Planungs -Checkliste für kleine Veranstaltungen

Kleine Veranstaltungen haben viel mehr Flexibilität, wenn es um Möglichkeiten mit Veranstaltungsorten, Aktivitäten und Interaktion geht. Am Ende ist es einfach einfacher, mit den Bedürfnissen einer kleineren Gruppe zu arbeiten. Natürlich müssen die Planer immer noch kreativ werden, wenn Sie den Tag gut fließen möchten. Eine Checkliste wichtiger Details hilft dem Fluss des Ereignisses und gibt wertvolle Einblicke in das, was beim nächsten Mal besser funktionieren kann.

Beginnen Sie mit den Grundlagen

Die besten Ideen beginnen mit einer soliden Fundament. Daher ist es wichtig, den Rahmen Ihrer Veranstaltung zu errichten, bevor Sie zu weit nach vorne schauen. Dinge wie Daten, Zeiten und Reiserouten sollten abgeschlossen sein, bevor sie zu komplizierten Details übergehen. Nutzen Sie unbedingt die vielen kostenlosen Apps und Programme, mit denen Daten und erforderliche Anrufe verfolgt werden.

Wählen Sie den richtigen Veranstaltungsort

Es wird Ihnen leichter sind, einen Raum für eine kleinere Gruppe zu finden, aber die Kapazitätsschwellen sind enger. Wenn sich Ihre Veranstaltung von 50 Personen auf 100 erweitert, müssen Sie je nach Kapazität Ihres Veranstaltungsortes möglicherweise in einen größeren Raum ziehen. Im Allgemeinen ist es leichter, mit einer Not kleiner zu werden. Kaufen Sie also einen Raum, in dem Sie Ihre größte Anwesenheitsprojektion aufnehmen und nach Bedarf skalieren können, solange es das Budget nicht beeinflusst.

Karten Sie eine Marketingstrategie ab

Auch wenn Sie eine „kostenlose Veranstaltung“ veranstalten, müssen Sie diese auf eine Weise präsentieren, die Registrierungen leistet. Die Menschen möchten wissen, wie sie von der Teilnahme an dem Anlass profitieren und wie Sie Ihre Einladungen und Marketingmaterialien einsetzen können, kann einen großen Einfluss darauf haben, ob sie angezeigt werden oder nicht. Während Ihre Veranstaltung für Sie wahrscheinlich spannend klingt, besteht die wahre Herausforderung auch darin, andere zu begeistern.

Budget pro Person

Der einzige Nachteil der kleinen Veranstaltungen ist, dass sie normalerweise mehr pro Person kosten, da die Preise für Hotel- und Catering -Preise mit zunehmender Menge sinken. Um die Sache noch komplizierter zu machen, kann ein Rückgang der Zahlen um 20 Prozent für ein kleines Ereignis das Potenzial haben, Ihren Gruppenpreisstatus zu beeinflussen. In diesem Sinne möchten Sie die Kosten pro Person unter der am niedrigsten projizierten Anwesenheitszahlen budgetieren. Wenn Sie dies genau tun, steigt Ihre Gewinnspanne für jede Person, die Sie über die Projektion hinzufügen, tatsächlich erhöht.

Spielen Sie mit Ihren Stärken

Kleine Gruppen bieten mehr Möglichkeiten für organisierte Diskussionen. Nutzen Sie dies daher zu Ihrem Vorteil bei der Planung der Reiseroute. Es macht nicht viel Spaß, den ganzen Tag mit „gesprochen“ zu werden, weshalb viele kleine Veranstaltungen Gruppensitzungen oder Breakout -Optionen anbieten. Auch Gruppenprojekte können unter den richtigen Umständen integriert werden. Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Teilnehmer in den Dialog einbeziehen können, da dies die Aufbewahrungsrate jeder Präsentation erhöht.

Fügen Sie Q & A -Sitzungen und Feedback -Formulare ein

Der beste Weg, um Ihre nächste Veranstaltung zu planen, besteht darin, Feedback von Ihrem aktuellen Anteil anzuhören. Lassen Sie am Ende jedes Segments viel Zeit für Fragen. Sie können auch Fragen von Ihren Mitarbeitern aufstellen, um das Gespräch zu beginnen. Feedback -Formulare sind einfach genug, um in Ihre Informationspakete aufzunehmen. Stellen Sie jedoch sicher.

Fügen Sie Post-Event-Netzwerkmöglichkeiten hinzu

Eine gute Netzwerkfunktion kann allen Teilnehmern einen enormen Wert verleihen. Wenn Sie im Dialog zwischen den Teilnehmern effektiv waren, sollte jeder bis zum Ende des Tages etwas über einander wissen. Es hilft immer, bei einer Funktion wie dieser Lebensmittel zur Verfügung zu stellen, und Sie möchten möglicherweise sogar vor dem Tag der Veranstaltung Verpflichtungen einstellen. Wie sie sagen, zieht nichts eine Menge wie eine Menge.

Kleine Ereignisse haben das Potenzial, eine reiche und lohnende Erfahrung für alle zu sein, aber Sie müssen jede Minute mit dem Publikum planen. Die gute Nachricht ist, dass es jedes Mal einfacher wird, weil Sie genau verstehen, worauf Ihre Gäste hoffen.