Schritte für die Vorbereitung eines Konferenzplanungsleitfadens

Die Planung einer Konferenz erfordert ein Fertigkeitssatz, das unglaubliche organisatorische Fähigkeiten, die Fähigkeit zu Multitasking, Energie, Kreativität, geschäftliche Erlebnis, zwischenmenschliche Fähigkeiten und Liebe zum Detail umfasst. Es erfordert auch einen umfassenden Planungsleitfaden für Konferenzplanung, der Sie nicht nur im Zeitplan aufrechterhalten, sondern auch die dringend benötigte Gewissheit bietet, dass Sie etwas auf dem Weg nicht vergessen haben.

Wie es sich von einer anderen Veranstaltungsplanung unterscheidet

Die Konferenzplanung unterscheidet sich von anderen Arten von Veranstaltungen und enthält zusätzliche Schritte. Konferenzen sind tendenziell groß an. Ihre To-Do-Liste kann die Auswahl eines Veranstaltungsortes, die Buchung von Hotelzimmern, das Einrichten der Online-Registrierung, das Sicherungssprecher, die Anordnung von Hospitality-Suiten, das Ausrichten einer Ausstellungshalle, das Planungsplanung, das Umgang mit Lebensmitteln und Getränken und mehr umfassen. Vorbereitung eines gut organisierten Konferenzplanungsleitfaden.

Der Konferenzplanungsführer wirkt als Blaupause für die Planung einer Konferenz. Passen Sie den Leitfaden anhand der Veranstaltung an, die Sie planen. Wenn es ordnungsgemäß vorbereitet und verwendet wird, wird es bald zu Ihrem wertvollsten Konferenzplanungsinstrument.

Beginnen Sie mit den Grundlagen der Konferenzplanung

Der erste Teil Ihres Konferenzplanungsleitfadens sollte die Grundlagen in Bezug auf die Konferenz enthalten:

• Ereignisdatum und Uhrzeit
• Veranstaltungsort (falls bekannt)
• Ereigniszweck

Fügen Sie alle anderen bekannten Elemente hinzu, z. B. alternative Daten oder Anzahl der Teilnehmer.

Wie ist der Plan? 

Bevor Sie die verschiedenen Elemente einer Konferenz planen, müssen Sie herausfinden, was diese verschiedenen Elemente sind und wo sie in das Gesamtschema Ihrer Veranstaltung passen. Nehmen Sie also einen Stift und ein Pad heraus oder setzen Sie sich vor den Computer und schreiben Sie alles auf, was mir in den Sinn kommt.

Mach dir keine Sorgen, Dinge in der Reihenfolge von Bedeutung oder in irgendeiner Art von chronologischer Reihenfolge aufzulisten. Das wird später kommen. Derzeit werden Sie im Wesentlichen eine sehr lange, aber einfache Version Ihrer To-Do-Liste erstellen, die in verschiedene eigenständige Komponenten unterteilt wird, die während des Planungsprozesses individuell behandelt werden sollen. 

In diesem Abschnitt kann die folgenden Auflagen aufgeführt:

• Auswahl der Veranstaltungsort
• Hotelauswahl
• Raum treffen
• Gastfreundschaftssuiten
• Konferenzausstellungshalle und Stände
• Eröffnungsfeierlichkeiten
• Sprecher/Ausstellerregistrierung
• Teilnehmerregistrierung
• Reisevorbereitungen
• Teilnehmerabzeichen
• Veranstaltungsprogramm
• Nahrungsmittel und Getränke
• Audio-visuell
• Personal vor Ort

Nehmen Sie sich etwas mehr Zeit, um diese Liste zu erstellen, damit Sie nichts übersehen, und fügen Sie etwas hinzu, was später auftaucht. Lassen Sie sich nicht von den vielen aufgeführten Verantwortungsbereichen überwältigen. Der Zweck hier ist es, jetzt an alles zu denken, damit Sie jeden Artikel effizient planen und verwalten können.

Wählen Sie einen Veranstaltungsort

Sobald Sie festgestellt haben, wann die Konferenz abgehalten werden soll, und das Verständnis des Gesamtumfangs der Veranstaltung zu verstehen ist, besteht der nächste Schritt darin, einen Veranstaltungsort auszuwählen. Abhängig von der Größe der Konferenz können Sie möglicherweise einen Veranstaltungsort für alle Ihre Konferenzbedürfnisse auswählen, von der Ausstellungshalle bis zu Besprechungsräumen, Bankettsälen und Hotelzimmern.

Wenn die Konferenz zu groß ist, um an einem Ort untergebracht zu sein.

Denken Sie an die Registrierung der Teilnehmer

Betrachten Sie den besten Weg für die Teilnehmer, sich für diese Konferenz zu registrieren und wie Sie ihre Registrierung bestätigen werden. Möglicherweise möchten Sie nach dem Erstellen von Abzeichen oder Namensschilds für die Teilnehmer prüfen. Überprüfen und aktualisieren Sie den Planungshandbuch bei der Registrierung und aktualisieren Sie sie.

Wenn erwartet wird, dass eine Veranstaltung große Menschenmengen anzieht, ist ein Online -Registrierungssystem für Online -Konferenz der richtige Weg. Das System kann Zahlungen verarbeiten, Registrierungen verfolgen und andere relevante Informationen organisieren und bei der Erstellung von Berichten und Listen der Teilnehmer helfen.

Aussteller und Konferenzausstellungshallen

Ausstellungsbereiche sind ein häufiges Merkmal auf Konferenzen und bieten Sponsoren und Anbietern die Möglichkeit, Platz zu mieten, um ihre Produkte und Dienstleistungen zu fördern. Dies ist auch eine Gelegenheit für den Konferenzgeber, Einnahmen zu erzielen, wenn die Ausstellungsfunktion effektiv gefördert und gut aufgenommen wird. Abhängig von der Größe Ihrer Konferenz erfordert die Verwaltung der Aussteller und der Ausstellungshalle zusätzliche Zeit und Ressourcen. Planen Sie daher entsprechend vor.

Wie oben erwähnt, sind Online -Konferenzregistrierungssysteme der beste Weg, um die Registrierungen zu verfolgen. Wenn Sie also eine große Anzahl von Ausstellern erwarten, sollten Sie die Registrierung der Ausstellern in Ihr Registrierungssystem der Teilnehmer einbeziehen. Die Aussteller benötigen auch Folgendes:

• Ausstellungsabzeichen
• Karte der Konferenzausstellungshalle mit den angegebenen Standnummern
• Handbücher für die Ausstellungskabine aufgestellt und abreißen
• Ausstellungskabinenverträge
• Liste der Anbieter vor Ort zur Verfügung, die bei Ausstellungsmieten und -diensten helfen können

Als Konferenzplaner sind Sie für die Einstellung der Sicherheit verantwortlich, um die Sicherheit der Materialien in der Ausstellungshalle zu gewährleisten.

Planen Sie die Konferenzdetails

Mit einigen der größeren Verantwortlichkeiten, wie z. Wie bei der Planung eines Ereignisses jeglicher Art ist die Organisation genauso von größter Bedeutung wie die Liebe zum Detail.

Jetzt ist es an der Zeit, diese lange Wäscheliste von Aufgabenartikeln herauszuholen, die Sie zu Beginn des Planungsprozesses zur Konferenz zusammengestellt haben. Schauen Sie sich die Liste durch und nehmen Sie Änderungen oder Ergänzungen bei Bedarf vor, um die neuesten Aufgaben und Verantwortlichkeiten widerzuspiegeln. Stellen Sie diese Artikel als nächst. Zum Beispiel:

• Buchblock der Hotelzimmer
• Reserveausstellungshalle Raum
• Forschungs -Online -Konferenzregistrierungssysteme
• Planen Sie einen Konferenzmarketingplan

Beginnen Sie am Anfang und gehen Sie von dort aus. Für jedes Detail, das dazu tendiert werden muss, eine Follow-up einzuschließen, um sicherzustellen, dass Verträge unterzeichnet und erhalten werden. Wenn sich das Konferenzdatum nähert, enthalten Ihre Aktionsgegenstände kurzfristige Aufgaben wie:

• Wählen Sie Farbschema und Dekor aus
• Blumenarrangements treffen
• Che Hoose -Menü
• Ordnen Sie den Flughafentransport für Redner oder VIPs ein

Betrachten Sie Ihren Konferenzplanungshandbuch als Ihr Anlaufwerk für alles, was in der Planung einer Konferenz enthalten ist, egal wie klein. Dieser Leitfaden wird schnell zu einem unschätzbaren Tool, das Sie nicht nur organisiert und im Zeitplan hält, sondern auch die Nerven lindert, wenn sich das große Datum nähert und Sie sich fragen, ob Sie etwas vergessen haben.