Seminarplanungs -Checkliste

Das Seminar ist vielleicht die häufigste Veranstaltung, die Planer organisieren werden. Und die meisten Seminare sind entweder als 1/2 Tag oder an einem ganzen Tag geplant. Für diejenigen, die eine Checkliste für die Planung eines Seminars erstellen möchten, bietet Folgendes eine hochrangige Struktur für die Planung und Ausführung eines Seminars.

Und für diejenigen, die eine mehrtägige oder mehrere Session-Konferenz planen, sollten Sie einen ähnlichen Ansatz verfolgen. Ihre Seminarplanungs -Checkliste wird jedoch länger sein.

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Bestätigen Sie den Zweck des Ereignisses

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Stellen Sie vor der Durchführung von Forschungsarbeiten zur Auswahl der Veranstaltungsort sicher, dass Sie mit den grundlegenden Zielen der Veranstaltung vertraut sind:

• Wer ist das Publikum??
• Was ist das Thema des Seminars??
• Wo sollte es gefunden werden??
• Warum werden die Leute teilnehmen??
• Was ist die Agenda des Seminars??

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Überprüfen Sie den Handbuch für Ereignisspezifikationen der Apex -Ereignisse

Der Kongressindustrierat hat eine Reihe von Tools eingerichtet, die als hervorragende Quelle für Best Practices angesehen werden sollten, die dem Event- oder Meeting -Planer helfen, die Details für Planungsereignisse zu verfolgen. Mit kostenlosen Download -Tools hilft es jedem Veranstaltungsplaner, eine Liste relevanter Details zu erstellen. Dies schließt, aber nicht beschränkt auf:

• Ereignisprofil (Datum, Zeiten, Ort, Kontakte usw.)
• Veranstaltungsorganisator/Host -Kontaktinformationen
• Lieferantenkontaktinformationen
• Teilnehmerprofil
• Raum benötigt
• Nahrungsmittel und Getränke
• A/V -Anforderungen
• Funktion/Raumaufbau

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Erstellen Sie ein Ereignisprofil

Sobald ein Planer einige der grundlegenden Fragen zur Veranstaltung hat, ist es an der Zeit, mögliche Orte für das Treffen zu erforschen. Es ist wichtig, eng mit dem Veranstalter/Host zusammenzuarbeiten, um die Art des Veranstaltungsortes zu bestimmen und das Seminar sowohl für den Organisator als auch für den Gast am bequemsten zu sein (die Liste der Ideen kann endlos sein):

• Lokales Hotel
• Lokale Konferenzeinrichtung
• Privater Restaurantflächen
• Private Club Museum/Kunstgalerie

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Umriss -Seminarbedürfnisse und Vorschläge für Veranstaltungsort.

Die meisten Veranstaltungsorte liefern gerne eine Schätzung für ein mögliches Seminar. Der Catering- oder Verkaufskontakt benötigen die folgenden BEO -Informationen:

• Mögliches Datum für die Veranstaltung
• Anzahl der Teilnehmer
• Stil des Zimmer-Setups (Klassenzimmer, U-Form usw.)
• Zeit des Ereignisses (Konto für ein Setup/Abreißen)
• Anforderungen an Lebensmittel und Getränke
• A/V -Anforderungen (einschließlich Bildschirme, Mikrofone usw.)
• Raumeinrichtung

Spitze: Mieten Sie einen A/V -Techniker, der sich Ihrer Veranstaltung vom Hotel ausgewiesen hat.

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Bestätigen und/oder entwickeln Sie die Agenda

Es ist wichtig, dass der Veranstaltungsplaner eng mit dem Veranstalter/Host zusammenarbeitet. Der Veranstaltungsplaner muss bereit sein, den Plan anzupassen und eng mit dem Veranstaltungsort zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.

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Bestätigen Sie die Beo -Vereinbarung

Sobald der Planer die gezielte Anzahl von Teilnehmern und die logistischen Anforderungen für das Seminar kennt, sollten er den Veranstaltungsraum und die damit verbundenen Anforderungen sichern. Die meisten Vereinbarungen sollten dem Planer die Möglichkeit geben, die Anforderungen an die Lebensmittel- und Getränke bis zu einer bestimmten Anzahl von Tagen vor der Veranstaltung zu reduzieren/zu erhöhen. Viele Vereinbarungen werden jedoch begrenzt, wie viel sie einer Gruppe ermöglichen, Mengen zu reduzieren. Schätzen Sie also gut ab.

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Erstellen Sie Ereigniskommunikation und Materialien

Dies ist ein Artikel, mit dem einige Planer möglicherweise beteiligt sein, während andere möglicherweise nicht. Im Wesentlichen sind einige Besprechungsplaner für jede der folgenden verantwortlich:

• Erstellen von Ereigniseinladungen
• Druckagenda und anderes Material
• Sichern von Geschenken/Verlosungen der Teilnehmer sicherstellen
• Namensabzeichen produzieren
• Schifffahrtsbeschilderung und Anzeigen

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Arbeiten Sie eng mit dem Event -Host zusammen, um die Logistik abzuschließen

Vor der Veranstaltung gibt es einige wichtige Schritte, die ein Besprechungsplaner vor der Veranstaltung abgeschlossen hat. Dies beinhaltet die Bestätigung der folgenden:

• Veranstaltungsredner
• Ereignis A/V -Anforderungen
• Event -Teilnehmer zählen
• Hostrollen und Verantwortlichkeiten
• Ereignismaterialbedürfnisse (mehrmals überprüfen)

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Event -Setup

Stellen Sie sicher, dass Sie Zeit im BEO -Zeitplan für die Ereignisanlage zu sich nehmen. Es wird empfohlen, ungefähr zwei Stunden vor der Veranstaltung anzukommen.

Spitze: Wenn das Seminar am Morgen geplant ist, bitten Sie den Verkaufskontakt der Veranstaltungsort, dass Ihre Gruppe die Nacht zuvor einrichten kann (lassen Sie jedoch nichts Wertvolles auf der öffentlichen Website).

Alle Veranstaltungsmaterialien, Handouts, Beschilderungen, Anzeigen, Geschenke, Registrierungstische, Namenszeichen und mehr müssen für die Veranstaltung bereit sein.

Warnung: Die Redner ändern manchmal die Folien in der Nacht zuvor und stellen neue Präsentationen bereit, die 10 Minuten vor dem Ereignis zum PowerPoint hinzugefügt werden müssen.

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Ereignisausführung

Nachdem Sie sich vorbereitet haben, ist es Zeit für das Seminar. Erwarten Sie Folgendes:

• Einige Teilnehmer werden immer früh ankommen.
• Einige Teilnehmer werden immer spät ankommen.
• Es gibt häufig einen technischen Fehler.