Strategien zur Optimierung von Konten für die Optimierung von Konten, die zu zahlen sind

Für viele Unternehmen bekommt die von den Konten zu zahlenden Abteilung nicht viel Aufmerksamkeit, es sei denn, etwas geht schief. Von der von der von der Konten gezahlten Abteilung, die gut betriebenen Abteilung für die Konten, zu profitieren, gibt es jedoch viel zu gewinnen. Umgekehrt gibt es viele Probleme, die von einem entstehen können. Diese Abteilung hat oft einen enormen Einfluss auf den Cashflow eines Unternehmens, und es gibt Möglichkeiten, die durch die Nutzung von Zahlungsvereinbarungen mit Lieferanten gewonnen oder verloren gehen können.

Eine gut geführte, zu zahlende Abteilung für Konten sollte in der Lage sein, Volumenrabatte und Früherzahlungsrabatte zu nutzen und den besten Weg zu bestimmen, um das meiste Geld für andere Ausgaben und Investitionen für das meiste Geld zu erhalten. Diese Abteilung sollte auch in der Lage sein, sicherzustellen, dass Lieferanten ihre Verpflichtungen auf der Grundlage von Vereinbarungen und Verträgen erfüllen. Wenn also Volumen- oder Qualitätsstandards nicht erfüllt sind, werden Probleme gelöst und entsprechende Korrekturmaßnahmen werden ergriffen.

Gemeinsame Konten zahlbare Probleme

Obwohl es zahlreiche Möglichkeiten gibt, Kosten zu senken und Bargeld zu befreien, gibt es auch eine Reihe von Hindernissen, mit denen Unternehmen versuchen, diese Ziele zu erreichen. Die Studie zur zahlbaren Optimierungsstudie von Canon's 2014 von Canon ergab, dass die Verarbeitung von Papier für viele Organisationen eine der größten Probleme der Probleme war. Die Zeit, die es braucht, um mit der Papierrechnung das größte Problem zu sein, ist das größte Problem. Weitere wichtige Quellen waren:

• Sicherstellen, dass die Zahlungen rechtzeitig erfolgen
• Straffung des Rechnungsgenehmigungsprozesses
• Die besten Zahlungsbedingungen mit Lieferanten erhalten und sicherstellen, dass die Verpflichtungen auf beiden Seiten erfüllt werden
• Umgang mit einer Vielzahl von Lieferantenbuchhaltungs- und Rechnungssystemen
• Aufzeichnung und Überprüfung der Sicherheit von Daten und Transaktionen

Viele der aufgeführten Probleme werden verschlimmert oder durch eine Abhängigkeit von der Papierrechnung erzeugt. Lost Papierkram ist in vielen Organisationen ein häufiges Problem, das zu verspäteten oder verpassten Zahlungen führt. Während eine Reihe von Unternehmen an der Digitalisierung ihrer Unterlagen interessiert sind, senden die Mehrheit der Lieferanten jedoch noch Papierrechnungen oder senden sie per Fax per Fax.

Die meisten kleinen Unternehmen bearbeiten ihre eigenen Konten, zahlende Papierkram, und ein Großteil davon wird manuell erledigt. Da nur wenige Lieferanten auf die elektronische Abrechnung umgestellt haben, geben die meisten Organisationen große Mengen an Arbeitskräften aus, die manuell Daten eingeben und digitale Kopien der Dokumentation erstellen.

Die Verwendung von Papierdokumentation verlangsamt den Rechnungsgenehmigungsprozess häufig, da Kopien vorgenommen und an die entsprechenden Mitglieder des Managements zur Überprüfung geliefert werden müssen. Wenn Papierkram in einem digitalen Format nicht leicht zugänglich oder verfügbar ist, ist es eine Herausforderung, Daten zu analysieren und sicherzustellen, dass die besten Zahlungsvereinbarungen erfolgt und die Verpflichtungen erfüllt werden. Pünktliche und frühe Zahlungsrabattvereinbarungen können leicht verloren gehen, wenn Unternehmen nicht in der Lage sind, Zahlungen zu leisten, wenn sie erforderlich sind. Daher können Probleme im Zusammenhang mit Papierkram kostspielig sein.

Verbesserungen und Optimierung

Aufgrund der Tatsache, dass eine Reihe von Problemen im Zusammenhang mit dem ordnungsgemäßen Betrieb von Abteilungen von Konten aus den gleichen Grundursachen zurückzuführen sind, können Organisationen auch einige Anpassungen vornehmen, die sich gleichzeitig um viele Bedenken kümmern werden. Drei der effektivsten Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre Konten zahlbaren Abteilungsverfahren rationalisieren können, sind:

• Verwenden Sie die Erkennung von Objektcharakter, um Papierkram zu digitalisieren
• Nutzen Sie Online -Portale, die für Lieferanten zugänglich sind
• Erstellen Sie Management -Workflows

OCR

Während viele Unternehmen routinemäßig Scanner nutzen, um digitale Kopien von Papierkram zu erstellen, beinhaltet dies im Allgemeinen nur ein Bild eines Dokuments, das auf einem Computer gespeichert wird. Dies bedeutet, dass Informationen noch manuell in eine Datenbank eingegeben werden müssen. Während der Verlust von Datensätzen weniger ein Problem darstellt, ist dies jedoch noch zeitaufwändig.

Die Erkennung von Objektcharakter oder OCR beinhaltet das Scannen eines Dokuments und das Abrufen von Daten daraus. Diese Daten können automatisch einer Datenbank oder Tabelle hinzugefügt werden. Der OCR -Prozess hilft dabei. OCR dauert ungefähr zur gleichen Zeit für einen Mitarbeiter, um ein Dokument zu scannen, um eine Bilddatei zu erstellen. Im Allgemeinen sind keine zusätzlichen Schritte erforderlich. Per Gartner gibt es Organisationen, die in der Lage sind, 80 Prozent oder mehr ihrer Rechnungen zu veröffentlichen, ohne dass ein Mitarbeiter direkt beteiligt sein muss.

Lieferantenportale

Durch die Straffung des Prozesses zum Eingeben von Rechnungen und Daten in ein zentrales System können Unternehmen ein Online -Portal erstellen oder nutzen, das es einem Unternehmen und seinen Lieferanten ermöglicht, Bestellungen zu verfolgen, Rechnungen anzusehen und zu prüfen, wann Zahlungen erfolgen. Wenn Sie diese Daten einer Reihe von Personen in einer Organisation zur Verfügung stellen, können Sie sicherstellen, dass die zu zahlende Abteilung für die Konten eine ordnungsgemäße Überwachung aufweist und die Zeit für die Genehmigung von Rechnungen beschleunigen kann. Durch den Zugriff auf den Lieferanten auf das Portal können diese Unternehmen Rechnungen einreichen und Zahlungen verfolgen und Probleme mit den erhaltenen Vorräten oder Rechnungsstellen aufmerksam gemacht werden.

Erstellen Sie Workflows und Prozesse

Eine Organisation beschließt jedoch, ihre Datenverwaltungsbemühungen zu bewältigen. Es ist wichtig, dass ein etablierter Prozess für die Verwaltung von Konten und Zahlungen vorhanden ist. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass die Operationen funktionieren und Alternativen herausfinden, wenn sie umständlich sind oder zu Fehlern oder Verzögerungen führen. Laut Deloitte sollten diese Prozesse detailliert beschreiben, welche Konten zu zahlbaren Abteilung bei der Empfang einer Rechnung, wie Daten eingegeben und freigegeben werden und wie der Prozess für die Genehmigung von Rechnungen dient. Es sollten auch Richtlinien für die Bestimmung der besten Möglichkeiten für die Bezahlung verschiedener Arten von Lieferanten geben.

Während viele Lieferanten innerhalb von 30 oder 90 Tagen Rabatte für die Zahlung anbieten, ist dies möglicherweise nicht den Rabatt wert, wenn dies den Cashflow einer Organisation hemmt. Es ist auch wichtig, dass es eine Möglichkeit gibt, zu überprüfen. Das Erstellen von Workflows für den Umgang mit diesen Problemen kann Unternehmen helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Wenn Lieferanten nicht rechtzeitig in ausreichenden Mengen oder angemessenen Mengen an Aktien liefern, möchten Unternehmen möglicherweise erst dann Rechnungen bezahlen, wenn diese Angelegenheiten gelöst wurden. Ein Workflow kann entscheidend sein, um festzustellen, was zu tun ist, wenn diese Probleme auftreten. Darüber hinaus müssen Zahlungen an Lieferanten rechtzeitig geleistet werden, um zu verhindern. Jede Lieferantenvereinbarung muss dokumentiert und aktualisiert werden, wenn sich die Dinge ändern, und Prozesse sollten sicherstellen, dass jedes Konto angemessen behandelt wird.

Das Erstellen von Workflows kann auch einem Unternehmen helfen:

Auslagerung

Digitalisierung von Aufzeichnungen, Implementierung von OCR und Verwendung eines Portals, auf das Lieferanten Zugriff haben. Während die Kosten für die Einrichtung und Wartung elektronischer Systeme für viele kleine und mittelgroße Organisationen unerschwinglich sein können, ist dies häufig nicht erforderlich. Es gibt eine Vielzahl von Drittanbietern, an die Organisationen diese Aufgaben auslagern können. Organisationen können Unterstützung für alles erhalten, von der Einrichtung eines OCR.

Während Unternehmen möglicherweise nicht in der Lage sind, die Kosten für die Implementierung einer Vielzahl von IT-Systemen selbst zu fassen, ist es oft sehr erschwinglich, einen Drittanbieter zu bewältigen. Unternehmen müssen die Kosten der Verwendung externer Parteien zur Entwicklung dieser Systeme mit den potenziellen Einsparungen und dem Wert der Freigabe von Bargeld vergleichen. Outsourcing ermöglicht es Unternehmen jedoch, Technologie und Systeme zu nutzen, die normalerweise zu teuer wären.

• Stellen Sie sicher, dass für jede neue Bestellung Bestellungen erstellt werden
• Stellen Sie sicher
• Überprüfen Sie die Aufzeichnungen, um sicherzustellen, dass Zahlungen erfolgen, dass sie pünktlich erfolgen und nicht dupliziert werden
• Bestimmen Sie die beste Methode zur Zahlung von Rechnungen, z. B. durch EFTs oder Kreditkarten, um Gebühren zu reduzieren