Stakeholder Management Plan

Im Projektmanagement ist ein Stakeholder -Management -Plan ein formelles Dokument, in dem dargelegt wird, wie Stakeholder im Projekt beteiligt sein werden. Ein Stakeholder ist eine Person oder Gruppe, die ein berechtigtes Interesse an dem Projekt hat. Durch den Nachdenken, wann und wie Stakeholder involviert sein werden, kann ein Projektteam die positiven Auswirkungen der Stakeholder auf das Projekt maximieren.

Was sind Stakeholder??

Stakeholder können intern und außerhalb der Organisation sein. Beispiele für interne Stakeholder sind Führungskräfte und Geschäftseinheiten wie Buchhaltung und Informationstechnologie. Geschäftsbereiche haben in der Regel Vertreter des Projektteams. Externe Stakeholder können Interessengruppen, Unternehmen und Bürgerorganisationen sein. Es ist selten, dass externe Stakeholder im Projektteam vertreten sind. Für Agenturen mit der Aufsichtsbehörde sind die von ihnen regulierten Industrien in der Regel die wichtigste externe Stakeholder -Gruppe für jedes Projekt. Wenn ein Stakeholder vom Projektteam identifiziert wird, sollte dieser Stakeholder im Stakeholder Management Plan in Betracht gezogen werden.

Es ist unpraktisch, dass ein Projektteam aus Mitgliedern besteht, die jede Stakeholder -Gruppe vertreten. In vielen Fällen ist es unmöglich. Das Projektteam benötigt jedoch Input und Buy-In von Stakeholdern, damit das Projekt erfolgreich ist. Zum Beispiel möchte eine staatliche Organisation ihr am häufigsten verwendeten proprietären Softwareprogramm komplett überarbeiten und modernisieren. Fast jeder in der Organisation nutzt das Programm in irgendeiner Weise. Jeder Benutzertyp kann nicht direkt im Projektteam vertreten werden. Daher entwickelt das Team Wege, um Input von Stakeholdern zu sammeln, und entscheidet sich für Möglichkeiten, die Stakeholder über den Status des Projekts zu informieren. Diese Methoden zum Sammeln von Input- und Kommunikationsstrategien sind im Stakeholder -Management -Plan dokumentiert.

Stakeholder gegen Kommunikationsplan

Es kann zu einem erheblichen Überblick zwischen dem Stakeholder-Managementplan und dem Kommunikationsplan eines Projekts bestehen. Ihre Funktionen sind sehr ähnlich. Ein Stakeholder -Management -Plan ist insofern breiter, als er die Eingabe für das Projekt ermöglicht und die Ausgaben umrichtet. Ein Stakeholder -Management -Plan ist insofern enger, als er nur diejenigen mit unverfallbaren Interessen angeht, während ein Kommunikationsplan ein breiteres Publikum beinhalten könnte.

Evolution

Der Stakeholder -Managementplan wird in der Regel vom Projektmanager aufbewahrt. Im Verlauf eines Projekts überprüft der Projektmanager den Stakeholder -Managementplan und bringt ihn regelmäßig an das Projektteam zurück, um Aktualisierungen zu berücksichtigen. Ein Projekt kann in der Mitte seiner Zeitleiste ganz anders aussehen als in der Planungsphase. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Leitdokumente eines Projekts geändert werden, wenn die Umstände erforderlich sind.

Beispiel

Hier ist ein Beispiel dafür, wie sich ein Stakeholder -Managementplan im Laufe eines Projekts ändern kann. Eine staatliche Agentur beginnt ein Regelwerksprojekt. Der Projektsponsor und der Projektmanager haben zu Beginn eine Liste von Stakeholdern, die in den Stakeholder Management Plan eingesetzt werden können. Eine der ersten Aufgaben des Projektteams ist es, den Plan auszudrücken. Nach einigen Monaten identifiziert ein Projektteammitglied einen Stakeholder, an den niemand zu Beginn des Projekts gedacht hat. Der Projektmanager fügt den neuen Stakeholder in den Plan hinzu und ruft ein Projektteam -Meeting an, um zu diskutieren, wie man den neuen Stakeholder einbezieht. Sobald das Team entscheidet, was zu tun ist, wird der Projektmanager den Projektsponsor informieren.

Der Stakeholder -Managementplan ist ein lebendiges Dokument. Wenn sich das Projekt ändert. Mit einem flinkeren Stakeholder -Managementplan kann ein Projektteam die Input und Feedback von Stakeholdern angemessen sammeln und diese Stakeholder auf dem Laufenden halten.