Wichtige berufliche Fähigkeiten für Büroverwalter

Oft verwirrt mit einem Sekretär oder Verwaltungsassistenten, sind Büroverwalter in vielen Unternehmen auf hohem Niveau mit einem der herausforderndsten Jobs im Unternehmen tätig. Büroverwalter führen und arbeiten in der Regel eng mit anderen Abteilungsleitern zusammen, um ein gesundes Arbeitsumfeld aufzubauen.

Diejenigen, die einen Büroleiter einstellen möchten, werden selektiv sein. Wenn Sie diese Art von Arbeit wünschen, können Sie Ihre Chancen verbessern, eingestellt zu werden, indem Sie wissen, welche Ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen während des Anwendung und des Interviewprozesses hervorgehoben werden sollen.

Welche Fähigkeiten benötigen Sie Büromanager??

Büroverwalter übernehmen die Verantwortung dafür, dass das gesamte Büro oder der Komplex der Büros reibungslos läuft. Dies kann Pflichten wie das Management und die Überwachung eines oder mehrere Verwaltungsassistenten umfassen. 

Büroverwalter benötigen normalerweise keine spezielle Ausbildung, benötigen jedoch zahlreiche relevante Erfahrungen und gut entwickelte Fähigkeiten sowohl in Verwaltungs- als auch in Managementrollen.

Nicht alle Positionen des Büromanagers erfordern genau die gleichen Fähigkeiten,. Viel hängt davon ab, wie viele Büroassistenten Sie beaufsichtigen müssen, wie viele Personen das Büro nutzen, die Sie verwalten werden, und welche Arten von Software und anderen Systemen Ihr Arbeitgeber verwendet.

Arten von Büromanagerfähigkeiten

Administrativ

Als Büroleiter sind Sie dafür verantwortlich, mehrere Verwaltungsaufgaben auszufüllen. Dazu gehören die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, die Durchführung von Leistungsbewertungen, die Schulung neuer Mitarbeiter und die Überwachung anderer. 

Die Genehmigung formeller Anforderungen, die Durchführung allgemeiner Geschäftsbetriebe und die Wartung von Unterlagen und Personalaufzeichnungen können auch in Ihre Gerichtsbarkeit fallen.

• Multitasking
• Informationsmanagement
• Postverarbeitung
• Planung
• Konfliktlösung
• Delegation
• Entscheidungsfindung

Analytisch

Ein Teil Ihrer Rolle besteht darin, Wege zu finden, um Ihre Arbeit besser zu machen. Wenn Sie Ineffizienzen bei der Ausführung Ihres Büros und Lösungen identifizieren können, können Sie Ihrem Arbeitgeber möglicherweise viel Geld sparen und Ihren Kollegen viel Verschlechterung sparen.

Ein großartiger Büromanager wird sich ständig in Bezug auf alle Prozesse, Praktiken und Verfahren fragen: „Ist dies sinnvoll? Ist das das Beste, was wir tun können??Es wird empfohlen, eine Liste an analytischen Fähigkeiten in Ihren Lebenslauf aufzunehmen.

• Kreativität
• Optimierung
• Probleme lösen
• Kritisches Denken
• Prozessmanagement
• Deduktioniere Argumentation
• Induktiver Argumentation

Aufmerksamkeit fürs Detail 

Als Büromanager hält das Geld mit Ihnen an. Sie sind verantwortlich dafür.

Wenn Sie Ihre Arbeit gut machen, scheint sich das Büro selbst zu laufen. Wenn Sie einige Details falsch verstehen, können andere Personen ihre Arbeit möglicherweise nicht vollständig erledigen.

• Aufzeichnung
• Detail orientiert
• Intuition
• Proaktivität
• Genauigkeit
• Systemische Probleme identifizieren

Kommunikation

Wie Büroassistenten sind Sie oft einer der ersten Personen, die Besucher sehen, und Sie können manchmal der einzige sein, den sie sehen, wenn einer der in Ihrem Büro arbeitenden Fachleute aus dem. Sie müssen als wirksame Rezeptionistin fungieren, während Sie gleichzeitig Ihre anderen Aufgaben erfüllen.

Möglicherweise sind Sie auch der wichtigste Kontaktpunkt zwischen verschiedenen Personen, die das Büro und möglicherweise zwischen Ihrem Büro und anderen innerhalb derselben Organisation nutzen.

Möglicherweise müssen Sie Konfliktlösung praktizieren und Arbeiten delegieren. All dies summiert sich zu viel Kommunikation, sowohl geschrieben als auch mündlich, die alle zu jeder Zeit genau, effizient, freundlich und professionell sein müssen.

• Schriftliche Kommunikation
• Verbale Kommunikation
• Rezeption
• Telefonetikette
• Zugänglich
• Aktives Zuhören

Computer

Es ist wichtig, dass Büroleiter eine Vielzahl von Computerkenntnissen haben. Die Einzelheiten hängen von Ihrem Arbeitgeber ab, beinhalten jedoch normalerweise Dateneingabe, Tabellenkalkulationen und allgemeine IT -Aufgaben.

Verwaltungsbüros können eine enorme Verantwortung beinhalten. Büroverwalter arbeiten in der Regel am Apex einer Organisation, mit den Händen in allen Aspekten des Unternehmens. Wenn diese zentrale Rolle Ihnen anspricht, überprüfen Sie weiterhin die Skills -Liste, um festzustellen, ob dies eine Karriere für Sie sein könnte.

• Microsoft Office Suite
• Betriebssysteme
• Dateneingabe
• Digitale Kalender
• E -Mail -Management
• KPI -Software
• Software -Fehlerbehebung
• Datenaustausch

Finanzen

Zu Ihren Aufgaben gehören möglicherweise Buchhaltung, Rechnungsstellung, Budgetierung und Buchhaltung. Möglicherweise müssen Sie auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Kleingeld und QuickBooks -Einträge verarbeiten. Vierteljährliche und halbjährliche Berichte können ebenfalls in Ihre Aufgaben eingehen. Zumindest, wenn Ihr Büro überhaupt Geld behandelt, werden Sie letztendlich dafür verantwortlich sein, sicherzustellen, dass es gut behandelt wird.

• Buchhaltung
• Budgetierung
• Buchhaltungssoftware
• Jahresabschluss
• Rechnungen
• Einhaltung
• Integrität

Führung

Als Vorgesetzter einer großen Gruppe von Büroassistenten müssen Sie alle motivieren und koordiniert halten. Sie müssen Teamarbeit ermöglichen.

Ihr Job beinhaltet das Festlegen eines Standards für die Arbeit aller anderen und sicherzustellen, dass diese Standards erfüllt werden.

Wenn Sie oft führen, bedeutet dies, anderen Menschen zu helfen, in ihrer Karriere zu wachsen und Menschen zu helfen, sich selbst zu starten und gut miteinander zu kommunizieren.

• Koordinierung
• Erwartungen einstellen und verwalten
• Zusammenarbeit
• Zusammenarbeit
• Motivation
• Orientierungshilfe
• Management
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten

Mehr Büromanagerfähigkeiten

• Prüfung
• Benchmarking
• Integration
• Abrechnung
• Desktop-Publishing
• Transkription
• Formalität
• Lager
• Verpackungsprozess und Senden von Rechtsdokumenten
• Notizen
• Speicher
• Problemempfindlichkeit
• Zeiteinteilung
• Priorisierung
• Stresstoleranz
• Fehlerbehebung
• Social Media Management
• Korrekturlesen
• Überarbeitung
• Abfassung
• Ordnungsgemäße Verwendung von Suchmaschinen
• Berichterstattung
• Standardbetriebsverfahren (SOPs) entwickeln und pflegen)
• Fristen
• Mehrsprachig
• Professionalität
• Kundendienst
• Widerstandsfähigkeit

Wie Sie Ihre Fähigkeiten hervorheben können

Fügen Sie Ihrem Lebenslauf relevante Fähigkeiten hinzu: Verwenden Sie die Namen Ihrer relevanten Fähigkeiten als Schlüsselwörter in Ihrem Lebenslauf.

Heben Sie die Fähigkeiten in Ihrem Anschreiben hervor: Stellen Sie sicher, dass Ihr Brief Ihre Kernkompetenzen anhand einiger der oben aufgeführten Fähigkeiten identifiziert.

Verwenden Sie Fähigkeiten in Ihrem Vorstellungsgespräch: Wenn Sie sich auf Ihr Interview vorbereiten, erhalten Sie mindestens ein spezifisches Beispiel für eine Zeit, in der Sie Ihre wichtigsten Fähigkeiten einsetzen.