Die Grundlagen des Aufbaus eines Veranstaltungsbudgets

Als Veranstaltungsplaner ist es der Schlüssel, innerhalb des Budgets Ihres Kunden zu bleiben. Und um dies zu tun, benötigen Sie ein detailliertes Ereignisbudget, auf das Sie und Ihr Kunde zustimmen. Egal, ob Sie neu in der Veranstaltungsplanung oder eines erfahrenen Fachmanns sind, ein Veranstaltungsbudget zu halten, hilft Ihnen dabei, organisiert und auf eine Kundenanfrage vorbereitet zu bleiben, und hilft Ihnen dabei, das Budget zu vermeiden, zu vermeiden.

Wichtige Aspekte eines Ereignisbudgets

Für eine grundlegende Veranstaltung wie eine Seminar- oder Dinnerparty können Excel oder andere Tabellenkalkulationsprogramme hilfreich sein. Listen Sie die folgenden vier Kategorien am oberen Rand auf: Artikel, projizierte Ausgaben, tatsächliche Ausgaben, Details. Von dort aus füllen Sie einfach die Tabelle aus und verwalten es so, wie Sie es in einem anderen Teil Ihres Geschäfts tun würden.

1. Vermittlung von Mietkosten verfolgen. Nachdem Sie die Veranstaltung selbst planen und sich mit Ihrem Verkaufsleiter Ihres Veranstaltungsortes treffen, verfolgen Sie alle prognostizierten Mietgebühren für die Veranstaltung und den Funktionsraum, die Haushalt, die Gepäckabwicklung und die damit verbundenen Ausgaben.
2. Schätzen Sie Catering -Kosten. Dies beinhaltet alle Nahrungsmittel- und Getränkekosten, einschließlich Tipps und Trinkgeldern, die bis zu 30 Prozent ausmachen können. Catering -Budgets können Ballon- oder Schrumpfen sein, und es ist eine gute Idee, sie mit Sorgfalt zu verwalten, da sie eine großartige Sparquelle sein können.
3. Dokument -Transportgebühren. Dies umfasst Shuttles, Trainer, Ereignistransfers und alle damit verbundenen Ausgaben. Vergessen Sie nicht Versicherung, Kraftstoff, Maut oder Anhänger, wenn sie benötigt werden.
4. Fügen Sie Dekorkosten hinzu. Die meisten Veranstaltungen sind Ausgaben für Dekoration wie Mittelstücke, Blumen, Zeltverleih usw. Hier listen Sie diese Kosten auf.
5. Gebühren für Unterhaltungs- und Ausrüstungsgebühren dokumentieren. Gemeinsame Ausgaben in dieser Kategorie umfassen die A/V -Geräte, aber es ist auch ein guter Ort, um den Lautsprechern Honorare aufzulisten oder Entertainer einzustellen.
6. Fassen Sie Druckkosten zusammen. Mehrere kleine Artikelgebühren verbinden sich tatsächlich, um eine größere Aufpassungslinie zu erstellen. Dazu gehören Einladungen, Namensabzeichen, Programmhefts, Ereignisbeschilderungen und Banner.
7. Erstellen Sie eine Werbeart für Geschenke. Ein allgemeiner Tipp ist es, einem Gast niemals mit leeren Händen zu lassen. Verfolgen Sie also die Kosten für sie, die Sie anbieten, die Kosten für sie separat; Sie wären erstaunt, wie viel diese Artikel kosten können.
8. Aktivitätenkosten identifizieren. Wenn Ihre Veranstaltung Aktivitäten wie Golfen, Tennis, Spa, Rafting, Radfahren oder andere Aktivitäten umfasst, möchten Sie die Kosten dieser Gebühren separat beachten. Überlegen Sie sich.
9. Andere Ausgaben veröffentlichen. Wenn ein Aufwand in keiner der oben genannten Kategorien fällt, listen Sie sie hier als ein Verschiedener Aufwandsgegenstand auf.
10. Geben Sie sich eine Kategorie der Notfallfonds. Abhängig von der Größe oder Komplexität eines Ereignisses möchten Sie sich vielleicht bis zu 20% des Ereignisbudgets geben. Trotz der besten Planung werden die Gebühren die prognostizierten Pläne mit Ausgaben überschreiten, die Sie nie berücksichtigen. Dies wird Sie jedes Mal davon abhalten, das Budget zu überwinden.
11. Fassen Sie die projizierten Ausgaben zusammen. Wenn Sie Ihr Veranstaltungsprogramm erstellen, erhalten Sie eine gute Projektion der Gesamtkosten. Dies sind die Informationen, die Sie mit dem Event -Kunden teilen, um sicherzustellen, dass sie über das Ereignisbudget informiert sind.
12. Fassen Sie die tatsächlichen Ausgaben zusammen. Dies geschieht, nachdem das Ereignis abgeschlossen ist. Subtotal die Rechnungen in die oben genannten 10 Kategorien und dokumentieren Sie das tatsächliche Budget. Wenn sie äußerst günstig sind, identifizieren Sie Einsparungen im tatsächlichen Budget vs. Das projizierte Budget, der den Wert demonstriert, den Sie für die Rolle gebracht haben.