Nonprofit Accounting Guide, was Sie wissen müssen

Die Rechnungslegungsaufgaben einer gemeinnützigen Organisation sind von gemeinnützigen Unternehmen abhängig. Die Buchhaltung kann für eine gemeinnützige Organisation schwierig sein, und wenn Sie es sich nicht leisten können, einen professionellen Buchhalter für die Verwaltung Ihrer Finanzen zu beauftragen. Dieser Leitfaden erfolgt durch die Grundlagen der Berücksichtigung von gemeinnützigen Organisationen, sodass Sie mit verfügbaren Ressourcen Ihr Bestes geben können.

Kennen Sie Ihre finanziellen Bedingungen

Bevor Sie in die Buchhaltung springen, ist es hilfreich, einige grundlegende Buchhaltungsbedingungen zu kennen, auf die Sie stoßen, auf die Sie stoßen werden. Beachten Sie, dass diese Begriffe eine etwas andere Bedeutung haben, wenn sie eher auf gemeinnützige Organisationen als auf gemeinnützige Unternehmen angewendet werden. Sobald Sie mit diesen grundlegenden Begriffen vertraut sind, können Sie die Rechnungslegungsbedürfnisse Ihres gemeinnützigen Unternehmens besser verstehen und Ihre Aktivitäten priorisieren.

• Vermögenswerte: Dinge, die Ihre gemeinnützige Organisation besitzt, wie Bargeld, Patente oder Büroausrüstung
• Verbindlichkeiten: Dinge, die Ihre gemeinnützige Organisation verdankt, wie Kredite oder Verbindlichkeiten
• Arten von Einnahmen: Alle Geld in Ihre gemeinnützige Organisation wie Spenden, Zuschüsse, Mitgliedsbeiträge, Investitionen, Tickets, Programmgebühren oder Servicegebühren
• Nettovermögen: Vermögen abzüglich Verbindlichkeiten. Nettovermögen kann auf zwei Arten klassifiziert werden: diejenigen mit Spenderbeschränkungen und ohne Spenderbeschränkungen

Diese Spenderbeschränkungen können weiter in drei Kategorien unterteilt werden:

1. Uneingeschränkt: Verwenden Sie diese Mittel für jeden Zweck, auch für den täglichen Betrieb. Zum Beispiel sind Spenden an Ihren jährlichen Fonds uneingeschränkt, was bedeutet, dass die Spender es der Organisation überlassen, zu entscheiden, wie sie ausgegeben werden.
2. Vorübergehend eingeschränkt: Diese Mittel können nur für ein bestimmtes Programm oder zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgegeben werden. Beispiele hierfür sind Geld, das während einer Krise oder eines Notfalls gespendet wurde, in dem die Spender das für diese Veranstaltung ausgegebene Geld wünschen.
3. Dauerhaft eingeschränkt: Diese Fonds dürfen niemals von der gemeinnützigen Organisation ausgegeben werden, können aber Zinsen verdienen, wenn sie investiert werden. Zum Beispiel kann eine Organisation den Korpus der Stiftungsfonds nicht nutzen, obwohl die Zinsen, die diese Fonds verdienen, verwendet werden können.

Bereiten Sie die Jahresabschlüsse Ihrer Organisation vor

Als gemeinnütziger Organisation ist die Transparenz im Betrieb kritisch. Eine Möglichkeit, diese Transparenz zu stärken. Nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (US -GAAP) sollten gemeinnützige Organisationen die folgenden Aussagen für die Berichterstattung abgeben:

Darstellung der Vermögenslage

Ähnlich wie bei der Bilanz eines gemeinnützigen Unternehmens werden Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Nettoanlagen für Finanzpositionen eingeholt. Es ist ein Gesamtspeicher der Gesundheit Ihrer gemeinnützigen Organisation.

Aktivitätserklärung

Der Hauptzweck eines gemeinnützigen Organisation besteht darin, Dienstleistungen oder Programme bereitzustellen, die den bestimmten Anforderungen entsprechen. Eine Aktivitätserklärung meldet Einnahmen und Ausgaben mit Geberbeschränkungen und ohne.

Erklärung der funktionalen und natürlichen Kosten

Berichtskosten von Natur aus und funktionieren in einem Tabellenkalkulationsformat bei der Verfolgung von Aktivitäten und Errungenschaften. 

Zum Beispiel würden die Kosten nach Funktionen wie Programmen, Spendenaktionen oder Verwaltungen abgebaut. Sie würden auch von Art oder Art von Ausgaben wie Gehältern, Vorräten oder Marketing zerlegt werden.

Kapitalflussrechnung

Ähnlich wie bei Cashflows-Erklärung eines gemeinnützigen Unternehmens berichtet dieses Dokument, wie viel Bargeld- und Bargeldäquivalente in die Organisation über einen bestimmten Zeitraum eintreten und die Organisation verlassen. Ihr Cashflow kann entweder positiv oder negativ sein, je nachdem, ob die Zuflüsse höher sind als Abflüsse (positiv) oder ob die Zuflüsse geringer sind als Abflüsse (negativ). Cashflows schwanken und spiegeln nicht langfristig Gewinn oder Verlust wider.

Diese Aussage ist in drei Abschnitte unterteilt: investieren, finanzieren und operieren. 

1. Der Abschnitt der Anlageberichtungen der Erklärung meldet Beträge, die für langfristige Vermögenswerte wie Investitionen oder Ausrüstung ausgegeben wurden. 
2. Die Finanzierungsabteilung meldet Beträge, die aus Kredite oder Rückzahlungen erhalten wurden. 
3. Der Betriebsabschnitt des Berichts beschreibt, was nicht in den Abschnitten für Investitions- oder Finanzierungen enthalten ist.

Anmerkungen zu Jahresabschlüssen

Es ist wichtig, zusätzliche Angaben zu Beschränkungen, Liquidität und anderen Notizen in diesem Abschnitt aufzunehmen. Gemeinsame Angaben für gemeinnützige Organisationen umfassen eine Zusammenfassung der Rechnungslegungsrichtlinien, Informationen zu Investitionen, Status von Vermögenswerten und Abschreibungen, Status ausstehender Kredite oder Mietverträge sowie der Status der langfristigen Zusagen von Spendern.

Um diese Aussagen zu erstellen, muss Ihre gemeinnützige Organisation Einnahmen, Ausgaben und Aktivitäten verfolgen. Eine genaue Verfolgung erfordert Liebe zum Detail sowie die Auswahl der für die Größe und Komplexität des Unternehmens geeigneten Buchhaltungssoftware.

Verfolgen Sie die Finanzierung und die Ausgaben aus, die ausgehen

Um genaue Abschlüsse zusammenzustellen, ist es wichtig, alle von Ihrem Unternehmen ausgestellten Fonds zu verfolgen, die am besten mit einem organisierten System durchgeführt werden (siehe unten). Darüber hinaus müssen Sie wissen, was Sie verfolgen und warum Sie sich verfolgen und warum. Es ist wichtig, Einkommen und Ausgaben getrennt zu halten. Sie sollten jedoch auch mit einem Steuerexperten sprechen, um sicherzustellen, dass Sie alles aufzeichnen, was Sie benötigen, um Ihren Steuerbefreiungsstatus zu schützen.

Es gibt zwei verschiedene Verfolgungsmethoden, die gemeinnützige Organisationen verwenden können: Bargeldbasis -Buchhaltung oder Accrual Basis Accounting.

Bargeldbasis -Buchhaltung

Mit der Buchhaltung von Bargeldbasis erfassen Sie Einnahmen, wenn physisches Bargeld eingeht, nicht wenn eine Transaktion stattfindet. Sie erfassen Ausgaben, wenn Bargeld bezahlt wird. Wenn Sie dieses System beispielsweise in einer gemeinnützigen Organisation verwenden.

Bargeldbasis kann nur verwendet werden, wenn Sie für die 3 vorangegangenen Steuerjahre nicht mehr als 25 Millionen US -Dollar an Bruttoeinnahmen haben, was es zu einem beliebten System für kleinere gemeinnützige Organisationen macht.

Accrual Basis Accounting

Bei der Accrual -Basis -Buchhaltung erfassen Sie Einnahmen oder Kosten, wenn Transaktionen stattfinden. Zum Beispiel würden Sie die Transaktion aufzeichnen, wenn Sie eine Rechnung für Gebühren oder eine verpfändete Spende senden. Nicht, wenn Sie die physische Zahlung erhalten. 

Die gemeinnützige Rechnungslegung ist nicht nur auf Spenden und Ausgaben beschränkt. Vergessen Sie nicht die anderen Aktivitäten, die Sie auch verfolgen sollten, z. B. Investitionen und Einsparungen. Eine Vielzahl von gemeinnützigen Buchhaltungssoftware steht zur Verfügung, um das Tracking zu erleichtern, und viele von ihnen sind einfach zu implementieren und erschwinglich zu starten.

Dateien Sie ein Formular 990

Laut IRS gibt es mehr als 30 Arten von gemeinnützigen Organisationen, die von Bundessteuern und vielen staatlichen Steuern befreit sind.Die häufigste Art der gemeinnützigen Organisation ist A501 (c) (3), eine öffentliche Wohltätigkeitsorganisation oder eine private Stiftung.

Obwohl gemeinnützige Organisationen von Bundessteuern befreit sind, müssen sie dennoch ein jährliches Informationsdokument einreichen, das als Formular 990 bezeichnet wird. Form 990 ist ein öffentliches Dokument, in dem die IRS und die Öffentlichkeit die Mission, die Finanzen und den Betrieb einer gemeinnützigen Organisation für das Vorjahr prüfen können. Abhängig von den Vermögenswerten oder Bruttoeinnahmen Ihrer gemeinnützigen Organisation werden Sie das Formular 990, 990-PF, 990-EZ oder 990-N einreichen. Einige Kirchen und Glaubensorganisationen können von dieser Anforderung befreit sein, wenn sie nicht formell für 501 (c) (3) Status eingereicht haben.

Denken Sie daran, dass es nicht bedeutet, von den Bundeseinkommenssteuern befreit zu sein, dass Sie die Einreichung einer Geschäftssteuererklärung überspringen können. Möglicherweise müssen Sie auch die Grundsteuer oder die Umsatzsteuer zahlen. In einigen Bundesstaaten kann das Navigieren von Steuercodes und Verantwortlichkeiten schwierig sein, aber der Beitritt zur gemeinnützigen Organisation Ihres Staates kann Ihnen helfen, Informationen zu lokalen und staatlichen Vorschriften zu finden.

Machen Sie Platz für professionelle Buchhaltung in Ihrem Budget

Während dieser Leitfaden Ihnen eine Einführung in die gemeinnützige Rechnungslegung anbieten soll, ersetzt er keineswegs professionelles Fachwissen. Viele gemeinnützige Organisationen weisen einem ungeschulten Mitarbeiter oder Freiwilligen Rechnungslegungsaufgaben zu-ein großer Fehler. Unerfahrene Buchhaltung kann oft zu unbeabsichtigten Betrug und kostspieligen Fehlern führen. Daher ist ein Fachmann mit Erfahrung und Schulung in der gemeinnützigen Rechnungslegung für Ihre Organisation von wesentlicher Bedeutung.

Ein CPA kann auch Vorstandsmitglieder und Mitarbeiter über die Konten führen und sicherstellen, dass alle informiert und aktuell sind. Sachkundige Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder können zu einer stabileren und organisierteren gemeinnützigen Organisation führen. Außerdem können Sie möglicherweise einen Freiwilligen finden, der auch als willige und erfahrene CPA oder Buchhaltungsfachmann fungiert.

Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken. Es ist nicht beabsichtigt, Rechtsberatung zu sein. Überprüfen Sie andere Quellen wie IRS und wenden Sie sich an einen Rechtsberater oder einen Buchhalter.