Betrieb eines Beschaffungskartenprogramms

Die Beschaffungskarte oder P-Card handelt.

Es gibt eine Reihe verschiedener Beschaffungskartenprogramme; Einige betreffen nur die Verwendung von von Unternehmen zugelassenen Anbietern, während andere zulassen, dass jeder Anbieter verwendet wird. Die Einkäufe eines Mitarbeiter, der eine Beschaffungskarte verwendet. Viele negative Reaktionen über Beschaffungskartenprogramme richten sich ausdrücklich auf den Missbrauch der Karte durch Mitarbeiter aus. Die Vorteile von Beschaffungsprogrammen sind jedoch weitaus größer als die Risiken und Kosten, die mit dem Betrieb des Programms verbunden sind.

Vorteile von Beschaffungskarten

Die Regierung der Vereinigten Staaten stellte fest, dass Einkäufe unter 2.500 USD nur 2 Prozent der Gesamtausgaben der Regierung ausmachten, jedoch 85 Prozent für alle Einkäufe ausmacht. Da die Verwaltungskosten dieser kleinen Einkäufe häufig die tatsächlichen Dollarausgaben überschritten haben, nahm die Verwendung von Beschaffungskarten in vielen Regierungsabteilungen zu. Eine Regierungsbehörde, das Handelsministerium, schätzte, dass die Verwendung von Beschaffungskarten sie über 22 Millionen US -Dollar pro Jahr für die Verwaltungskosten und die Abnahme der Kaufabarbeitungszeit einspartte. Die Verwendung der Karten hat es den Kaufabteilungen ermöglicht, ihre Bemühungen auf 15 Prozent der gesamten Beschaffungsausgaben zu konzentrieren, die 98 Prozent der Gesamtausgaben ausmachen.

Implementierung interner Steuerelemente

Der Missbrauch von Beschaffungskarten ist Schlagzeilennachrichten, aber diese Missbräuche, insbesondere in Regierungsabteilungen. Trotzdem tritt Missbrauch auf, kann jedoch kontrolliert werden, indem geeignete interne Kontrollen implementiert werden, um Abfall und Missbrauch zu reduzieren.

Eine starke Managementrichtung ist für ein erfolgreiches Beschaffungskartenprogramm von entscheidender Bedeutung. Das Management sollte klar definieren, was die zulässigen Verwendungszwecke für die Karte sind, und definieren und verhängen Strafen für die Zahlung von Zahlungen, Betrug und Missbrauch. Natürlich müssen die Backoffice -Verfahren und -Ressourcen vorhanden sein, um die Kontrollen umzusetzen. Wenn nicht genügend Ressourcen vorhanden sind, um Beschaffungskartenverletzungen zu überwachen und umzugehen.

Wer bekommt eine Karte?

Ein weiteres negatives in Beschaffungskartenprogrammen zu sehen ist, dass Unternehmen glauben, allen ihren Mitarbeitern Karten zu geben, die Einkäufe tätigen. Das ist nicht der Fall; Eine Beschaffungskarte ausgestellt wird Vertrauen erhalten. Ein Unternehmen muss in der Lage sein, dem Benutzer der Karte zu vertrauen, da sie tatsächlich das Geld des Unternehmens ausgeben. Es sollte ein Genehmigungsprozess vorhanden sein, bei dem Mitarbeiter ausgewählt, geprüft und genehmigt werden müssen. Wenn ein Mitarbeiter einen schlechten Kredit hat, sollte er eine Beschaffungskarte für Unternehmen erhalten?

Ausgabengrenzen imposieren

Wie jede Kreditkarte sollte es für den Benutzer ein Kreditlimit geben. Kreditkartenunternehmen geben den Karteninhabern ein Limit, basierend auf ihrer Zahlungsfähigkeit. Für Beschaffungskarteninhaber sollten Unternehmen den Karteninhabern ein Ausgabenlimit geben, das für ihre Position und ihre wahrscheinlichen Ausgaben angemessen ist. Zum Beispiel kann eine Person, die als IT -Analyst beschäftigt ist. Die Ausgabenlimit für diesen Mitarbeiter sollte dies widerspiegeln, und er sollte keine Deckenausgabenlimit von 2.500 US -Dollar erhalten, die allen IT -Mitarbeitern erhalten werden kann. Die Ausgabengrenzen sollten regelmäßig überprüft werden.