Managementtipps beim Erstellen eines Eventbudgets

Das Ausgleich eines Veranstaltungsbudgets ist einer der größten Herausforderungen, denen sich Planer gegenübersehen, und die Wurzel der meisten Geldprobleme kann auf die anfängliche Diskussionsphase zurückgeführt werden. Es ist immer am besten, eine Veranstaltung über die Höhe der verfügbaren finanziellen Ressourcen zu entwerfen und nicht umgekehrt. Wenn Sie nur ein paar Minuten mit einem Budget verbringen.

Umrissausgaben für die Veranstaltungsplanung

Ausgaben können aus einer Vielzahl von Quellen stammen, sobald Sie über alle Komponenten nachdenken, die an der Inszenierung einer Funktion beteiligt sind. Die offensichtlichsten sind Mietkosten für Catering und Veranstaltungsort, aber die Liste wächst nur von dort aus. Die Ding ist, dass die Kategorie einer Ausgabe übersehen kann. 

Stellen Sie Ihre Kunden in Frage

Als Veranstaltungsplaner ist es Ihre Aufgabe, Expertenunterstützung mit der Koordination und dem Finanzmanagement der Veranstaltung zu unterstützen. Denken Sie daran, dass Ihre Kunden von Perfektion träumen, und dies kann ihr Urteil über das, was steuerlich möglich ist. Die Zeit, um die Lücke zwischen ihrem Budget und ihren Erwartungen zu überbrücken, ist von Anfang an richtig. Oft ist es so einfach, die richtigen Fragen zu stellen und während Ihres ersten Treffens ein Budget zu erstellen.

Bauen Sie ein grundlegendes Ereignisbudget auf

Sobald Sie eine Vision des Ereignisses und eine Schätzung darüber haben, wie viel Geld Sie arbeiten müssen, ist es endlich Zeit, das Budget zu strukturieren. Ein wichtiger Schritt hier besteht darin, Ihren Kunden mitzuteilen, dass Ereignisbudgets „arbeitende Entwürfe“ sind, die sich wahrscheinlich ändern, wenn weitere Details eingehen. Denken Sie daran, dass nur sehr wenige Kunden Erfahrung mit den Kosten und Gebühren haben, die mit Anwesenheitsschwankungen verbunden sind. Daher ist es am besten, in einer Pufferzone von 10% aufzubauen, um zu vermeiden, dass die Gelder ausgehen. 

Berechnen Sie die Ereignisplanergebühren

Natürlich müssen Sie Ihre Planungsgebühren in das Budget einbeziehen, und dies kann ein heikles Thema für einige sein. Veranstaltungsplaner haben verschiedene Möglichkeiten, ihre Dienstleistungen zu berechnen, von geraden Gebühren bis hin zu prozentualen Provisionen. Am Ende geht es darum, ein Medium zu finden, auf das beide Seiten zustimmen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gebührenstruktur in einem Vertrag dokumentiert ist und in allen Entwürfen des Budgets als Ausgabe eingeben wird.

Trim -Ereigniskosten

Selten arbeiten Sie an einer Veranstaltung mit einem unbegrenzten Budget. Höchstwahrscheinlich erreichen Sie einen Punkt im Planungsprozess, an dem Entscheidungen über die Kostensenkung getroffen werden müssen. Hier kann ein erfahrener Veranstaltungsplaner wirklich glänzen, um seinen Kunden zu helfen. Das Ziel ist es, festzustellen, welche Optionen den größten Eindruck bei den Gästen haben. Sollten Sie beispielsweise weniger für Mittelstücke ausgeben, um das Gourmet -Dessert zu erhalten? In einigen Fällen kann ein Planer die Ausgaben durchgehen und in Bereichen neu verhandeln oder verringern, in denen die Gäste es nie bemerken werden. 

Kontrollieren Sie Audio- und visuelle Ausgaben

Beleuchtungs- und Klangausrüstung hat einen großen Einfluss auf die Präsentation Ihres Ereignisses, hat aber auch einen großen Einfluss auf das Budget. Wenn Sie andere AV -Ausgaben wie Projektoren, Internetzugang und Videodienste berücksichtigen, dauert es nicht lange, bis diese Kategorie zu einer der größten Zahlen in Ihrem Budget wird. 

Finden Sie kostengünstige Marketingoptionen online

Marketing ist ein weiterer Aufwand, der exponentiell wachsen kann, wenn Sie nicht sofort Ergebnisse erzielen. Der Haken ist natürlich, dass es nicht genügend Teilnehmer gibt, um die Kosten der Veranstaltung zu unterstützen, es sei denn. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, so viele kostenlose oder kostengünstige Optionen zu verwenden, um das erste Wort über einen bevorstehenden Anlass zu verbreiten.