Umfang, Risiko und Annahme im Projektmanagement

Der Bereich des Projektmanagements hat, ähnlich wie bei jedem anderen Fachgebiet, ein einzigartiges Vokabular mit Akronymen und speziellen Begriffen. Drei wesentliche Begriffe und Konzepte, die Sie enthalten müssen: 

• Umfang
• Risiko
• Annahmen

Es ist ein Überblick über diese drei wesentlichen Projektmanagementbegriffe und enthält Links und Vorschläge für zusätzliche Lektüre. 

Umfang

Im Projektmanagement ist SCOPE die Grenzen, die das Ausmaß eines Projekts definieren. Der Bereich beschreibt, was aufgrund der Projektinitiative an den Kunden geliefert werden soll.

Das Verständnis des Umfangs ermöglicht es dem Projektmanager und dem Projektteam, zu verstehen, was innerhalb oder außerhalb der Grenzen des Projekts liegt. Wenn etwas "nicht im Bereich" ist, wird es in der Planungsarbeiten des Projekts nicht berücksichtigt. Aktivitäten, die innerhalb der Grenzen der Umfangserklärung liegen. Wenn eine Aktivität außerhalb der Grenzen fällt, wird sie als „aus dem Zielfernrohr“ angesehen und ist nicht geplant.

Unabhängig davon. Stellen Sie sich als Beispiel vor, dass ein Kunde Sie gebeten hat, eine Website zu erstellen. Wenn Sie den Umfang (oder die Grenzen des Projekts festlegen), geben Sie die folgenden Elemente als In-Scope an:

• Site -Design- und Drahtmodelliagrammung
• Einrichtung eines Testbettes 
• Codierung an den zugelassenen Wireframe
• Grafikentwicklung für das Website -Thema
• Testen und Debuggen vor dem öffentlichen Aufenthalt der Website

Im Verlauf des Projekts fordert der Kunde Sie auf, einen Videoüberblick über das Unternehmen aufzunehmen. Das Video ist im Rahmen des Projekts nicht angegeben und ist daher nicht mehr in den Rahmen. Während Sie gerne die Videoarbeit für eine zusätzliche Gebühr erledigen, erfordert dies eine Überarbeitung des Umfangs sowie der Kosten- und Zeitschätzung für das Projekt. 

In Ermangelung eines klaren und vereinbarten Umfangsdokuments könnte das Problem des Videos zwischen Ihrem Team und den Vertretern des Kunden möglicherweise umstritten geworden sein. Eine klare Umfangserklärung ermöglichte es Ihnen, die Situation zu entschärfen und ordnungsgemäß mit einer Veränderung umzugehen. 

Wie bestimmen Sie also, was in oder aus dem Zielfernrohr ist?? Sie möchten zunächst alle Details des Projekts skizzieren, das Sie derzeit auf der Grundlage von Diskussionen mit dem Kunden oder dem Projektbesitzer kennen. Dann möchten Sie wichtige Annahmen treffen, die das, was in Betracht gezogen wird.

Annahmen

Irgendwann in Ihrem Leben wurde Ihnen wahrscheinlich gesagt: „Machen Sie niemals Annahmen.”Es ist jedoch eine alltägliche Aktivität, Annahmen im Projektmanagement zu treffen. Annahmen helfen Ihnen dabei, den Umfang und Risiken zu definieren und Ihre Schätzungen für Zeit und Kosten zu optimieren. Natürlich ist es wichtig, Ihre Annahmen zu dokumentieren und zu validieren. 

Betrachten Sie etwas Einfaches wie das Erstellen eines Buches. Nehmen wir an, Ihr Freund hat eine Idee für ein Couchtischbuch und hat Sie gebeten, das Projekt zu verwalten. Seine erste Anfrage ist ein Budget, damit er die Finanzierung sichern kann. Wenn Sie den Umfang definieren, ist es klar, dass Ihr Freund in vielen Details ungewiss ist, einschließlich Seitenzahl, Bildeinschluss, Deckungsstil und dem Gewicht des Papiers, das für die Seiten verwendet werden soll.

Da all diese Faktoren die Kosten und die Komplexität der Produktion beeinflussen, müssen Sie Annahmen über die Spezifikationen treffen und diese Annahmen als akzeptabel oder inakzeptabel für Ihren Freund validieren. Nach weiteren Diskussionen sagt Ihr Freund Ihnen, er plant, 50 Fotos in das Buch aufzunehmen. Sie können Ihre Annahme auf die 50 Bilder stützen oder erwarten, dass diese Zahl im Laufe der Zeit zunimmt. Sie können davon ausgehen, dass zwischen 75 und 90 Seiten mit Bildern liegen wird. 

Sie können sehen, wie sich auch Annahmen den Zeitplan direkt auswirken. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie leiten ein Projekt in einem Park, in dem ein Swing -Set errichtet wird. Bei der Einrichtung Ihres Projekts erhalten Sie das Budget und die zugewiesenen Teammitglieder, von denen einer für Materialien zuständig ist. Wenn Sie Ihren Zeitplan erstellen, fragen Sie die für Materialien verantwortliche Person, wenn der Zement eintreffen wird. Diese Person antwortet, dass er nicht sicher ist, wann der Zement eintreffen wird, aber dass er glaubt, dass es zwischen dem 1. Juni und dem 10. Juni sein wird. Wenn Sie Ihren Umfang und Ihren Zeitplan aufbauen, gehen Sie davon aus, dass der Zement spätestens am 10. Juni eintreffen wird. Dieses Beispiel zeigt zwei Vorteile für die Erstellung von Annahmen.

Der erste Vorteil besteht darin, dass die Annahme, den Zement spätestens am 10. Juni zu erhalten. Der zweite Vorteil besteht darin, dass die Person, die für Materialien verantwortlich ist. Es hat versehentlich eine wichtige Frist eingerichtet, damit das Projekt voranschreitet.

Annahmen zu machen, schafft Benchmarks, die während des Projekts häufig überarbeitet werden, um dem Projektteam beim Aufenthalt in den Umfang, pünktlich und im Budget zu helfen. Aber was passiert, wenn Annahmen falsch sind? Hier kommt das Risiko ins Spiel.

Risiko

Sobald Sie Ihren Umfang aufgebaut und die Annahmen identifiziert haben, die hinter dem Umfang und den Schätzungen liegen, sollten Sie mit der Bewertung von Risikobereichen beginnen. Das Risiko ist im Projektmanagement gleich wie in der realen Welt. Es ist eine Gefahr oder Chance, die Schaden verursachen kann.

Alle Projekte enthalten ein Risiko, und wenn Sie der Projektmanager oder Projektbesitzer sind, liegt es nicht nur in Ihrer Verantwortung, das Risiko vorwegzunehmen, sondern es ist auch Ihre Aufgabe, die potenziellen Auswirkungen dieser Risiken an das Projektteam zu vermitteln und sich darauf vorzubereiten, die Risiken zu mildern.

Das Risiko kommt in verschiedenen Graden. Manchmal kann das Risiko bedeuten, dass das Projekt etwas anders läuft oder eine kleine unerwartete Wendung nimmt. In einigen Fällen kann das Risiko jedoch zu katastrophalen Ergebnissen führen, die Ihr Projekt auf den Kopf stellen.

Verwenden wir das Spielplatzszenario aus dem obigen Zementbeispiel. Eine der Risiken ist, dass der Zement nicht bis zum angenommenen Datum vom 10. Juni ankommt. Was sind die potenziellen Auswirkungen dieses Risikos?? Alle folgenden Nachfolgeraktivitäten, die nach dem Gießen des Zements folgen, werden aufgrund dieses Problems verzögert. 

Risiken können auch positiv sein. Berücksichtigen Sie die Auswirkungen des Projekts, wenn der Zement früher als erwartet auftaucht. Dies erscheint zwar ein positives Ergebnis, erzeugt dennoch ein Problem für das Timing und die Sequenzierung aller anderen Schritte im Projekt. 

Projektmanager arbeiten mit ihren Projektteams zusammen, um potenzielle Risiken zu ermitteln und potenzielle Risiken zu identifizieren. Sie gehen den Prozess noch einen Schritt weiter und untersuchen die potenzielle Schwere des Risikos und seine Wahrscheinlichkeit des Auftretens. Darüber hinaus identifizieren sie diese Personen, die am besten geeignet sind, um zu ermitteln, wann das Risiko auftritt, und entwickeln vereinbarte Risikominderungspläne.

Viele Unternehmen haben detaillierte Risikovorlagen, die sie im Laufe der Zeit und aus Erfahrung mit anderen Projekten entwickelt haben. Einige Branchen haben Risikoprofile zusammengestellt, die als Ausgangspunkt für die Risikoanalyse verwendet werden. Viele Branchen praktizieren auch eine sehr detaillierte statistische Analyse für die Risikoplanung.