Vorbereitung auf ein physischer Arbeiter Comp Audit

Wie viele Geschäftsinhaber fürchten Sie sich möglicherweise vor dem Gedanken an eine Prüfung für physische Arbeitnehmerentschädigungen. Die Aussicht auf ein Audit mag weniger entmutigend erscheinen, wenn Sie wissen, welche Aufzeichnungen der Versicherer benötigt, und sie im Voraus organisieren. Eine fortgeschrittene Vorbereitung von Ihrer Seite hilft sicherzustellen, dass das Audit schnell und reibungslos verläuft.

Planen des Audits

Wenn der Entschädigungsversicherer Ihres Arbeitnehmers eine physische Prüfung durchführt, sollte er Sie kurz nach Ablauf der Entschädigungsrichtlinie Ihres Arbeitnehmers per Brief oder Telefon informieren. Das Audit sollte für ein Datum geplant sein, das für Sie geeignet ist. Sie benötigen eine ausreichende Vorlaufzeit, um die erforderlichen Informationen zu sammeln. Fragen Sie den Versicherer nach einer Liste der Daten, die der Prüfer für das Audit benötigt. 

Beachten Sie, dass Ihr zugewiesener Prüfer möglicherweise ein Angestellter des Versicherers ist oder nicht. Einige Versicherer behalten eine interne Prüfungsabteilung mit ihren Mitarbeitern unterhalten. Andere lagern die Prüfungsfunktion an eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus. Der Prozess sollte gleich sein, unabhängig davon, ob ein Versicherer oder ein Auftragnehmer die Prüfung durchführen.

Datensätze, die Sie benötigen

Der Abschlussprüfer benötigt Finanzdaten für den Zeitraum, den die geprüfte Richtlinie abdeckt. Hier ist die Art von Informationen, die Sie möglicherweise zur Verfügung stellen:

• Buchhaltungsbuch
• Steuerformulare, insbesondere Formulare 941 und 944, Arbeitgeber Bundessteuererklärung (vierteljährlich bzw. jährlich)
• Aufzeichnungen über Barauszahlungen
• Zahlungen für Dienstleistungen von unabhängigen Auftragnehmern. Der Prüfer muss überprüfen, ob diese Arbeitnehmer nicht Ihre Mitarbeiter sind.
• Zahlungen für Dienstleistungen, die von Subunternehmern erbracht werden
• Versicherungsbescheinigung für jeden von Ihnen eingestellten Subunternehmer
• W-2 und 1099 Formen
• Stellenbeschreibung für jeden Arbeiter. Stellen Sie sicher, dass es die Pflichten des Arbeitnehmers genau beschreibt.
• Beschreibung Ihres Geschäftsbetriebs
• Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen für die Laufzeit der Richtlinie. Der Abschlussprüfer muss alle Lohnquellen überprüfen, die jedem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden (Gehalt, Boni usw.).
• Lohn- und Gehaltsabrechnungsbeschränkungen für leitende Angestellte, Partner, alleinige Eigentümer oder andere Schulleiter, die unter die Police abgedeckt sind
• Ihr Arbeitsblatt Ihrer Erfahrung bewerten Sie

Sobald Sie die erforderlichen Daten gesammelt haben, müssen Sie sie organisieren. Stellen Sie alle Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatensätze (wie W-2-Formulare, Zahlungsstubs und Überstundenaufzeichnungen) zusammen, damit die Informationen leicht zugänglich sind. Stellen Sie ebenso alle Informationen zu Subunternehmern, einschließlich Zahlungsbeträgen und Versicherungsbescheinigungen, an einem Ort. Ihre Bemühungen werden sich auszahlt und die Prüfung erleichtert und schneller erleichtert.

Treffen mit dem Auditor

Wenn der Wirtschaftsprüfer ankommt, leiten Sie ihn oder sie an einen ruhigen Ort, an dem die Person arbeiten kann, ohne gestört zu werden. Versuchen Sie, kooperativ zu sein und die Fragen des Abschlussprüfers so gut wie Sie zu beantworten. Wenn Sie einen vertrauenswürdigen Angestellten bitten, sich in Ihrem Namen mit dem Wirtschaftsprüfer zu treffen, stellen Sie sicher, dass er oder sie:

• kennt Ihr Geschäft gut
• versteht alle Phasen des Betriebs Ihres Unternehmens
• weiß, welche Aufgaben von jedem Mitarbeiter ausgeführt werden
• versteht die Arbeitnehmerentschädigungspolitik Ihres Unternehmens, einschließlich der Klassifikationen, die es enthält
• Versteht die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens, einschließlich der Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten, damit es Fragen des Abschlussprüfers beantworten kann

Wenn Ihr Unternehmen eine Buchhaltungsfirma außerhalb des Unternehmens einsetzt, um Ihre Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungsfunktionen zu übernehmen? NEIN! Ihr Buchhalter kann den finanziellen Aufzeichnungen, die der Auditor benötigt.

Was ist in der Gehaltsabrechnung enthalten?

Die Grundlage für die Entschädigungsprämien des Arbeitnehmers ist Vergütung (Gehaltsabrechnung) Der Geldwert der Dienstleistungen, die Ihre Mitarbeiter Ihrer Organisation anbieten. Ihr Versicherer berechnet Ihre Prämie, indem Sie eine Geschwindigkeitszeit Ihrer Vergütung multiplizieren und das Ergebnis durch 100 teilen. Die NCCI und einige staatliche Arbeitnehmerentschädigungsbehörden bieten eine schriftliche Definition von Vergütung. Während die Definition von Staat zu Staat unterschiedlich ist, enthält sie im Allgemeinen Folgendes:

• Bruttogehälter und Löhne, einschließlich rückwirkender Gehälter und Löhne
• Gesamtprovisionen, die von einem Arbeiter erhalten wurden, einschließlich aller gegen ihn
• Prämien einschließlich Aktienbonusplänen
• Urlaub, Urlaub und kranker Bezahlung
• Überstundenbezahlung. In den meisten Bundesstaaten wird das Überstundenlohn zum direkten Satz berechnet. Wenn der Stundensatz eines Arbeitnehmers beispielsweise 20 US.
• Zahlungen, die von Ihnen geleistet wurden, die sonst von den Mitarbeitern zurückgehalten worden wären, wie gesetzlich für soziale Sicherheit, Medicare oder einen Pensionsplan gefordert worden wäre
• Zahlung an Arbeitnehmer auf einer anderen Basis als der Zeitarbeit. Beispiele sind Stückarbeit, Gewinnbeteiligung oder Anreizpläne.
• Zahlung oder Zulagen für Handwerkzeuge oder Handwerkzeuge, mit denen Arbeiter ihre Jobs ausführen
• Mietwert einer Wohnung oder einem Haus, das einem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wurde. Auch der Wert anderer Unterkünfte und Mahlzeiten, die eine Arbeiterin im Rahmen seiner Bezahlung erhalten hat
• Zahlungen, die von der Bruttozahlung der Arbeitnehmer für Ruhestand, Cafeteria oder Sparpläne abgezogen werden
• Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter nicht versicherter Subunternehmer (siehe Kommentare unten)

Was ist von der Gehaltsabrechnung ausgeschlossen?

Die Bedeutung von Vergütung schließt in der Regel bestimmte Kosten aus. Während die Ausschlüsse von einem Staat zu einem anderen variieren, schließen die meisten Staaten Folgendes aus:

• Tipps und andere Trinkgelder, die von Mitarbeitern erhalten wurden
• Zahlungen des Arbeitgebers an Gruppenversicherung oder Pensionspläne
• Abfindungszahlung (außer für die Zeit funktioniert)
• Rabatte für vom Arbeitgeber gekaufte Waren
• Erstattete Geschäftskosten
• Für die aktive militärische Pflicht bezahlen
• Einheitliche Zulagen

Klassifizierungen

Eine der Hauptaufgaben eines Wirtschaftsprüfers besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen ordnungsgemäß klassifiziert ist. Um diese Einschätzung vorzunehmen, wird der Prüfer die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens überprüfen und dann feststellen, ob die Klassifikationen Ihrer Richtlinien angemessen sind.

Der Auditor beginnt normalerweise mit der Bewertung Ihrer Grundklassifizierung. Es ist die Klassifizierung, die Ihr Gesamtgeschäft am besten beschreibt. Es ist oft das gleiche wie das Regierungsklassifizierung, Welches ist die Klassifizierung, die die meiste Gehaltsabrechnung zugewiesen hat. Angenommen, Sie betreiben eine Maschinenwerkstatt. Einige Ihrer Mitarbeiter arbeiten mit Latten, während andere Bohrmaschinen oder Stempelmaschinen betreiben. Die von Ihren Mitarbeitern durchgeführten Aktivitäten variieren vom Arbeitnehmer zu Arbeitern, aber alle passen zu Ihrer grundlegenden Klassifizierung, Maschinenwerkstatt. Da der größte Teil Ihrer Gehaltsabrechnung an Maschinenwerkäter geht, ist Maschinenwerkstatt Ihre Leitungsklassifizierung.

Einige Mitarbeiter können Aufgaben ausführen, die separate Klassifikationen erfordern. Angenommen, Ihre Maschinenwerkstatt beschäftigt einen Angestellten, der seinen Job in einem beiliegenden Büro außerhalb anderer Arbeiter ausführt. Dieser Mitarbeiter wird wahrscheinlich eher dem Angestellten der Klassifizierung des Büros als Maschinenwerkstatt zugewiesen.

Die Arbeitnehmer -Kompensationsklassifizierungssysteme basieren auf komplexen Regeln, die für Versicherungsnehmer schwierig sein können, das zu verstehen. Wenn Ihr Wirtschaftsprüfer Ihr Unternehmen neu klassifiziert oder Ihre Prämie auf eine Weise berechnet, die Sie nicht verstehen, fragen Sie ihn oder sie um eine einfache Erklärung. Wenn Sie noch verwirrt sind, fragen Sie Ihren Agenten oder Broker um Hilfe.

Subunternehmer

Viele Staaten haben Gesetze, die den Auftragnehmern, die nicht versicherte Subunternehmer einstellen, Haftung auferlegen. Diese Gesetze gelten für Sie, wenn Ihr Unternehmen als Auftragnehmer tätig ist, und IT -Unteraufträge arbeiten an andere.

Nehmen wir beispielsweise an, dass Ihr Unternehmen ABC Construction einen Subunternehmer namen. Ein Mitarbeiter von P & J wird bei der Arbeit verletzt und versucht, die Vergütung von Arbeitnehmern von seinem Arbeitgeber zu sammeln. Der Arbeiter ist erfolglos, weil P & J keine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung gekauft hat. In den meisten Bundesstaaten kann der verletzte Arbeitnehmer nach der Entschädigungspolitik Ihres Arbeitnehmers Leistungen einholen.

Versicherer sind gesetzlich verpflichtet, verletzte Mitarbeiter von nicht versicherten Subunternehmern, die von ihren Versicherungsnehmern eingestellt wurden. Daher überprüft Ihr Wirtschaftsprüfer Ihre Steuerdokumente, einschließlich aller 1099 Formulare, die Sie an Subunternehmer ausgestellt haben. Er oder sie wird überprüfen. Wenn ein Subunternehmer keine Beweise für eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung vorgelegt hat, berechnet der Prüfer eine zusätzliche Prämie für den Versicherungsschutz des Auftragnehmers.

Die für einen nicht versicherte Subunternehmer geladene Rate hängt von der Art der Arbeit ab, die der Subunternehmer ausgeführt hat. Wenn der Subunternehmer beispielsweise Dacharbeit ausführte, wird die Rate für die anwendbare Dachklassifizierung verwendet. Die Rate wird auf alle oder einen Teil der Kosten der subkonstanzierten Arbeiten angewendet. Wenn das Geld, das Sie dem Subunternehmer gezahlt haben.

Auftragnehmer versus Subunternehmer

Wenn Ihr Unternehmen kein Auftragnehmer ist, sind Sie für Verletzungen verantwortlich, die von Mitarbeitern unabhängiger Auftragnehmer, die Sie einstellen? Die Antwort ist im Allgemeinen nein. Ein Auftragnehmer betreibt ein unabhängiges Unternehmen und ist dafür verantwortlich, seinen verletzten Mitarbeitern die Vergütung von Arbeitnehmern zu bieten.

Angenommen, Sie besitzen ein Einzelhandelsgeschäft. Sie mieten einen fabelhaften Bodenbelag, einen Fußbödenunternehmer, um einen alten Boden in Ihrem Geschäft herauszureißen und ihn durch einen neuen zu ersetzen. Sie skizzieren das gewünschte Ergebnis (eine neue Etage), und fabelhaft macht der Job. Ein fabelhafter Vorgesetzter überwacht die Arbeit, die Festlegung von Arbeitsplänen und diktiert, wie Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen. Wenn ein fabelhafter Mitarbeiter während der Installation Ihrer neuen Etage verletzt wird, ist fabelhaft (nicht Ihr Unternehmen) verpflichtet, Leistungen zu leisten.

Es gibt einige Situationen, in denen ein Unternehmen für Angestellte eines unabhängigen Auftragnehmers für Verletzungen haftbar gemacht werden könnte. Daher sollten Sie darauf bestehen, dass alle unabhängigen Auftragnehmer eine Versicherungsbescheinigung vorlegen, in der sie die Arbeitnehmerentschädigungsversicherung gekauft haben.