Planung der Planung - Organisation von Konventionen und Konferenzen

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Tipp: Integrieren Sie neue aufstrebende Technologien in Ereignisse

MPI -WEC -Teilnehmer gingen durch einen Nebelbildschirm des MPI -Logos, um den Empfang MPI WEC 2008 -Teilnehmer durch einen Nebelbildschirm des MPI -Logos zu betreten. Mit freundlicher Genehmigung von MPI und Tkatchphoto.com

Tipps zur Veranstaltungsplanung hinter der Veranstaltung bei MPI WEC 2008

Meeting- und Veranstaltungsplaner suchen immer nach neuen Tipps zur Veranstaltungsplanung, sei es für ihr nächstes Treffen oder einfach zu wissen, was andere tun, damit sie einige ihrer Ansätze bestätigen können.

Dies liegt daran.

In diesem Sinne erscheint es angemessen, einige der Tipps zur Planung von Planungsideen und Veranstaltungsplanungen zu überprüfen, die von einer der führenden Verbände des Berufs verwendet werden: Meeting Professionals International (MPI) organisiert das ganze Jahr über zahlreiche Konventionen. Die folgenden Tipps zur Veranstaltungsplanung basieren auf dem MPI World Education Congress, der im August 2008 in Las Vegas stattfand.

Bei der Planung eines Konvents überlegen sich, wie sich die Besprechungsplaner überlegen, wie eine Reihe neuer neuer Technologien für das Programm einbezogen werden können. MPI verwendete einen Nebelbildschirm.

Die imaginären Möglichkeiten für die Nebelbildschirmtechnologie, eine aufstrebende neue Technologie, umfassen die Projektion von Unternehmenslogos, Nachrichten und anderen Bildern. Event- und Meeting -Planer sollten über zukünftige Technologien und wie/wann sie in verschiedenen Programmen eingesetzt werden sollen.

Im Rahmen des Eröffnungsempfangs von MPI WEC 2008, der durch Treffen von Harrahs im Caesar's Palace, Las Vegas, gesponsert wurde. Das Ziel von Caesars Palace war es, zu zeigen, wie sie die Umgebung eines statischen Raums verändern können, erklärte Reina Herschdorfer, Geschäftsführer von Catering/Conventions and Events für Caesar's Palace.

Die Nebelscheide -Technologie ist eine aufstrebende Technologie, die trocken ist. Die Teilnehmer und der Gast werden also nicht durch den Nebel gehen und nass werden.

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Tipp: Checkliste für Veranstaltungsplanung in Vorbereitungen vor dem Ereignis von allen Parteien enthalten

Der Chefkoch von Caesar hält vor dem Eröffnungsempfang für den Eröffnungsempfang von MPI WEC 2008 ein Chefkoch ab. Koch ein Treffen mit Event -Köchen, um ihre Rollen und Verantwortlichkeiten 3 Stunden vor der Veranstaltung zu übernehmen. (c) 2008 Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Die Veranstaltungsorte haben ihre Event -Planungs -Checkliste, um reibungslose Aktivitäten für besondere Veranstaltungen und Besprechungen vor der Ausführung eines Programms zu gewährleisten.

Im Rahmen der Checkliste für Veranstaltungsplanung finden die Event- und Besprechungsplaner ein endgültiges Treffen mit Konferenzmanagern, einschließlich Catering-Services, ein endgültiges Treffen mit dem Durchgang oder vor der Konferenz ("Pre-Conference"). Es ist eine Zeit, in der Ereignisplaner die Produktion und den Einrichtung Fortschritt, Lebensmittel und Getränke betrachten und Anfragen für Änderungen vor der Veranstaltung stellen.

Der Veranstaltungsort selbst veranstaltet auch Treffen mit seinen Mitarbeitern und Einzelpersonen, die für die Ausführung der Veranstaltung verantwortlich sind. Der Chefkoch im Ceasar -Palast in Las Vegas veranstaltete sein Treffen mit Köchen.

Vier Stationen wurden so eingerichtet, dass sechs verschiedene heiße Gegenstände serviert wurden, und es wurde eine Eisskulptur -Servierstange eingerichtet, um sieben verschiedene Arten von Sushi zu servieren.

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Tipp: Kongresscocktailempfänge sollten die Sinne begeistern

Caesars Palast verändert den Raum mit Bildern, Musik, Essen und natürlichen Elementen von Harrahs, die den Eröffnungsempfang von MPI WEC 2008 im Caesar's Las Vegas veranstalteten. Das Thema des Abends war "be" und zeigte ihre Fähigkeit, einen statischen Raum durch Technologie, Bilder, Musik, Glas, Stahl, natürliche Materialien und Lebensmittel zu verwandeln. Mit freundlicher Genehmigung von MPI und Tkatchphoto.com

Für Veranstaltungsplaner ist es wichtig, besondere Ereignisse zu erstellen - einschließlich Cocktailempfangen -, die Elemente enthalten, die die fünf Sinne einbeziehen.

Der Cocktailempfang im Caesar -Palast in Las Vegas verwandelte einen Ballsaal in einen Raum, der sich den ganzen Abend über verwandelte. Mit einem Budget von 2 Millionen US -Dollar arbeiteten Planer bei Caesar und Meetings von Harrahs, Las Vegas, mit Produktion, Design, Catering -Experten und anderen, um ihre Fähigkeit zu demonstrieren, jedes Umfeld zu verändern.

"Wir hatten 180 Minuten Bilder und Musik, die alle drei oder vier Minuten veränderten". Sie machte auch die Elemente im Raum interaktiv mit den Bildern auf dem Bildschirm. Als Rosenblätter auf dem Bildschirm waren, füllten Rosenblätter auch den Raum. Es war auch der Fall bei der Verwendung anderer Sonderereignisse wie Blasen. Es verstärkte die Idee, wie die Natur und die abstrakte Zusammenarbeit zusammenarbeiten, um einen psychedelischen Effekt zu erzielen (eines der Ziele von Herschdorfer).

Herschdorfer betonte auch Caesars Absicht, Essen als Eventelement zu präsentieren. "Essen ist Kunst. Es geht um die Köche und die Schönheit des Essens ", fügte sie hinzu.

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Tipp: Lassen Sie die Teilnehmer und Gäste bei der Ankunft einzigartig und besondere fühlen

Die Mitarbeiter von Mandalay Bay erstellten eine Linie auf dem roten Teppich, um die MPI -Teilnehmer MPI WEC 2008 zu begrüßen, die von mehr als 200 Mitarbeitern von Mandalay Bay begrüßt wurden, als sie sich in das Kongresszentrum und in Richtung der Eröffnungskonferenzsitzung gingen. Mit freundlicher Genehmigung von Mandalay Bay, Las Vegas

Eine Linie auf dem roten Teppich ist eine großartige Möglichkeit, sich den Teilnehmern einzigartig und besonders zu fühlen, wenn sie zu Besprechungen und anderen besonderen Veranstaltungen eintreffen.

Eine Linie auf dem roten Teppich wurde vom Management und den Mitarbeitern von Mandalay Bay, Las Vegas, erstellt, um die Teilnehmer zu begrüßen, als sie sich der Eröffnungssitzung näherten.

Es war offensichtlich, dass die Stunde lange Jubelsitzung von den Teilnehmern geschätzt wurde. Und ein Element zu schaffen, das angenehm überraschende Veranstaltungsplaner ist eine Aussage für sich.

Das Erstellen einer roten Teppichlinie ist einfacher als die meisten vielleicht denken. Es geht einfach darum, genügend Personen zu haben, die mit der Veranstaltung verbunden sind, um während der Zeit, in der Gäste ankommen. Mandalay Bay hat den Anruf einfach an verschiedene Abteilungen per E -Mail gesteckt, und die Mitarbeiter waren begeistert von der Teilnahme.

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Tipp: Die Organisationsführer setzen die Voraussetzungen für die Besprechung der Agenda bei der Eröffnungsrede

Bruce Macmillan von MPI skizzierte die Zukunft der Sitzungen bei MPI WEC 2008 Bruce MacMillan, Präsident und CEO von MPI, eröffnete die MPI WEC 2008 -Konferenz. "Ihre Zukunft zeigt sich.". (c) 2008 Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Um Konventionen zu starten, wird erwartet, dass die Führungskräfte während der ersten allgemeinen Sitzung eine Nachricht über die Besprechungsagenda der Veranstaltung übermitteln,.

Bei der Einrichtung der Besprechungsagenda für einen Kongress oder Konferenz müssen Event- und Besprechungsplaner die eröffnete allgemeine Sitzung nutzen, damit die Führungskräfte das Ziel und die wichtigsten Botschaften des Programms verstärken.

Für MPI WEC 2008 in Mandalay Bay, Las Vegas, im August 2008, markierte Macmillan den Schwerpunkt des Kongresses auf berufstätiges Wissen, die Verwendung von Technologie zur Anreicherung von Treffen (nicht ersetzen) und seine Ansicht, dass die Zukunft der Branche weiter wachsen wird.

Es ist wichtig sicherzustellen. Mehr als 4.500 besuchte MPI WEC, die größte Besucherzahlen in der Geschichte des MPI. Macmillan bezog sich auf die globalen Initiativen des MPI und lieferte Beispiele für globale Trends.

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Tipp: Vorstandsführer sollten die Erfolge in den Eröffnungssitzungen hervorheben

MPI 2007-2008 Vorsitzende Angie Pfeiffer hebt den strategischen Imperativen des MPI MPI 2007-2008, Angie Pfeiffer, die MPI WEC-Teilnehmer 2008 an, als sie ihr Jahr der Führung für den Verein schließt. Mit freundlicher Genehmigung von MPI und Tkatchphoto.com

Für jährliche Konventionen und Kongresse ist es wichtig, dass Vorstandsführer vergangene Leistungen und Ziele hervorheben.

Die Führung der Organisation wird voraussichtlich frühere Erfolge hervorheben. Angie Pfieffer, Vorsitzender des MPI 2007-2008, hob strategische Imperative hervor, die während ihrer Amtszeit für MPI eingerichtet wurden.

MPI hat seine strategischen Imperative für die Meetingsindustrie im Vorjahr neu definiert, und Pfeiffer hob Folgendes hervor:

• Sich zu einer globalen Gemeinschaft entwickeln
• Stellen Sie Geschäftsbeziehungen mit Kapiteln neu vor
• Erhöhen Sie das Gespräch und die Erfahrung des Mitglieds
• Bauen Sie eine großartige Organisation auf

Durch die Präsentation der Organisationsergebnisse bietet sie Mitgliedern und anderen interessierten Parteien die Möglichkeit, wichtige Initiativen und Ziele zu verstehen. Es ist in allen Branchen und Sitzungen relevant.

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Tipp: Integrieren Sie Elemente der Unternehmensunterhaltung in die Kongressagenda

MPI stellte Nathan Burton ein, um die Teilnehmer zu unterhalten und Larry Luteran New MPI 2008-2009, Larry Luteran, mit den Teilnehmern von MPI WEC 2008 von Las Vegas Magician Nathan Burton auf magische Weise vorgestellt zu werden. Mit freundlicher Genehmigung von MPI und Tkatchphoto.com

Es ist wichtig, dass die Planer, Unternehmensunterhaltung in die Kongressagenda aufzunehmen, die Aufschlüsse formelle Präsentationen in die Kongressabteilung aufzunehmen.

Bei der Planung eines Konvents ist es wichtig, Elemente der örtlichen Gemeinschaft nach Möglichkeit in das Thema zu integrieren. Da sich der Kongress in Las Vegas befand, hatten die Organisatoren hinter MPI WEC 2008 eine breite Palette von Optionen.

Die eröffnete allgemeine Sitzung war für zwei Stunden geplant. Um die Formalität von Präsentationen, lokalen Themen und Unterhaltung in die Tagesordnung zu zerstören.

Der Las Vegas-Magier Nathan Burton unterhielt die Teilnehmer und schloss die Unternehmensunterhaltung mit dem Vorsitzenden 2008-2009, Larry Luteran, auf magische Weise vor dem Publikum für seine Präsentation auf.

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Tipp: Öffnen der allgemeinen Sitzungen sollten den Teilnehmern mit Energie versorgen lassen

MPI WEC 2008 engagiert das Drum Cafe, um die Teilnehmer für das Kongress -Drum Cafe aufzunehmen, unterhielt die Teilnehmer der MPI WEC 2008 Eröffnungssitzung (Abschlussgesetz). Mit freundlicher Genehmigung von MPI und Tkatchphoto.com

Eine effektive Eröffnungssitzung sollte eine Vielzahl von Rednern und Unterhaltung umfassen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf sich zu lassen, insbesondere für längere Sitzungen.

Schließende Bemerkungen für die Eröffnungssitzung folgten eine Aufführung des Drum Cafe.

Das Drum Cafe verwendet afrikanische Trommeln und Percussion, um das Publikum zu energetisieren. Obwohl MPI ihre Leistung integrierte, beinhalten einige Veranstaltungsplaner diese Art von Leistung als praktische Erfahrung für Gruppen (geben den Teilnehmern ihre Trommeln).

Das Drum Cafe trat länger als eine Stunde auf, während einige Leute blieben, um zuzuhören, und andere hörten die Energie aus dem allgemeinen Sitzungsraum, als sie die Türen durch den Hauptflur fuhren.

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Tipp: Jede Konvention enthält eine Expo mit Messeständen

MPI WEC 2008 integrierte eine Ausstellung von fast 600 Ausstellern MPI WEC 2008 Ausstellung. Mit freundlicher Genehmigung von MPI und Tkatchphoto.com

Nahezu jeder Kongress oder Kongress enthält eine Handelsausstellung oder eine Ausstellungshalle als Teil der Tagesordnung.

Die Expo bietet Branchenlieferanten und Sponsoren die Möglichkeit, sich mit den Teilnehmern der Kongress zu treffen.

Traditionelle Expos können eher wie ein "Marktplatz" betrachtet werden, wenn Konventionen und Konferenzen die Stunden einschränken, in denen eine Ausstellungshalle geöffnet ist - und die Planung von Bildungssitzungen in dieser Zeit vermeiden, damit die Aussteller ihre Zeit mit wichtigen Teilnehmern maximieren können.

Eine Expo wird dazu beitragen.

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TIPP: Bestimmen

MPI WEC 2008 Strukturierte Breakout-Sitzungen von 13 Fähigkeiten und 3 Stufen Andrea "Sid" Curtis, Art Director für Freeman AV Services, gemeinsam mit Bob Walker, Vizepräsident für Creative Services, AVW-Telav, Inc., Über den effektiven Einsatz von landschaftlichem Design, Beleuchtung und Audio, um die Besprechungserfahrung bei MPI WEC 2008 zu verbessern. Mit freundlicher Genehmigung von MPI und Tkatchphoto.com

Die Organisatoren der Konferenz bestimmen die Seminarthemen für die berufliche Entwicklung, die die Fähigkeiten des Teilnehmers und die Entwicklungsinteressen berücksichtigen.

MPI ermittelte Seminarthemen nach Publikumsebene, einschließlich Anfänger, Zwischen- und Fortgeschrittenen. Anschließend organisierte MPI Breakout -Sitzungen in 13 Skill -Familien, um den Teilnehmern zu helfen, ihre Bildungserfahrung zu optimieren:

• Analyseprozessentscheidung
• Geschäftsführung
• Kommunikation
• Bildung und Inhaltsentwicklung
• Finanzverwaltung
• Zwischenmenschliche Beziehungen/Beziehungen/Beziehungen
• Internationale Beziehungen
• Marketing
• Besprechungsmanagement
• Mitarbeiterführung
• Projektmanagement/Arbeitsplanung
• Strategie
• Technologie

MPI versorgte den Teilnehmern die Option, Sitzungen online zu planen und Sitzungen nach Fertigkeitsfamilien und Publikumsstufen zu kategorisieren.

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Tipp: Spendenideen sollten sich um Jahresversammlungen entwickeln

Die MPI Foundation veranstaltet Spendenaktionen im House of Blues, Las Vegas, mehr als 1.000 nahmen an der Spendenaktion "Rendezvous" im House of Blues, Las Vegas, für MPI WEC 2008 teil. Mit freundlicher Genehmigung von MPI und Tkatchphoto.com

Meeting- und Veranstaltungsplaner sollten im Rahmen einer Jahreskonferenz oder einer Konvention Spendenaktionen erstellen, um den Spendenwert zu maximieren.

Der vielleicht beste Weg, eine Spendenaktion zu energetisieren. Immerhin ist dies die Zeit, in der Menschen die Themen und Probleme der Spendenaktion haben.

Für MPI WEC 2008 umfasste die Idee der Spendenaktion einen Abend mit Essen, Getränken und Live -Musik im House of Blues in Mandalay Bay, Las Vegas. Die Veranstaltung umfasste auch das Detroit Metro Convention and Visitors Bureau als Titelsponsor sowie mehrere andere beitragende Sponsoren, um die Kosten für die Zeichnung zu unterstützen.

Die Ticketpreise für die Vorauszahlungen wurden auf 110 USD (USD) festgelegt, und die Tickets vor Ort betrugen 125 US -Dollar (USD). Mehr als 1.000 Teilnehmer schlossen sich der Veranstaltung an - etwa 25% aller Teilnehmer.

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Tipp: Business Roundtable -Diskussionen bieten den Teilnehmern offene Themen

Die Teilnehmer leiten der Workshop-Erleichterungsprozess, um Branchenthemen MPI WEC 2008 Organisierte Café-Gespräche, Rundtischdiskussionen zu erörtern, bei denen Themen und Moderatoren nicht vorbestimmt sind. Die Teilnehmer werden ermutigt, eine Diskussion zu veranstalten, die auf einem allgemeinen Thema basiert, und die Interessierten können mitmachen. Mit freundlicher Genehmigung von MPI und Tkatchphoto.com

Obwohl Cafe -Gespräche für einige in der Ereignisbranche neu erscheinen mögen, entstanden diese Business Roundtable -Diskussionen aus Treffen in der High -Tech -Branche.

CAFE-Gespräche sind informelle Rundtable-Diskussionen, bei denen die Themen und Moderatoren nicht vorbestimmt sind, erklärte Brooke Bode, Direktorin des Wissensmanagements für MPI, Dallas. "Es ermöglicht den Teilnehmern, von Gleichaltrigen zu lernen", fügte Bode hinzu.

Für MPI WEC 2008 wurden sechs verschiedene Runden -Diskussionsthemen identifiziert, die Kongressteilnehmer anmelden und/oder Geschäftsrundtabellen leiten, darunter:

• Das Green Cafe (Green Meetings)
• Strategiespot Cafe (Treffen mit Formaten und strategischen Treffen)
• Cafe Futura (zukünftige Trends/Technologie)
• Das Bridge Cafe (Generations-/Kulturunterschiede)
• Cafe Internationale (internationale Treffen)
• Cafe Potpourri (verschiedene Themen)

Die Workshop -Erleichterung wird von den Teilnehmern geleitet und bietet den Teilnehmern eine Alternative zum üblichen Format der Besprechungs- und Seminarsitzungen.

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Tipp: Ermutigen

MPI WEC 2009 Host Salt Lake Convention & Visitors Bureau gesponsert 2008 Lunch 2009 MPI World Education Host City Salt Lake City sponserte ein MPI WEC -Mittagessen 2008 und förderte ihre Stadt und ihr Programm. (c) Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Bei der Planung eines Konvents ist die beste Zeit, um die Teilnehmerbindung für zukünftige Konventionen zu gewährleisten, die Förderung dieser Botschaft in diesem Jahr.

Besprechungsplaner verstehen, wie wichtig es ist, Teilnehmer und/oder Organisationsmitglieder zu halten, dass ihre Zeit durch die Teilnahme an einem Kongress oder Kongress gut aufgewendet wird. Eines der Ziele ist sicherzustellen.

Die Organisatoren der MPI WEC 2008 gaben Salt Lake City, der ausgewählten Gaststadt für MPI WEC 2009, erstklassige Sichtbarkeit. Am letzten Tag des Kongresses wurde ein sitzendes Mittagessen serviert, das vom Salt Lake City Convention & Visitors Bureau gesponsert wurde. Es ermöglichte es mit Salt Lake City Tourism -Beamten, Wettbewerbsstärken für ihr Ziel hervorzuheben und gleichzeitig die Teilnehmer zu ermutigen, die Veranstaltung im nächsten Jahr zu erleben.

Diese Art von Kongresssponsoring war auch für Salt Lake City wertvoll, da sie in der Lage waren, allen Besprechungsfachleuten, die zufällig auch wichtige Entscheidungsträger bei der Auswahl der Veranstaltungsorte und Ziele für zahlreiche Programme im Laufe des Jahres sind, einen informellen Platz zu machen.

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Tipp: Die Schließung von Nachtempfängen sollte so unvergesslich sein wie die Öffnungsempfänge

MPI WEC 2008 beinhaltete eine Strandparty in der Mandalay Bay Mandalay Bay Beach Party bei MPI WEC 2008. Mit freundlicher Genehmigung von MPI und Tkatchphoto.com

Konventionen sollten einen Abschlussnachtempfang aufnehmen und den Teilnehmern die Möglichkeit geben, sich zu vernetzen und Themen der Veranstaltung zu besprechen. Wählen Sie eine lustige Veranstaltung aus.

Networking -Möglichkeiten sind genauso wichtig wie die professionellen Ausbildungs- und Ausstellungshallenelemente eines Kongresses oder eines Kongresses. Da die meisten Menschen dazu neigen, abschließende Ereignisse zu überspringen, ist es wichtig, dass der Abschlussnachtempfang von den Teilnehmern vom Prozess aufgeregt und energetisiert wird -- Wenn Sie möchten, dass die Leute dafür bleiben.

Event- und Besprechungsplaner sollten ein Ereignis oder ein Thema identifizieren, das sich auf das Ziel und den Ort bezieht, an dem die Veranstaltung abgehalten wird. MPI WEC 2008 hielt seinen Abschlussnachtempfang am Strand in Mandalay Bay, Las Vegas, ab.

MGM Mirage und Mandalay Bay haben den Abschlussnachtempfang für MPI WEC 2008 zusammen mit dem House of Blues gesponsert. Event- und Besprechungsplaner sollten Möglichkeiten schaffen, Veranstaltungsort -Sponsoring zu nutzen, um Spezialveranstaltungen zu Underwrite Convention zu unterstützen, einschließlich der Closing Night -Empfänge.

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Tipp: Kreative Ideen können Kongresseilnehmer für neue Produkteinführungen einbeziehen

MGM CityCenter Vegas erstellte eine Sandschloss -Replik für MPI -Teilnehmer CityCenter Las Vegas von MGM Mirage nutzte sein Sponsoring für MPI WEC 2008 Closing Night Reception in Mandalay Bay, um sein jüngstes Projekt zu fördern. Mit freundlicher Genehmigung von MGM CityCenter, Las Vegas

Neue Produkteinführungen ereignen sich ständig auf Kongressen. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Produkteinführung liegt darin, die Fantasie der Teilnehmer kreativ zu engagieren.

Mit Hunderten von Ausstellern und Lieferanten, die an Kongressen und Kongressen teilnehmen, nutzen viele dies als Gelegenheit, um eine neue Produkteinführung zu fördern oder die Teilnehmer wieder in ihre Produkte und Dienstleistungen einzuführen.

MGM Mirage sponserte den Abschlussnachtempfang für MPI WEC 2008 und nutzte die Veranstaltung als Gelegenheit, um das MGM CityCenter Vegas -Projekt zu präsentieren. MGM CityCenter Vegas hat mit einem abschließenden Night Reception -Thema um "Beach Party" eine Sandburg -Nachbildung des Projekts erstellt, das Ende 2009 geöffnet ist.