Schritt-für-Schritt-Konferenzplanungshandbuch

Die Organisation einer Konferenz von Grund auf erfordert eine enorme Menge an Voraussicht und Datenerfassung. Der gesamte Prozess kann je nach Größe der Gruppe einige Jahre dauern, aber es ist denkbar, eine erfolgreiche Konferenz in einem einzigen Jahr zu starten, wenn Sie schnelle Entscheidungen treffen können.

Die Realität der Planung einer Konferenz ist, dass Sie ohne Erfahrung viel Zeit verlieren können, um jedes Detail zu übersehen und gleichzeitig wichtigere Themen zu übersehen. Um den Prozess für Erstzahlen zu vereinfachen, haben wir die wichtigsten Schritte dargelegt, während Sie Links zu unseren detaillierteren Anstitmen zu jedem bestimmten Motiv bereitstellen. Das Ergebnis hier ist ein Konferenzplanungsleitfaden, mit dem Sie mit einer soliden Vorlage beginnen können.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Vision Ihrer Konferenz

Jedes Ereignis beginnt mit einer Vision, aber Sie müssen Ihre Vision in Wörter und Zahlen umwandeln, um die Kosten zu messen und fundierte Planungsentscheidungen zu treffen. Zuerst müssen Sie mit den Grundlagen der Veranstaltungsplanung beginnen, wie wer, was, wann, wo und warum.

Schritt 2: Erstellen eines Geschäftsplans

Wenn Ihre Konferenz nicht von einem Stipendium oder einer Organisation finanziert wird, müssen Sie herausfinden, woher Ihr Geld kommt und wofür es verwendet wird. Der erste Teil dieser Gleichung, die Einnahmen, sollte früh im Planungsprozess berechnet werden.

Um eine Konferenz für einen Preis zu setzen, müssen Sie eine Vorstellung davon haben, was Sie den Teilnehmern anbieten möchten. Ihre Reiseroute und Sprecher werden der Verkaufsfaktor für potenzielle Registranten sein.

Schritt 3: Vergleich von Veranstaltungsorten und Dienstleistungen

Nachdem Sie eine genauere Vorstellung davon haben, wann Ihre Konferenz stattfinden wird und wie viele Personen Sie besuchen möchten, können Sie beginnen, nach einem geeigneten Ort einzukaufen. Denken Sie daran, dass Ihre Auswahl an Veranstaltungsort auch Ihre Catering- und Audio-/visuellen Kosten bestimmt. Dies liegt daran, dass die meisten Konferenzzentren und Event-Hotels von Ihnen erforderlich sind.

Die meisten Konferenzen müssen für Gäste, die von außerhalb der Region reisen. Diese Notwendigkeit schafft einen weiteren Satz von Überlegungen, um die Entscheidung Ihrer Veranstaltungsort zu berücksichtigen.

Schritt 4: Rekrutierung und Verwaltungsregistranten

Selbst die beliebtesten Konferenzen müssen ihre Veranstaltung effektiv vermarkten, um jeden Sitzsitz im Haus zu besetzen. Die Teilnahme ist der wichtigste Faktor für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Gute Anwesenheitszahlen bringen Einnahmen- und Sponsoring -Möglichkeiten mit sich. Und je mehr Personen Sie registriert haben. Kurz gesagt, wenn Sie eine Menge zeichnen können, wird alles andere viel einfacher.

Die Verwaltung der Registrierung wird schwieriger, wenn Ihre Veranstaltung an Größe wächst. Hier kann ein Online -Registrierungssystem Ihnen helfen, die Zahlungen zu verfolgen, Zahlungen zu verarbeiten und Daten zu organisieren.

Schritt 5: Planen vor Ort Details

Nachdem Sie die Geschäftselemente der Konferenz organisiert und implementiert haben, können Sie schließlich über die Details vor Ort nachdenken. Dazu gehört, wie die Teilnehmer durch die Konferenz navigieren, die allgemeine Anordnung jedes Raums und die Verteilung von Lebensmitteln und Getränken. Dies ist der Teil der Planung einer Konferenz, die die meisten Menschen mit der Veranstaltungsplanung in Verbindung bringen. Der beste Weg, alle Details zu koordinieren, besteht darin, durch Ihre Reiseroute zu gehen, wie es Ihre Gäste tun würden. Stellen Sie sich vor, wie sie an jedem Punkt des Tages denken und handeln werden, um Probleme zu lösen, bevor sie auftreten.

Schritt 6: Tipps zur Ausstellung Management

Konferenzen verfügen normalerweise über einen Ausstellungsbereich oder ein Kongressboden, in dem Sponsoren und Anbieter Raum für ihre Produkte mieten. Dies kann eine sehr lukrative Gelegenheit für Ihre Konferenz sein, wenn Sie alles gut organisieren. Beachten Sie jedoch, dass ein Ausstellungsbereich sowohl Zeit als auch Ressourcen erheblich verpflichtet ist. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Anforderungen mehrerer Anbieter verwalten, bevor Sie sich für dieses Format verpflichten.