Die grundlegende Etikette zur Übertragung eines Geschäftsanrufs

Die ordnungsgemäße Geschäftstelefonetikette kann Ihren Kunden und Kunden positiv beeindruckt. Das Übertragen eines Telefonanrufs ist mehr als nur zu wissen, welche Tasten auf Ihrem Telefonsystem gedrückt werden müssen. Die Geschäftstelefonetikette, die Sie und Ihre Mitarbeiter jeden Tag verwenden.

Sie können entweder einen professionellen Eindruck hinterlassen oder einen, der fehlt. Unabhängig davon, ob Ihr Mitarbeiter der Finanzvorstand oder eine Temperatur ist. 

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Erklären Sie, warum Sie den Anruf übertragen müssen

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Die Menschen können viele Dinge vergeben, aber die Unhöflichkeit am Arbeitsplatz ist keiner von ihnen. Erklären Sie dem Anrufer höflich, warum Sie den Anruf übertragen müssen. Es könnte sein, dass der Anrufer die falsche Abteilung oder die falsche Erweiterung in der richtigen Abteilung erreichte.

Ein weiterer Grund für die Übertragung eines Anrufs könnte sein, dass nur eine andere Abteilung die Frage beantworten kann, oder Sie haben nicht genug Autorität, um die Entscheidung zu treffen, die der Anrufer sucht. Stellen Sie unabhängig davon sicher.

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Geben Sie zuerst Ihre Informationen an

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Geben Sie den Anrufern immer Ihren Namen und Ihre Erweiterung, nur für den Fall, dass Sie getrennt werden. Sie können wissen, dass Sie persönlich über ihre Situation besorgt sind. Sie möchten auch eine Situation verhindern, in der ein Anrufer getrennt ist und von vorne von vorne von vorne anfangen muss, um einem anderen Unternehmensvertreter die Situation zu erklären.

Sie sollten den Anrufern auch den Namen der Person oder Abteilung mitteilen, an die Sie sie übertragen, und diese Erweiterungsnummer auch geben. Egal in welchem ​​Geschäft Sie sich befinden, jeder ist im Geschäft mit gutem Kundenservice. 

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Bitten Sie um Erlaubnis, die Übertragung zu initiieren

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Bitten Sie den Anrufer um Erlaubnis, die Übertragung zu initiieren. Diese Anfrage gibt dem Anrufer auch die Möglichkeit, andere Fragen zu stellen oder Ihnen andere Bedenken auszudrücken. Es ermöglicht Anrufern auch zu sagen, dass sie zurückrufen, wenn sie mehr Zeit haben.

Manchmal kommt es vor, dass ein Anrufer nicht übertragen werden möchte. Wenn ja, finden Sie heraus, warum. Erklären Sie als nächstes, dass die Übertragung sicherstellen würde, dass sie so schnell wie möglich Unterstützung erhalten. Erklären Sie auch, dass Sie dem nächsten Vertreter alle Informationen über ihren Anruf bisher geben und dass sie ihre Situation nicht wieder erklären müssen

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Warten Sie auf eine Antwort

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Übertragen Sie den Anruf nicht blind, sobald Sie den anderen Telefonring hören. Warten Sie, bis die andere Person antwortet und erklärt, warum der Anruf übertragen wird. Dieser Schritt gibt dem nächsten Mitarbeiter die Möglichkeit, sich auf den Anruf vorzubereiten, und verhindert, dass der Anrufer seine Situation oder sein Problem erneut erklären muss.

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Eine Einleitung machen

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Kehren Sie zum Anrufer zurück und geben Sie den Namen und/oder die Abteilung an, an die Sie ihn übertragen, an die Sie übertragen werden. Vielen Dank an den Anrufer für seine Geduld und fragen Sie, ob Sie etwas anderes für sie tun können, bevor Sie aufhängen. Es hilft, wenn Sie den ersten oder Nachnamen der Person verwenden können, an die der Anrufer übertragen wird. Es verstärkt die persönliche Verbindung, die Sie hergestellt haben, und schafft das Gefühl, dass der Anrufer gut gepflegt wird. 

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Schließen Sie die Übertragung ab

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Führen Sie die Übertragung aus, indem Sie den Anrufer mit der anderen Person oder Abteilung verbinden. Denken Sie daran, Ihre Verbindung zu beenden, indem Sie das Telefon aufhängen oder Ihr Headset trennen. Da Telefonsysteme kompliziert werden können, insbesondere in großen Unternehmen, möchten Sie sicherstellen, dass Sie sich vollständig vom Anruf getrennt haben. Wenn Sie neu im Job sind, lohnt es sich, ein paar Mal mit einem Kollegen zu experimentieren, bevor Sie tatsächlich einen Anruf übertragen.

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So beenden Sie den Anruf

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Es gibt mehrere Gründe, einen Anruf zu beenden, sobald Sie mit dem Anrufer beschäftigt sind. Aus welchen Gründen Sie jedoch, egal wie legitim Sie sind, Sie müssen sich professionell lösen. Der häufigste Grund für die Beendigung eines Aufruf.

Ein weiterer weniger häufiger Grund ist, dass der Anrufer missbräuchliche, bedrohliche oder vulgäre Sprache verwendet. Leider sind Menschen mit Ärgermanagementproblemen das Gefühl, ihre Feindseligkeit gegenüber Fremden, insbesondere in der Dienstleistungsbranche oder einer Serviceposition. Wenden Sie sich an die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens, wie Sie mit dieser Situation umgehen sollen, um rechtliche Auswirkungen zu vermeiden. Und denken Sie daran, es ist immer besser, den Anrufer in die Warteschleife zu stellen, während Sie Rat suchen, als etwas zu sagen, das Sie später bereuen könnten. 

Die Bedeutung der Telefonetikette

Das Telefon besteht häufig aus dem ersten Kontakt Ihres Kunden oder des Kunden mit Ihrem Unternehmen. Sie möchten, dass diese Erfahrung das Beste ist, was es sein kann. Hauptsächlich möchten Sie nicht, dass Kunden auflegen und Ihre Konkurrenz anrufen. Es lohnt sich daher, Zeit in die Schulung Ihrer Mitarbeiter in der richtigen Telefonetikette zu investieren.