Antrag auf Vorschlag (RFP)

Wenn eine komplexe Geschäftsanforderung definiert wurde, ist ein Unternehmen bereit, einen Anbieter zu finden, um die Anforderungen zu erfüllen. Der erste Schritt bei der Suche nach einem Anbieter besteht darin, eine Anfrage zum Vorschlag zu erstellen und zu senden (RFP). Das RFP -Dokument sollte alle Aspekte der Geschäftsanforderung ausführlich enthalten und das, was das Unternehmen von einem potenziellen Anbieter verlangt, um die in der RFP festgelegten Anforderungen zu erfüllen. Der Anbieter wird ein Angebot erstellen, das auf seinem Verständnis der im RFP festgelegten Anforderungen basiert, und die konkurrierenden Angebote werden bewertet, um entweder die Auswahl des Siegeranbieters oder eine kurze List von Anbietern zu erstellen, die dann Präsentationen an das Unternehmen abgeben werden.

Definieren der Anfrage nach Vorschlagsdokument

Das RFP -Dokument ist entscheidend, um einen Anbieter zu erhalten, der die Geschäftsanforderungen eines Kunden erfüllen kann. Wenn das Dokument fehlerhaft ist, entweder durch mehrdeutige Anforderungen, fehlende Anforderungen oder unangemessene Anforderungen an den Anbieter, führt der RFP. Anbieter sind nicht verpflichtet, an jedem RFP, den sie erhalten, Angebote abzugeben, und selbst wenn sie die RFP -Anforderungen erfüllen könnten, haben sie möglicherweise nicht die Fähigkeit, die Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen. Der spätere wird häufig gefunden, wenn ein Kunde RFPs an kleinere Anbieter sendet.

Jeder RFP unterscheidet sich aufgrund der definierten Anforderungen und den spezifischen Bedürfnissen des Kunden. Selbst innerhalb desselben Unternehmens kann ein RFP. Bei einigen RFPs kann sich der Schwerpunkt auf dem Preis befinden, während sich andere auf Lieferzeiten oder die Qualitätsanforderungen für die erforderlichen Artikel konzentrieren können.

Spezifische Funktionen des RFP -Dokuments

Es gibt einige Funktionen des RFP -Dokuments, die erforderlich sind. Beispielsweise sollte jeder RFP über ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit verfügen. Wenn nach diesem Datum Angebote eingereicht werden, sollten sie verworfen werden. Wenn ein Anbieter kein Angebot rechtzeitig abgeben kann, kann dies auf ein mögliches Problem mit der Organisation und möglicherweise zu Lieferproblemen hinweisen.

Der Kunde muss jedoch Anbietern angemessen Zeit geben, um ein Angebot abzugeben. Wenn die Anforderungen besonders komplex sind, müssen Anbieter möglicherweise ein Antwortteam zusammenstellen, um die Anforderungen in Bereiche, die sie verstehen können. Wenn die im RFP definierte Zeitleiste zu kurz ist, können Antworten überstürzt werden und Anbieter können an der Komplexität des Projekts erraten, anstatt es vollständig zu verstehen. Dies führt zu ungenauen Angeboten und einem verschwendeten RFP -Prozess.

Das RFP -Dokument sollte den Prozess angeben, wenn Anbieter zusätzliche Fragen zu den im RFP angegebenen Anforderungen haben. Anbieter dürfen den Kunden nicht anrufen, da dies dazu führen kann, dass ein Anbieter zusätzliche Informationen erhalten, die ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Es ist besten. Dies gewährleistet eine Fairness im Ausschreibungsverfahren.

Ein RFP -Dokument muss auch eindeutig das Format angeben. Wenn dies nicht klar definiert ist, werden Antworten gesendet, die sich in verschiedenen Formaten befinden, und es wäre unmöglich, die Angebote des Anbieters zu vergleichen. Das Antwortformat sollte identifizieren, was aus dem Anbieter in jedem Abschnitt erforderlich ist, z. B. Referenzen, Lebensläufe potenzieller Teammitglieder, ein Dokument mit den Anbietern, die die Anforderungen verstehen, und ein Format für die Preise. Wenn jeder Anbieter das richtige Antwortformat hält, wird dies zu einem Vergleich der Gebote erleichtert.