Schritt-für-Schritt-Anleitungen, effektive Besprechungen einzurichten

Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, die ich kenne, kann der Gedanke, einen Tag in zwei Treffen zu verbringen, ein schreckliches Gefühl sein. Besprechungen können langweilig sein, oft unnötig sind und auf jeden Fall die Zeit von anderen (wichtigeren) Arbeiten nehmen. Treffen können jedoch sehr effizient und produktiv sein, wenn sie richtig geplant sind. Hier sind einige einfache Schritte zur Planung effektiver Besprechungen.

Entscheiden Sie, ob Sie wirklich ein Meeting brauchen

Entscheiden Sie zunächst, ob die Planung eines Treffens wirklich notwendig ist. Wir sind oft der Meinung. Wenn Ihre Nachrichten jedoch per E -Mail oder Konferenz geliefert werden können oder nur 15 Minuten lang ein paar Personen in Ihrem Büro versammeln können, ist es wahrscheinlich eine gute Idee, das formelle Treffen insgesamt zu überspringen.

Laden Sie nur diejenigen ein, die wirklich dort sein müssen

Wurde jemals zu einem Meeting eingeladen und hat sich auf halbem Weg gefragt, warum Sie da sind? Verschwenden Sie keine Zeit der Menschen, indem Sie sie zu einem Treffen einladen, an dem sie nicht teilnehmen müssen. Das wird kein wirksames Treffen sein. Muss jemand von Accounting bei der Sitzung anwesend sein, um Budgetfragen zu beantworten?? Laden Sie dann eine Person aus der Buchhaltung ein Wer ist für diese Aufgabe geeignet.

Wenn ein Kollege oder Vorgesetzter darüber informiert werden muss, was bei einem Meeting besprochen wurde, müssen Sie sie nicht zum eigentlichen Treffen einladen. Bereiten Sie einfach eine Besprechungsübersicht vor und senden Sie sie ihnen anschließend an sie. Sie werden den Zeitsparer zu schätzen wissen, und Sie haben die Gewissheit, dass - weil Sie die Informationen schriftlich einstellen - vollständig über Diskussionen informiert sind.

Treffen Sie Erinnerungen aus

Das Leben ist beschäftigt und Kalender werden schnell von geplanten Aktivitäten gebucht. Senden Sie zwei Tage vor Ihrem Meeting eine Nachgeahnung einer Folge-Meeting-Erinnerung aus. Diejenigen, die sagten, dass sie teilnehmen würden, können dann bestätigen, dass sie es noch schaffen, oder wenn sich ihre Pläne geändert haben und Sie verschieben müssen.

Eine Agenda haben

Um effektive Besprechungen zu planen, sollten Sie zunächst entscheiden, was besprochen wird. Was ist das Ziel des Treffens?? Was möchten Sie erreichen?? Entwickeln Sie im Voraus eine Treffenagenda und verteilen Sie sie an die Teilnehmer. Geben Sie die Startzeit an und geben Sie eine kurze Liste der zu behandelnden Themen an. Massen Sie nicht Ihr eigenes Treffen mit einer langwierigen, übermäßig detaillierten Agenda. Geben Sie mit Namen alle Personen an, die für die Berichterstattung über einen bestimmten Bereich verantwortlich sind.

Denken Sie daran, dies ist wichtig für die Teilnehmer, aber auch für Sie, aber auch für Sie. Wenn Sie Ihre Agenda auslegen, können Sie besser zum Thema bleiben.

Sich über die Erwartungen klar machen

Wenn Sie die Benachrichtigung über das Treffen zum ersten Mal senden, sollten Sie sich über seinen Zweck und Ihre Erwartungen klar machen. Wird sich das Treffen um eine Präsentation drehen?? Müssen die Teilnehmer Notizen machen?? Oder ist dies eine Brainstorming -Sitzung, die von jedem erwartet wird, der mit Ideen und Vorschlägen auftaucht?

In einigen Unternehmenskulturen müssen Mitarbeiter nicht teilnehmen - sie hören nur zu und kehren zu ihren Arbeitsbereichen zurück. In anderen Unternehmen nehmen die Mitarbeiter frei teil. Am heutigen kollaborativen Arbeitsplätzen ist das Interaktion und Austausch von Ideen nicht nur willkommen, sondern auch häufig der Zweck des gesamten Treffens.

Wenn Sie Ihre Erwartungen vorlegen. Auf diese Weise sind sie vorbereitet, wenn sie zum Meeting kommen und es keine Überraschungen gibt.

Pünktlich beginnen

Es ist sehr wichtig, pünktlich zu beginnen, sowohl aus logistischer als auch aus Produktivitätsstandpunkt. Wenn Sie die Person sind, die normalerweise pünktlich zu Besprechungen auftaucht. Was unvermeidlich passiert, ist, dass jeder in Zukunft weiß, dass diese Meetings nie pünktlich beginnen alle beginnt spät aufzutauchen. Übernehmen Sie die Verantwortung für Ihr Treffen. Beginnen Sie sofort zur vorgegebenen Startzeit. Schließe die Tür und beginne. Nachzügler erhalten schnell die Nachricht, dass sie spät ankommen, und sie sollten diesen Fehler nur einmal machen. Und außerdem muss jeder wieder an die Arbeit gehen, damit Sie den gesamten Arbeitstag nicht stören möchten.

Halte es kurz und einfach

Die meisten Besprechungen sind für eine Stunde geplant, wenn in vielen Fällen eine kürzere Zeit ausreichen wird. Wenn zu viel Zeit zugeteilt wird, wird die Zeit verschwendet. Menschen verweilen, nachdem das Treffen vorbei ist oder zu lange für einen bestimmten Tagesordnungspunkt verbringen. Halten Sie die Besprechungen kurz und auf den Punkt.

Bleib beim Thema

Allein eine Agenda wird Ihr Meeting nicht effizient durchführen. Halten Sie sich an die Tagesordnung und verhindern Sie, dass Diskussionen auf Tangenten wandern. Besprechen Sie alle Fragen außerhalb des Themas und geben an, dass es sich um ein Thema für eine andere Besprechung handelt, oder es wird privat behandelt. Niemand mag ein außer Kontrolle geratener Meeting.

Nehmen Sie kleinere Treffen außerhalb des Konferenzraums

Das Sitzen in demselben vertrauten Konferenzraum, der sich um denselben vertrauten Tisch versammelt hat, ist genau das - es ist einfach zu vertraut. Um die Mitarbeiter zu ermutigen, kreativ zu interagieren und lebhafte Diskussionen zu führen, sollten Sie das Treffen außerhalb des Standardkonferenzraums übernehmen.

Erwägen Sie, sich an einem Tisch draußen zu treffen, wenn Veranstaltungsort und Wetter dies zulassen. Versammeln Sie sich in einem Gemeinschaftsbereich mit Sofas und kleinen Tischen anstelle eines großen Konferenztischs und Schwenkstühle.

Haben Sie keine Angst, einen anderen Ansatz zu verfolgen

Wenn der Ansatz zum Meeting nicht funktioniert, haben Sie keine Angst, den Kurs zu wechseln. Wenn beispielsweise eine Brainstorming -Sitzung einen ruhigen Raum mit sehr wenig Dialog ergibt, ändern Sie die Richtung. Flexibel sein und darauf achten, wie sich das Gesamtmeeting fortschreitet.

Technologie verwenden

Planen Sie, Technologien zu nutzen, um die Teilnehmer engagiert zu halten. In der heutigen digitalen Welt sind die meisten Menschen daran gewöhnt, Grafiken oder Videos zu sehen, um die Wörter zu unterstützen, die sie hören. Appellieren Sie an diese Denkweise und integrieren Sie Audiovisuelle bei der Planung Ihres Meetings.

Computer, die auf große Bildschirme und Smart Board -Präsentationen projiziert werden, die die Interaktion fördern.

Ein Punkt in der Technologie - sollten Sie es zuerst testen. Das Letzte, was Sie brauchen, ist nervös zu werden, da der Laptop nicht funktioniert oder Sie Ihre visuellen Hilfsmittel nicht durchlaufen können, wenn Sie sie benötigen. Wenn Technologie nicht Ihre Stärke ist, lassen Sie jemand anderes vor dem Treffen einen Durchlauf durchführen. Es wird Ihnen auf jeden Fall Zeit sparen und Sie im Zeitplan halten, wenn Sie ein wenig Vorbereitungsarbeiten im Voraus erledigen.

Senden Sie eine Zusammenfassung der Besprechung aus

Innerhalb eines Tages nach dem Treffen senden Sie eine kurze Zusammenfassung dessen, was besprochen wurde. Es ist eine gute Idee, eine E -Mail an alle Anwesenden zu verfolgen, diejenigen, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten, und alle anderen, die möglicherweise informiert werden müssen. Fügen Sie auch alle Aktionselemente hinzu, die angeben, wer für jeden Artikel sowie für den Fälligkeitsdatum verantwortlich ist.