Personaldateien Übersicht und Beispieldateirichtlinie

Eine Personaldatei ist eine gespeicherte Dokumentation der Arbeitgeber über die Geschichte und den Status des gesamten Beschäftigungsverhältnisses mit einem einzelnen Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber behält diese Beschäftigungsdokumentation aus drei Gründen in einer Personalatei bei.

• Als Arbeitgeber möchten Sie genaue Informationen praktisch und organisiert haben, wenn Sie aus irgendeinem Grund Zugriff auf die Informationen benötigen. Änderungen der Notfallkontakte, Mitarbeiteradressen, die Überprüfung von Leistungsbewertungen, Disziplinarschreiben, Arbeitnehmererkennung und Bewerbungsmaterialien für Beschäftigungsanmeldungen sind Beispiele für die Art von Informationen, auf die der Arbeitgeber schnell zugreifen möchte, um schnell zugreifen zu können.
• Der Arbeitgeber muss Dokumentation über Personalfragen wie Arbeitnehmerauswahl, Leistung, Arbeitsgeschichte, Entschädigungsrationale und interne Werbeanträge behalten, um nur einige zu nennen. Ein EEOC -Anspruch, eine Klage oder sogar die Notwendigkeit, das Fehlen einer Erhöhung oder Beförderung für einen Arbeitnehmer zu rechtfertigen, verlangt, dass der Arbeitgeber diese Art von Arbeitnehmerdokumentation gesammelt und behalten hat.
• Einige Arbeitnehmeraufzeichnungen sind von Bundes- oder Landesregierungen erforderlich, damit die Arbeitgeber behalten können. Die Organisation der Mitarbeiterinformationen in einer Personalatei ist sinnvoll für den Zugang sowie die rechtliche Einhaltung und Bereitschaft.

Arten von Personaldateien

Ein Arbeitgeber unterhält im Allgemeinen verschiedene Arten von Personaldateien, für geschäftliche Nutzung, zur Vertraulichkeit der Arbeitnehmer, für die medizinische Privatsphäre und für die rechtliche Einhaltung. Es gibt kein Gesetz, das besagt, wie viele Dateien ein Arbeitgeber verpflichtet ist, um zu halten. Die Gesetze decken den Zugriff des Arbeitnehmers auf Dateien und andere Personaldatei-Praktiken ab.

Es gibt jedoch viele Gesetze, und es gibt Best Practices für die Vertraulichkeit der Mitarbeiter, die den Inhalt von Personalakten regeln und wer Zugriff auf diese Informationen hat. Dies sind die Personalakten, die die meisten Arbeitgeber in den USA pflegen. (Die weltweiten Gesetze und Praktiken können unterschiedlich sein.)

• Personalakte: Dies ist die Hauptdatei für Mitarbeiter, die die Geschichte des Arbeitsverhältnisses enthält.
• Gehaltsabrechnungsdatei: Sie möchten eine separate Datei für alle Lohn- und Gehaltsabrechnungsfragen in Bezug auf Gehalt und Leistungen beibehalten. Sie möchten Ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsmitarbeitern nicht zu Personalinformationen zugreifen.
• Medizinische Datei der Mitarbeiter: Das Gesetz über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Bundesversicherungen von 1996 von 1996 (HIPAA) verpflichtet Arbeitgeber, die Krankenakten der Mitarbeiter als vertraulich zu schützen. Viele Arbeitgeber halten diese Dateien in einer Dateischublade in einem verschlossenen Schrank gesperrt.
• I-9-Mitarbeiterformulare: Sie müssen eine separate Datei für alle Mitarbeiter (nicht pro Mitarbeiter) I-9-Formulare unterhalten, da Sie keine Regierungsangestellten möchten, die befugt sind, diese Formulare unter verschiedenen Umständen zu überprüfen und Ihre wichtigsten Personaldateien mit vertraulichen Mitarbeitern durchzusehen.

Mitarbeiterzugriff auf Personalateien

Mitarbeitern dürfen den Zugang zu ihren Mitarbeitern im Rahmen der Anleitung und der Aufsicht des Personalpersonals auf ihre Mitarbeiterpersonalakten zulassen. Mitarbeiter von Arbeitnehmern werden als Eigentum des Arbeitgebers angesehen, der die Verantwortung hat, sie zu pflegen und zu schützen.

Beispielpersonal -Dateirichtlinie

Im Folgenden finden Sie eine Beispielpersonal -Dateirichtlinie für die Verwendung in Ihrem Unternehmen. Es werden die verschiedenen empfohlenen Dateien erörtert und die Zugriff auf jede Datei haben.

Beispielrichtlinie über Personalakten

Das Unternehmen unterhält drei Mitarbeiterdateien für jeden Mitarbeiter.

Personalakten

Für jeden Mitarbeiter von (Ihrem Firmennamen) wird eine Personaldatei verwaltet (Ihr Firmenname). Diese Personaldateien enthalten vertrauliche Dokumente und werden vom Personal des Personals verwaltet und verwaltet.

Der Zugriff auf diese Datei ist auf Personalmitarbeiter beschränkt und geht davon aus.

Zu den typischen Dokumenten in einer Personaldatei gehören die Beschäftigungsanwendung, ein familiäres Notfallkontaktformular, dokumentierte disziplinarische Aktionshistorie, ein Lebenslauf, ein Mitarbeiterhandbuch und die Erledigung von Blättern, aktuelle personenbezogene Daten und schriftliche Leistungsbewertungen.

Nicht alle Personaldateien enthalten dieselben Dokumente, aber jede Personaldatei enthält einige Dokumente, die gleich sind.

Gehaltsabrechnungsdateien

Lohn- und Gehaltsabrechnungsdateien werden ebenfalls gepflegt. Gehaltsabrechnungsdateien enthalten eine Geschichte der Jobs, Abteilungen, Abteilungen des Mitarbeiters und so weiter. Der Zugriff auf die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei ist auf die entsprechende Buchhaltung und Personalpersonal beschränkt.

Medizinische Datei der Mitarbeiter

Eine medizinische Mitarbeiterdatei wird ebenfalls verwaltet. Der Inhalt der medizinischen Datei steht niemandem außer der Personalbeamten und dem Mitarbeiter zur Verfügung, dessen Aufzeichnungen in der Datei aufbewahrt werden. Bei Ihrem Firmennamen) erhalten medizinische Dateien den höchsten Grad an sicherer Speicherung und Vertraulichkeit.

Mitarbeiterdateien anzeigen

Ein Mitarbeiter kann seine Personalakte sehen, indem er sich während der normalen Geschäftszeiten an eine Personalmitarbeiter wendet. Personalmitarbeiter vereinbaren einen Termin, bei dem der Mitarbeiter den Inhalt seiner Datei anzeigen kann. Kein Mitarbeiter darf ein Dokument aus seiner Personalakte ändern oder entfernen, die in Anwesenheit einer Personalmitarbeiter angesehen werden muss.

Fragen oder Bedenken hinsichtlich des Personaldateiinhalts und des Zugriffs

Wenn Sie Fragen oder Bedenken hinsichtlich des Inhalts der empfohlenen Dateien oder Ihrer Möglichkeit haben, auf sie zuzugreifen, wenden Sie sich bitte an ein Mitglied des Personalmitarbeiters,

Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass die angegebenen Informationen zwar maßgeblich sind, aber nicht für Genauigkeit und Rechtmäßigkeit garantiert sind. Die Website wird von einem weltweiten Publikums- und Beschäftigungsgesetz und Vorschriften von Staat zu Staat und Land zu Land gelesen. Bitte beantragen Sie Rechtshilfe oder Unterstützung durch staatliche, föderale oder internationale staatliche Ressourcen, um sicherzustellen, dass Ihre rechtliche Auslegung und Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Informationen stehen zur Anleitung, Ideen und Unterstützung.