Die besten Praktiken für Mitarbeiterpersonalakten

Es ist eine gute Idee für einen Arbeitgeber, eine Personalakte für jeden Arbeitnehmer zu verwalten. Dokumentation der Beschäftigungshistorie, Aufzeichnungen über Beitrag und Leistung, Disziplinarbekanntmachungen, Werbeaktionen, Leistungsentwicklungspläne und vieles mehr gehören zu einer Personaldatei. Auch verantwortungsbewusste, sorgfältige Arbeitgeber halten mehr als eine Personaldatei, da jede Art von Datei Inhalte enthält, die für ihren Zweck geeignet sind.

Der Arbeitgeber hat gute Gründe, mehrere Personaldateien zu behalten--einige legale und einige für Best-Practices-Zwecke für Beschäftigung. Dokumentation ist erforderlich, damit der Arbeitgeber eine genaue Sicht auf die Beschäftigungsgeschichte eines Arbeitnehmers hat. Die Dokumentation unterstützt die Entscheidungen des Arbeitgebers und kann den Arbeitgeber in einer Rechtsstreit korrekt schützen.

Der Inhalt der Personaldatei bietet einen historischen Überblick über die wichtigen Ereignisse während der Karriere eines Mitarbeiters. Sie unterstützen die Entscheidungen, die über den Mitarbeiter und seine Karriere getroffen werden. Sie demonstrieren die Begründung des Arbeitgebers für Einstellungen, Beförderungen, Übertragungen, Belohnungen und Anerkennung sowie Schießentscheidungen.

Unterschiedliche Richtlinien sind mit unterschiedlichen Personal -Dateitypen verbunden

Da verschiedene Arten von Personaldateien empfohlen werden, werden mit jeder Art von Personaldatei unterschiedliche Regeln und Richtlinien in Verbindung gebracht, wo sie aufbewahrt werden und wer Zugriff hat.

Zum Beispiel erlauben die meisten Organisationen dem Manager des Mitarbeiters nicht, auf die Gesamtpersonaldatei zuzugreifen. Sie erwarten, dass die Manager eine relevante Dokumentation in ihrer eigenen Management -Mitarbeiterdatei führen, die nicht die offizielle Personaldatei ist.

• Jede Art von Personaldatei hat einen anderen Grund für bestehende und unterschiedliche Inhalte, basierend auf diesem Grund.
• Jede Art von Personaldatei wird anders gespeichert.
• Der Zugriff auf eine Personalatei ist in den meisten Organisationen auf bestimmte Mitarbeiter beschränkt. Viele Organisationen beschränken das Personal, der den Zugriff auf Personalmitarbeiter nur auf Personalmitarbeiter einschränken. Verschiedene Personal -Dateitypen haben auch unterschiedliche Zugriffsrichtlinien.
• Der Zugang zur Arbeitnehmerin zu seiner Personalakte ist erlaubt, aber die meisten Arbeitgeber richten Richtlinien für den Zugriff der Mitarbeiter mit einer Richtlinie zur Personaldatei im Arbeitnehmerhandbuch ein. (Verschiedene Staaten und Gerichtsbarkeiten haben unterschiedliche Regeln. Bleiben Sie also auf dem Laufenden über die Anforderungen für Ihren Standort.)
• Die Personalabteilung besitzt und ist für Mitarbeiterpersonalakten verantwortlich.

Empfohlene Personalakten

Hier finden Sie die empfohlenen Personaldateien und was Sie über die Zusammenarbeit mit ihnen wissen müssen.

Mitarbeiterpersonal Datei

Dies ist die Hauptpersonal -Akte, die ein Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer verwaltet. Die Personalleitungen speichert die Beschäftigungshistorie jedes Mitarbeiters. Dies ist, was Sie über eine Mitarbeiterpersonal -Datei wissen müssen.

Medizinische Datei

Die medizinische Aktee von Employee hat schwerwiegende rechtliche Beschränkungen, die der Arbeitgeber kennen und beachten muss. Hier ist, was Sie über die Vertraulichkeit und den Inhalt einer medizinischen Mitarbeiter der Mitarbeiter wissen müssen.

Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei

Der Zugang zur Lohn- und Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern ist weniger restriktiv als der Zugriff auf die medizinische oder die Personaldatei. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei enthält Informationen zu Gehalt, Leistungsauswahl, Gehaltszinsänderungen, Beilagen und anderen rechtlichen Dokumentationen, die den Gehaltsscheck eines Mitarbeiters betreffen. Verschiedene Rechnungswesen und Personal des Personalressourcen haben auf die Informationen in der Gehaltsabrechnungsdatei zugreifen.

I-9 Formulare Datei für Mitarbeiter

Aufgrund der Zugriffsrechte verschiedener Regierungsbehörden folgen Sie bewährten Verfahren, indem Sie eine separate Datei für alle I-9-Formulare der Mitarbeiter beibehalten. Sie möchten nicht. Erfahren Sie mehr über die Speicherung von I-9-Formularen.

Personal -Datei -Zugriffsrichtlinie für Mitarbeiter

Sie möchten es jedem Mitarbeiter ermöglichen, zu wissen, was in seiner Personalakte steht, müssen jedoch die Integrität, Vollständigkeit und Gründlichkeit der Datei steuern. Die Wahrung der Vertraulichkeit und des eingeschränkten Zugangs der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber wird mit einer Richtlinie zur Zugriffsanzeige für Personaldateien gewährleistet.

Was Sie nicht in eine Mitarbeiterpersonal -Datei einbeziehen sollten

Suchen Sie nach Richtlinien für Inhalte, die niemals in einer Mitarbeiterpersonaldatei aufgenommen werden sollten? Hier sind meine besten Empfehlungen zu den Inhalten, die Sie entweder an einem separaten, informellen Ort unterhalten möchten oder überhaupt nicht behalten. Die Aufbewahrung von unnötigen und rein aufmerksamen Dokumentationen kann Sie verletzen.

Dokumentation

Wissen Sie, was Dokumentation ist?? Das Wort, die Dokumentation, taucht häufig in der Welt der Beschäftigung und der Personalabteilung auf. Die Bedeutung der Dokumentation und warum Sie vielleicht bestimmte Beschäftigungsereignisse dokumentieren möchten, wird in diesem Artikel gründlich behandelt: "Die Bedeutung der Dokumentation in der Personalabteilung."Schauen Sie sich an, da die ordnungsgemäße Dokumentation für genaue Beschäftigungsdateien von wesentlicher Bedeutung ist.

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