Professionelle Telefonetikette

Die heutigen hoch entwickelten Telefonsysteme können Unternehmen für Unternehmen mit einem hohen Anrufvolumen leichter machen, aber dieselben Systeme sind für Anrufer, die nur mit einer Person sprechen möchten, oft frustrierend.

Wenn die Kunden endlich ein Mitglied Ihrer Mitarbeiter erreichen, ist es wichtig, dass die Person, die das Telefon beantwortet, Anrufer mit größter Höflichkeit behandelt. Einfach ausgedrückt: Behandeln Sie Ihre Anrufer auf eine Weise, die Sie bei einem Geschäftsanruf behandeln möchten. 

Hier finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie bei der Durchführung professioneller Telefoninteraktionen befolgen müssen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern helfen, eine Geschäftstelefonkultur in Ihrem Unternehmen zu erstellen.

Anrufe übertragen

Das Übertragen eines Telefonanrufs ist mehr als nur zu wissen, welche Tasten auf Ihrem Telefonsystem gedrückt werden müssen. Wenn Sie einen Anruf übertragen, weil Sie die Situation zu einem Vorgesetzten eskalieren müssen, sollten Sie sich mit dem Anrufer darüber im Klaren sein, was passiert und warum.

Wenn Ihr Telefonsystem dies zulässt, bleiben Sie in der Leitung und stellen Sie den Anrufer der nächsten Person vor, um sicherzustellen, dass der Anruf verbunden ist und der Anrufer respektiert ist. Fragen Sie vor der Übergabe, ob der Anrufer zusätzliche Fragen hat oder etwas weiter von Ihnen entfernt benötigt. 

Einen Anrufer in die Warteschleife platzieren

Wenn ein Anrufer auf Eis gelegt wird, scheint eine Minute für immer zu sein, egal wie angenehm die Musik Ihres Unternehmens sein könnte.

Versuchen Sie, auf eine Pause im Gespräch zu warten, bevor Sie den Anrufern mitzuteilen, dass Sie sie in die Warteschleife setzen. Vermeiden Sie es, Anrufer zu unterbrechen, wenn dies überhaupt möglich ist.

Stellen Sie sicher, dass sie verstehen, warum Sie sie auf Eis legen, und seien Sie ehrlich darüber, wie lange es dauern kann. Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten, und wenn sie nicht in der Lage sind, können Sie sie zurückrufen, anstatt sie zu bitten, Sie zurückzufordern.

Und versuchen Sie, Ihren Anrufer einfühlsam zu sein. Niemand mag es, auf Eis gelegt zu werden, also sei so höflich wie die Situation es erlaubt.

Einen Anruf beenden

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie möglicherweise einen Anruf beenden müssen, bevor der Anrufer fertig ist. Wenn ein Anrufer missbräuchlich ist oder eine unhöfliche oder bedrohliche Sprache verwendet, müssen Sie ein solches Verhalten nicht tolerieren.

Sag ihnen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Vorgesetzten solche Anrufe melden. 

Wenn Sie einen Anruf beenden müssen, weil ein Anrufer einfach langweilig ist (was häufiger der Fall ist), warten Sie auf eine Pause und versuchen Sie, die Dinge höflich zu beenden. Sie können so etwas sagen: "Es war schön, mit Ihnen zu sprechen, aber ich muss jetzt noch einen Anruf nehmen."

Fragen Sie, ob der Anrufer andere Fragen hat, bevor Sie die Person loslassen, aber stellen Sie sich klar, dass Sie den Anruf beenden. 

Erstellen individueller Voicemail -Grüße

Eine Voicemail -Begrüßung ist eine Aussage darüber, wer Sie sind und was Ihr Unternehmen schätzt. Eine kurze und abrupte Voicemail-Begrüßung erzeugt keinen guten ersten Eindruck, und ein langer, gezogener Gruß frustriert Anrufer.

Versuchen Sie, effizient auf den Punkt zu kommen: Geben Sie an, wer Sie sind, den Namen des Unternehmens und warum Sie den Anruf nicht beantworten können (außerhalb des Amtes, bei einem anderen Anruf, für einen bestimmten Zeitraum weg).

Sie müssen nicht zu viele Details angeben-gerade genug, damit der Anrufer weiß, dass er oder sie gehört wurde und dass Sie den Anruf zurückgeben werden.

Schreiben eines Skripts für einen automatisierten Begleiter

Das erste, was Ihre Kunden und Geschäftspartner hören, wenn sie Ihr Unternehmen anrufen.

Präsentieren Sie die nummerierten Optionen unter der Annahme, dass Ihr Anrufer mit dem Unternehmen nicht vertraut ist und Anleitung benötigt. Stellen Sie sicher, dass Anrufer wissen, dass sie diese Person jederzeit direkt erreichen können, wenn sie eine direkte Erweiterung für eine bestimmte Person haben. 

Versuchen Sie für alle anderen Anrufer, die bekanntesten Zahlen für jede Erweiterung zu verwenden ("Drücken Sie zum Beispiel für die Rezeptionistin"). Beschreiben Sie die Abteilung Vor Geben Sie die Nummer für den Kundenunterstützung an, drücken Sie fünf."

Schreiben eines automatisierten Begleitkripts für After-Hours oder geschäftliche Schließungen

Wenn Ihr Unternehmen nach einer bestimmten Zeit oder an den Wochenenden schließt und niemand Ihre Anrufer beantworten oder unterstützen kann, erstellen. Sagen Sie Ihren Anrufern im Voraus, dass das Geschäft geschlossen ist, und bitten Sie sie am Ende, zurückzurufen. Denken Sie daran, Ihre normalen Betriebsstunden einzuschließen. 

Eine professionelle Telefonnachricht hinterlassen

Voicemail ist ein Standardbestandteil nahezu jedem Telefonsystem für Business-Klasse und weiß, wie man eine professionelle Voicemail-Telefonnachricht hinterlässt, um die Beantwortung von Ein-Reflexionen in Ihrem Unternehmen positiv zu beantworten. Alle Mitarbeiter, die das Telefon als Teil ihres Jobs verwenden, sollten wissen, wie sie eine professionelle Telefonnachricht hinterlassen können.