Das beste Zeitmanagementsystem

Viele Menschen verwechseln Zeitverfolgung mit dem Zeitmanagement. Sie verfolgen religiös alles, was sie jeden Tag, wochenlang oder sogar Monate tun. Und dann hören sie auf, es zu tun, weil sie keine positiven Veränderungen erkannt haben. Sicher, sie haben einige Ereignisse beseitigt und einige andere priorisiert. Aber sie haben nichts geschafft; Sie haben es gerade neu angeordnet. Am Ende ihres Tages sind sie immer noch verblüfft und frustriert.

Verfolgen Sie jedoch, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Beim Zeitmanagement geht es darum, Änderungen an der Art und Weise vorzunehmen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Für ein effektives Zeitmanagement müssen Sie ein Zeitmanagementsystem anwenden, das Ihnen hilft, zu erkennen, wo Änderungen vorgenommen werden können und sollten, was bedeutet, dass der erste Schritt des Zeitmanagements die Analyse Ihrer Zeit darin besteht machen wollen.

Verwenden Sie Kategorien für ein effektives System 

Wie verwalten Sie die Zeit?? Das Geheimnis eines effektiven Zeitmanagementsystems befindet sich in den Kategorien. Schauen Sie sich Ihren Kalender für morgen an. Es ist wahrscheinlich schon voller Ereignisse und Aktivitäten, die Sie ausführen möchten.

Wenn Sie arbeiten oder danach, werden Sie die leeren Räume mit Details darüber ausfüllen, was Sie getan haben. Schauen Sie sich am Ende des Tages die Liste an und kennzeichnen Sie jede Aufgabe und/oder das Ereignis mit einer der folgenden Kategorien. Wie viel Zeit während Ihres Arbeitstages haben Sie ausgegeben:

Die Brandlöschung

Ein unerwarteter Anruf. Ein Bericht, der für ein Treffen erforderlich ist, das gestern hätte gedruckt werden sollen. Eine fehlende Datei, die sich auf Ihrem Schreibtisch befinden sollte. Wie viel von Ihrem Tag wurde im Krisenmodus verbracht? Für die meisten Menschen ist dies eine negative Kategorie, die ihre Energie entwässert und ihre Produktivität beeinträchtigt.

Umgang mit Unterbrechungen

Telefonanrufe und Personen, die in Ihr Büro fallen. Für die meisten Menschen ist dies eine negative Kategorie, weil sie die Produktivität der Produktivität beeinträchtigt (und manchmal tötet).

Geplante Aufgaben erledigen

Es ist der positivste Gebrauch der Zeit während Ihres Arbeitstages. Sie haben die Kontrolle und erreichen das, was Sie beabsichtigen wollten. Geplante Aufgaben können Telefonanrufe, Besprechungen mit Mitarbeitern und sogar eine E-Mail enthalten. Wenn dies Aufgaben sind, die Sie auf Ihre Tagesordnung gelegt haben.

Ununterbrochen arbeiten

Möglicherweise arbeiten Sie nicht an einer Aufgabe, die Sie geplant hatten, aber Sie können etwas erledigen, und für die meisten Menschen ist dies ein sehr produktiver, positiver Arbeitsmodus.

Ununterbrochene Ausfallzeiten

Diese Zeiten während des Arbeitstages werden verwendet, um neu zu verbinden und neu zu gruppieren. Mittagessen oder eine Pause vormittags kann zählen, wenn sie ununterbrochen sind. Wenn Sie das Glück haben, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das vor Ort Trainingseinrichtungen oder Nickerchen anbietet, würde dies auch zählen. Jeder braucht eine gewisse ununterbrochene Ausfallzeit, die in seinen Tag eingebaut ist, um während seiner Arbeitszeit produktiv zu sein.

Eine Woche Ihrer Vergangenheit ist der Schlüssel zur Zukunft

Nachdem Sie nun die Kategorien dieses Zeitmanagementsystems verstehen, ist es an der Zeit, sie mit der Analyse Ihrer "typischen" Arbeitswoche zu analysieren. Verwenden Sie das Kalendersystem, das Sie verwenden, um Termine und Aktivitäten in Ihrem täglichen Leben aufzulisten, und wählen Sie eine aktuelle typische Woche aus.

Gehen Sie die Einträge eines jeden Arbeitstages durch und kategorisieren Sie sie nach den oben genannten Zeitmanagement -Kategorien. Wenn Sie eine Gesamtsumme am Ende eines jeden Tages beibehalten.

Jetzt haben Sie die Daten, die Sie benötigen, um Änderungen an der Art und Weise vorzunehmen, wie Sie Ihre Zeit bei der Arbeit verbringen. Verbringen Sie zu viel Zeit damit, Feuer zu löschen?? Dann müssen Sie organisatorische oder physische Änderungen vornehmen, um diese ständigen Krisen zu verhindern oder zu verschieben. Reinigen und organisieren Sie Ihren Schreibtisch beispielsweise, damit Sie die Dateien, die Sie leicht benötigen.

Nicht genug ununterbrochene Ausfallzeiten während Ihres Arbeitstages? Dann müssen Sie während Ihres Arbeitstages eine Zeit für Sie planen. Hören Sie beispielsweise auf, an Ihrem Schreibtisch zu Mittag zu essen, und verlassen Sie das Gebäude körperlich für Ihre festgelegte Mittagszeit.

Oder planen Sie eine 10- bis 15-minütige "Pause" in Ihren Nachmittag, um in Ihrem Büro zu snackt und sich zu dehnen. Geplante Downtimes müssen nicht langwierig sein. Nur fünf Minuten, die etwas völlig nicht arbeitsbezogene zu tun haben, kann eine Auffrischung ausreichen, um Ihre Produktivität und Ihr Wohlbefinden zu steigern.

Sie können Ihre Zeit effektiv verwalten

Wenn Sie Arbeitskategorien des Zeitmanagements anwenden und die Änderungen vornehmen, die Sie vornehmen müssen, um mehr Zeit während Ihres Arbeitstages in den positiven Kategorien und in den negativen Kategorien zu verbringen, können Sie Ihre Zeit effektiv verwalten - und Sie Erreichen Sie das wahre Ziel des Zeitmanagements, sich besser zu fühlen.