Besprechungsmanagementpraktiken helfen, die Produktivität zu verbessern

Wir verbringen viele unserer Arbeitsleben in Meetings. In vielen Fällen führen schlechte Versammlungsmanagementpraktiken zur unproduktiven Verwendung der Zeit der Teilnehmer. In einem verwandten Artikel bieten wir Anleitungen, um fünf gemeinsame Besprechungsszenarien in produktive Veranstaltungen zu verwandeln. Hier finden Sie zusätzliche Ideen, um die Stärkung des Nutzens, der Produktivität und der Auswirkungen von Treffen zu unterstützen.

Besprechungsmanagementschlüssel - Stand Pat

Einige Manager beschäftigen eine p.A.T. Ansatz zu Besprechungen, die a benötigen PURSER, AN AGenda und a TIMEFRAME. Das Bewaffnen der Teilnehmer mit diesen kritischen Kontextpunkten vor der Sitzung stellt sicher, dass die Menschen auf die Teilnahme und die Unterstützung der Gesamtabsicht des Treffens auftreten. Ein klares p.A.T. Surrine hilft, eine produktive Sitzung zu gewährleisten. 

Sie sollten in der Lage sein, den Zweck des Treffens höchstens in 1 oder 2 Sätzen zu definieren. "Dieses Treffen soll die neue Marketingkampagne planen" oder "In diesem Treffen wird die neue Richtlinie von Shipping für die Behandlung von Rückgaben überprüft."Der Zweck sorgt dafür, dass jeder weiß, warum er da ist, was getan werden muss und wie man den Fortschritt leitete und nach einer Schlussfolgerung steigt. 

Setzen Sie eine Agenda. Listen Sie die Elemente auf, die Sie überprüfen/diskutieren/inspizieren werden. Wir möchten jedem Tagesordnungspunkt eine Zeitlimit zuweisen (siehe unten) und identifizieren die Person, die für die Moderation der Diskussion verantwortlich ist. Einen Zeitrahmen festlegen; Zumindest eine Start- und Endzeit festlegen. Wir empfehlen auch, für jeden Artikel auf der Tagesordnung eine Dauer festzulegen. Diese sollten insgesamt den Gesamtbesprechungszeitraum insgesamt.

Starten Sie Ihre Besprechungen pünktlich

Wenn Sie in einer dieser Kulturen arbeiten, in denen die Menschen bis fünf oder zehn Minuten nach der geplanten Startzeit in Meetings rinnen, ist es Zeit, einen neuen Trend zu starten. Eine Firma ermutigt seine Manager, die Tür zum geplanten Startzeit zu schließen, und diejenigen, die spät sind. Dies ist zwar drakonischer als Sie zu handeln, aber Sie sollten keine Bedenken haben, das Treffen auf Bestellung zu bringen, den Zweck zu überprüfen und die Erwartungen und das Timing zu bestätigen.

Warten Sie nicht, bis Ziegel auftaucht. Wenn jemand spät ankommt, gehen Sie nicht zurück und überprüfen Sie, was bereits abgedeckt wurde. Fahren Sie mit Ihren Besprechungsthemen fort. Dies wird für den Straggler unangenehm sein und die Wahrscheinlichkeit, dass er/sie pünktlich zum nächsten Treffen ankommt. 

Wenn der Organisator/Sponsor der Besprechung nicht rechtzeitig auftaucht, sollten Sie das Meeting abgesagt und gehen Sie wieder an die Arbeit. Eine Wartezeit von fünf bis sieben Minuten ist angemessen. Die Chancen stehen gut, der Besprechungsorganisator stieß auf eine unerwartete Schwierigkeit und würde es vorziehen, dass Sie Ihre Zeit nicht verschwenden, wenn Sie auf ihn/sie warten. 

Behalten Sie das Treffen zum Thema

Eine gute Praxis besteht darin, jemandem die Rolle zuzuweisen, alle während des Treffens auf dem Laufenden zu halten. Zu oft Diskussionen Diskussion. Weisen Sie stattdessen die Rolle zu und informieren Sie alle anwesend, dass diese Person einwendet. In einigen Unternehmen wird diese Rolle als "Verkehrsbereitschaft" in anderen "," Topic Keeper "bezeichnet."Unabhängig vom Etikett ist die Rolle äußerst hilfreich bei der Stärkung der Wirksamkeit und Produktivität Ihrer Besprechungen.

Wenn zusätzliche Themen auftreten, die off-Agenda, aber wichtig zu besprechen sind, sollten diese eindeutig erfasst und auf dem "Parkplatz" für zukünftige Überlegungen und Diskussionen oder für ein diskretes Treffen aufgenommen werden. Der Besprechungsbesitzer behält sich das Recht vor, eine geringfügige divergierende Diskussion zu ermöglichen, wenn er den Gesamtentscheidungszweck unterstützt. 

Behalten und verteilen Sie Meeting -Notizen/Minuten

Jemand, außer dem Besprechungsorganisator, sollte Minuten des Treffens behalten. Eine gute Aufnahme der Minuten umfasst:

• Besprechungszeit, Datum, Ort
• Beschreibung des Zwecks
• Kopie der Tagesordnung
• Liste der Teilnehmer und eine Liste derjenigen, die nicht teilnahmen
• Eine detaillierte Zusammenfassung der Schlussfolgerungen, Aktionselemente, Verantwortlichkeiten und Daten zur Fertigstellung. Viele Notetaker verwenden die Agenda als Leitfaden für die Auflistung der Schlussfolgerungen und Maßnahmen. 
• Geplante Follow-up-Meeting, falls es wirklich benötigt wird. 

Verbreiten Sie im Idealfall die Meeting -Notizen so schnell wie möglich nach Abschluss des Treffens und absolut innerhalb eines Werktags. Die Minuten und Notizen erinnern eine wichtige Erinnerung für die Teilnehmer sowie eine Informationsquelle für andere Stakeholder oder für diejenigen, die das Treffen verpasst haben. Die Minuten sind ein großartiges Werkzeug, um Menschen und Teams an ihre engagierten Follow-up-Aktionen zu erinnern. 

Das Endergebnis

Es ist möglich, dass ein Meeting zu einem positiven Ergebnis führt und dazu beiträgt, Projekte und Menschen voranzutreiben. Zählen Sie einfach nicht darauf. Eine gewisse Fleißung und die absichtliche Stärkung Ihrer Besprechungsmanagementtechniken verbessern Ihre Chancen, ein großes Ergebnis zu erzielen. 

Byart Petty aktualisiert