Aufzeichnungen der Vermieter sollten Steuern aufbewahren

Einer der großen Vorteile eines Vermieters sind die Steuerabzüge, die Sie ausnutzen können. Diese Abzüge können jedoch kompliziert sein. Daher ist es wichtig, dass Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle wichtigen Dokumente, Einkommen und Ausgaben während des gesamten Jahres führen. Wenn Sie organisiert und die richtigen Dokumente behalten, können Sie Ihre Abzüge maximieren und Stress reduzieren.

Vier Gründe, Aufzeichnungen zu führen

1. Dies erleichtert es viel einfacher, Ihre Steuern einzureichen.
2. Wenn Sie alles aufgezeichnet haben, hilft Sie dabei, Abzüge zu verpassen, wodurch Sie Geld sparen können.
3. Es wird Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Sie genaue Ansprüche einreichen. Anstatt zu erraten: „Ich glaube, ich habe diesen Auftragnehmer 1.000 US -Dollar bezahlt“, indem Sie schnell eine Tabelle hochziehen, wissen Sie, dass Sie ihm am 17. Juli 850 US -Dollar bezahlt haben.
4. Falls Sie geprüft werden oder der IRS Fragen zu Artikeln zu Ihrer Steuererklärung hat, haben Sie den Beweis, Ihren Anspruch zu sichern. Wenn Sie diese Dokumentation nicht haben, werden Sie Zeit und Geld verbringen, um den Beweis zu finden. Schlimmer noch, wenn Sie nicht in der Lage sind, eine Quittung zu finden, wird Ihre Forderung nicht geehrt und Sie müssen möglicherweise sogar zusätzliche Steuern und Strafen zahlen.

Welche Aufzeichnungen sollten Sie im Auge behalten?

Die kurze Antwort lautet: Sie sollten alles im Auge behalten. Das IRS ist bekannt für die Prüfung kleiner Unternehmen, insbesondere für solche, die in aufeinanderfolgenden Jahren einen Verlust aufweisen. Darüber hinaus verstehen viele IRS -Vertreter die Steuernuancen, die für Immobilieninvestoren gelten. Sie müssen Beweise haben, wenn der IRS eine Ihrer Artikel in Frage stellt oder selbst im täglichen Geschäftsverlauf, wenn jemand versucht, eine Zahlung in Frage zu stellen.

Die beiden Arten von Datensätzen, die Sie aufbewahren müssen, sind dauerhafte Aufzeichnungen und kurzfristige Aufzeichnungen.

Permanente Aufzeichnungen

Was sind einige Beispiele für dauerhafte Aufzeichnungen? Dies sind Dokumente, die Sie auf unbestimmte Zeit behalten möchten, und werden für Sie weit über das aktuelle Steuerjahr hinaus relevant und wertvoll sein, z. B.:

• Alle Mietermietverträge
• Jegliche Art von Rechtsdokumenten - Geldstrafen, Inspektionsberichte, Gerichtsauftritte
• Jede Art von Genehmigung, die Sie auf dem Grundstück herausgenommen haben
• Alles, was Sie abwerten würden, wie Eigentum oder Verbesserungen
• Wenn Sie Ihr Unternehmen als LLC, LP, S Corporation oder andere gegründet haben, möchten Sie alle Aufzeichnungen in Bezug auf diese behalten
• Versicherungspolicen
• Darlehensdokumente wie Hypotheken
• Steuern der vergangenen Jahre
• Eigentumstitel/Tat

Kurzfristige Aufzeichnungen

Sie möchten alle Dokumente behalten, die Sie für wichtig genug halten, um Ihre Steuern mindestens fünf Jahre lang zu beanspruchen. Wie lange Sie sie danach halten, hängt von Ihrem Komfortniveau ab. Dies hilft Ihnen, falls Sie jemals geprüft oder verklagt werden.

Einige Beispiele für kurzfristige Aufzeichnungen sind alles, was als Einkommen oder als Aufwand für das gegebene Steuerjahr gilt, wie z

• Werbekosten für Ihr Unternehmen oder Ihre Immobilie
• Unterhaltungskosten wie Abendessen oder Mittagessen für aktuelle oder potenzielle Kunden
• Zinsen für eine Hypothek und Kreditkarten für die geschäftliche Verwendung gezahlt
• Rechts-/Berufsgebühren für Buchhalter, Anwälte, Versicherungsagenten und Makler
• Bürokosten wie Internetzugang, zweite Telefonleitung für Unternehmen, Bürovorräte, Abzug in Heimbüro, wenn Sie ein Home Office haben, das ausschließlich für Unternehmen verwendet wird
• Miete erhalten
• Reparaturen durchgeführt
• Sicherheitseinlagen erhalten: Wenn der Mietvertrag eines Mieters endet, wenn Sie einen Teil der Kaution haben, müssen Sie ihn als Einkommen aufzeichnen. Wenn Sie einen Teil davon für Reparaturen behalten, wird das Geld, das Sie für die Reparatur ausgeben
• Reisekosten für Unternehmen, wie z. B. Meilen, die für Mietaktivitäten gefahren sind
• Versorgungsunternehmen bezahlt
• Löhne an Mitarbeiter oder unabhängige Auftragnehmer gezahlt

Wie sollten Sie Ihre Platten verfolgen??

Sie sollten eine digitale Kopie (Computer) und eine Hardcopy (Papier) aller Ihre Datensätze aufbewahren.

Digitale Kopie

Sie möchten eine Tabelle oder ein Programm wie Quicken Miete Property Manager verwenden, um Ihre Einnahmen und Ausgaben im Auge zu behalten. Sie sollten dies tun, sobald das Einkommen eingeht oder der Aufwand auftritt. Sie möchten so viele detaillierte Informationen wie möglich einfügen:

• Datum
• Zeit
• Wem es bezahlt wurde oder wer dich bezahlt hat
• Art des Einkommens oder Aufwands
• Menge
• Sie können sogar angeben, wie es bezahlt oder anfallen wurde (Bargeld, Schecknummer, Kreditkarte, Zahlungsanweisung usw.)

Die Detailstufe hängt von der von Ihnen verwendeten oder erstellten Software ab. Einige Programme werden direkt auf Ihre Bankkonten verlinken und Ihre Einnahmen und Ausgaben für Sie erfassen.

Selbst wenn Sie ein günstigeres Programm auswählen oder Ihre Datensätze in persönlichen Tabellenkalkulationen aufbewahren, sollten Sie dennoch separate Datensätze für jede Eigenschaft, für jede Art von Aufwand und für separate Einkommensarten einrichten. Es geht darum, so viele Informationen wie möglich zum Zeitpunkt der Transaktion aufzuzeichnen, damit Sie in Zukunft leicht Finanzberichte erstellen können.

Sie sollten sie immer auf CD, auf einer externen Festplatte, in einer Cloud und sogar mit einer Papierkopie unterstützen. Sie sollten am Ende eines jeden Monats und/oder am Ende des Jahres ausgedruckt werden.

Hardcopy

Sie möchten sicherstellen, dass Sie eine Papierkopie Ihrer wichtigsten Dokumente haben. Wenn möglich, möchten Sie sie in einer Art Feuerschutzsystem oder in einem Safe -Abschluss aufbewahren. Wenn Sie nicht für alle Ihre Dateien einen groß genug finden, sollten Sie die wichtigsten behalten, z. B. die Titel der Eigenschaft in diesem Box. Kategorisieren Sie alles nach Jahr und sortieren Sie dann die Dateien alphabetisch, damit sie leicht zu finden sind.