Rolle und Zweck einer Projektcharta

Eine Projektcharter beschreibt offiziell ein Projekt in einer Organisation. Es deckt den Umfang dessen, was das Projekt erreichen wird, sowie die beteiligten Personen, Meilensteine, Budget und mögliche Risiken ab. Viele Organisationen betrachten dieses Dokument als einen wesentlichen Bestandteil der Projektplanung-obwohl es nicht dasselbe wie ein Projektplan ist, da es nicht auf die Details der einzelnen Aufgaben innerhalb des Projekts eingeht.

Eine effektive Projektcharter kann Folgendes ausführen:

• Umrunden Sie den Projektumfang und die Ziele
• Stellen Sie sicher, dass Projektsponsoren und alle Stakeholder an einem Projekt ausgerichtet sind
• Seien Sie eine klare, einzelne Referenz für alle an einem Projekt beteiligten
• Helfen Sie den Projektsponsoren, die Stakeholder zu genehmigen, wenn noch ein Buy-In benötigt wird

Projektcharter können je nach Art von Projekt und Organisation variieren. Zu den Grundelementen gehören jedoch normalerweise der Projekthintergrund, die Stakeholder, das Budget, die Risiken und die Meilensteine,

Hintergrund des Projekts

Der erste Abschnitt einer Projektcharta bietet grundlegende Details wie den Namen des Projekts, die Projektsponsoren und der Manager und das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde.

Dieser Abschnitt erläutert auch den Zweck des Projekts. Sie können sich auf einen Business Case oder den Vertrag beziehen, der das Projekt antreibt. Es sollte sich befassen, warum dieses Projekt gestartet wurde: Löst es ein Problem für das Geschäft?? Spricht es einen neuen Trend an? Unterstützt es die strategische Ausrichtung des Unternehmens??

Stakeholder

Dies wird die Personen und Abteilungen beschreiben, die am Projekt beteiligt sind. Es wird nicht in die düstere Zeit jeder Aufgabe im Projekt eingehen, sondern die allgemeinen Rollen und Beteiligung anerkennen. Zum Beispiel können Sie die Hauptprojekt -Sponsoren, Lead -Projektmanager, Teammitglieder, alle ausgelagerten Arbeitnehmer oder Partner sowie gegebenenfalls Kunden auflisten. Größere Projekte listen möglicherweise nicht jede beteiligte Person auf, sondern können den Abteilungsvorgang für einen bestimmten Aspekt eines Projekts beachten.

Ziele

Hier beantworten Sie die Frage: „Woher werden wir wissen, wann wir fertig sind?„Es enthält das, was Sie erwarten, und wie Sie wissen, ob Sie dort bekommen haben. In einem Projekt zum Start eines Zeitaufzeichnungssystems für alle Abteilungen könnte das Ziel beispielsweise sein: „Alle Teams verwenden das Timsheet -System bis Ende des Jahres.”

Notieren Sie sich auch, wer dafür verantwortlich ist, dass Sie dieses Ziel erreicht haben. Es vermeidet Probleme am Ende des Projekts, bei dem plötzlich niemand bereit ist, die Arbeiten als vollständig zu unterschreiben.

Budget

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie möglicherweise nicht alle Details zu den Projektaufgaben, sodass Sie kein vollständiges und detailliertes Projektbudget zusammenstellen können. Sie können jedoch alle Budgetbeschränkungen oder die hohe Schätzung der erwarteten Kosten feststellen.

Risiken

Alle Projekte haben Risiken. Dieser Abschnitt des Projektcharters bildet die frühe Version Ihres Projektrisikoprotokolls. Dokumentieren Sie alle Risiken, die Sie zu diesem Zeitpunkt kennen, damit das Managementteam sehen kann, was sich auf das Projekt in Zukunft auswirken könnte.

Meilensteine

Wenn Sie wissen, dass die Meilensteine ​​auf hohen Ebenen sie in die Projektcharter in diesem Abschnitt enthalten. Zumindest sollten Sie geschätzte Projektstart- und Enddaten einschließen. Sie sollten auch Drop-Dead-Daten oder irgendetwas in den Verträgen, mit denen Sie arbeiten, auflisten. Sie können diese Meilensteine ​​später in Ihr Gantt -Diagramm übertragen, wenn Sie einen detaillierteren Projektplan zusammenstellen.

Projektmanager -Autoritätsniveaus

Wenn es nicht klar ist und woanders dokumentiert ist, lohnt es sich, einen Abschnitt in die Charta darüber aufzunehmen, was der Projektmanager tun kann, ohne sich weiter von jemandem zu melden, der mehr älter ist. Es bezieht sich im Allgemeinen auf die Toleranzniveaus auf das Budget und die Zeitskalen und würde wie folgt ausgedrückt: „Der Projektmanager hat eine Toleranz von 10% gegenüber dem Budget und eine Toleranz von 5% im Zeitplan. Jede Abweichung über diesen genehmigten Grenzen muss vom Projektsponsor unterzeichnet werden.”

Sie können diesen Abschnitt erweitern, um anzugeben, welche Behörde der Projektmanager bei der Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern aus dem Projektteam hat.

Genehmigung der Projektcharta

Der letzte Abschnitt der Projektcharta ist der Abschnitt Zulassungsabschnitt. Der Projektmanager und der Projektsponsor (oder die Person, die die Arbeit gestartet hat, wenn ein längerfristiger Sponsor noch nicht ernannt wurde) sollte das Dokument unterschreiben und datieren. Heute ist dies wahrscheinlich per E -Mail. Halten Sie also eine Kopie der E -Mail -Autorisierung in Ihren Projektdateien, falls Sie sich darauf verweisen müssen.