kommunikationsplan ein, um das Bewusstsein des Stakeholders für den Projektstatus zu gewährleisten
• Überwachung von Arbeitsteams und Arbeitsaktivitäten auf dem kritischen Weg
• Ermittlung von Möglichkeiten zur Verbesserung der Zeitplanleistung durch schnelle Tracking oder Abschluss von Aktivitäten parallel oder gegebenenfalls das Absturz des Zeitplans durch Hinzufügen von Ressourcen
• Überwachung der tatsächlichen VS. geplante Kosten
• In einigen Fällen Überwachung, Berechnung und Berichterstattung über den verdienten Wert für den Projektplan
• Überwachung und Minderung von Risiken und Verfeinerung des Risikoplans nach Bedarf

Projekt schließen

Sobald alle Details und Aufgaben Ihres Projekts vom Kunden oder Projektbesitzer abgeschlossen und genehmigt wurden, können Sie endlich Ihr Projekt schließen. Dies mag wie eine Formalität erscheinen, aber die Schließung eines Projekts ist genauso wichtig wie die Initiierung, Planung und Ausführung.

Ein guter Projektmanager dokumentiert alle Informationen aus dem Projekt und organisiert sie ordentlich, damit er bei Bedarf darauf zurückkehren kann. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um ein Post-Mortem für das Projekt abzuhalten, damit alle Teammitglieder darüber nachdenken können, was während des Projekts richtig oder falsch gelaufen ist. Alle wichtigen Projektnotizen sollten ebenfalls dokumentiert werden, damit das Ergebnis an andere Projektmitglieder weitergegeben und in einem Projektverlaufsordner eingereicht werden kann. Schließlich ist es wichtig, das Projektteam offiziell zu vertagen und Feedback- und Leistungsbewertungen bereitzustellen, wie die Richtlinien Ihres Unternehmens angezeigt.