Wie Sie von einem Projektaudit profitieren können

Jedes Projekt kann von Zeit zu Zeit von einem Audit profitieren. Aber keine Sorge, es ist nicht so beängstigend, wie es sich anhört. In einem Projektprüfung überprüft eine unparteiische Person Ihr Projekt und gibt Anleitung, was anders getan werden könnte, um seine Chancen zu verbessern, erfolgreich zu sein. Dieser Artikel erklärt alles und führt Sie durch die Vorbereitung auf ein Projekt Audit.

Wie formal ein Projektprüfung ist

Ein Projektaudit ist normalerweise eine formelle Übung. Das informelle Äquivalent wird normalerweise als Peer Review bezeichnet. Hier überprüft ein Kollege Ihr Projekt und die damit verbundene Dokumentation und gibt Ihnen Feedback, wo Sie etwas mehr Zeit verbringen sollten.

Projektaudits sind insofern formal, als sie normalerweise eine festgelegte Reihe von Fragen haben und von jemandem durchgeführt werden, der so etwas regelmäßig tut.

Wer führt Projekt Audits durch

Die Person, die Ihr Projekt Audit durchführt.

Es wird jemand sein, der sich als unparteiisch betrachten kann, damit es nicht Ihr Linienmanager oder Ihr Projektsponsor sein kann. Es könnte sogar ein Team von Menschen sein, abhängig von der Größe des Projekts.

Wie Sie sich auf ein Projekt Audit vorbereiten

Das erste und wichtigste, um sich organisierte zu organisieren, besteht darin, Kopien Ihrer Projektdokumentation zu haben, die der Prüfer überprüfen kann. Wenn Sie einen Projektkoordinator haben, bitten Sie sie, eine Packung von Dokumenten zusammenzubringen (vorzugsweise elektronisch). Sie sollten alle Informationen leicht zugänglich haben, aber selbst wenn Sie dies tun, kann dieser Schritt noch einige Zeit in Anspruch nehmen. Stellen Sie mindestens sicher, dass Sie über den Projektplan, das Risikoprotokoll, das Ausgabebloggen, das Budget und den Zeitplan für den Auditor verfügen.

Wer muss involviert sein

Dies hängt von der Art von Dingen ab, die der Auditor betrachten möchte. Sie als Projektmanager müssen einige Zeit mit ihnen verbringen. Erwarten Sie, dass Ihre Teammitglieder auch gerufen werden, um mit dem Auditor zu chatten.

Denken Sie daran, dass je länger sie an prüfungsbezogenen Aufgaben arbeiten, desto weniger Zeit für die Projektarbeit, sodass Sie möglicherweise einige Aktivitäten verschieben und während der Prüfungszeit langsamer arbeiten müssen.

Wie lange dauert ein Projektaudit

Es gibt keinen festen Zeitraum für ein Projektaudit. Bei großen Projekten werden Sie feststellen, dass es viel länger dauert. Bei kleinen Projekten könnte der Prüfer innerhalb weniger Stunden durchgeführt werden. Sobald Sie wissen, dass Ihr Projekt geprüft wird, fragen Sie Ihr Audit -Team, wie lange sie ihre Arbeit erwarten.

Worauf das Audit sucht

Wenn die Prüfung aufgrund eines bestimmten Anliegens aufgerufen wurde, z. B. das Versäumnis, Qualitätsziele zu erreichen. Eine routinemäßige Prüfung wird in den verschiedenen Bereichen des Projektmanagements und den Erstellungen, an denen das Projekt arbeitet. Es wird die Zeit, die Kosten und die Qualität Ihres Projekts sowie das Engagement der Stakeholder abdecken.

Das Ziel des Audits ist es, herauszufinden, ob das Projekt seine Ziele erreichen wird oder nicht. Wenn der Wirtschaftsprüfer der Ansicht ist, dass das Projekt aufgrund der aktuellen Leistung diese Ziele nicht erreicht, wird er oder sie Empfehlungen für Maßnahmen vorlegen.

Empfehlungen hängen davon ab, was gefunden wurde

Die Empfehlungen im Bericht des Abschlussprüfers hängen davon ab, was sie gefunden haben. Erwarten Sie, dass sie auf eine Weise positiv und formuliert sind, die es Ihnen ermöglichen sollte, sie leicht zu übernehmen. Sie sollten praktisch sein.

Bei einem Extrem kann der Prüfer möglicherweise empfehlen, dass Ihr Projekt geschlossen ist, obwohl dies nur dann passieren würde, wenn er der Meinung ist, dass es keine Chance gibt, dass ein Projektarbeit ab diesem Zeitpunkt einen Wert für die Organisation liefert.

Sehen Sie sich Ihr Projektaudit als positive Erfahrung an. Es sollte Ihnen frühzeitig vor Anzeichen dafür gewarfen, dass Ihr Projekt in Schwierigkeiten ist, und es ist eine Gelegenheit, mit einem erfahrenen Projektprofi zusammenzuarbeiten. Durch die Implementierung ihrer Empfehlungen sollten Sie, Ihr Team und Ihr Projekt erfolgreicher sein, und das kann nur eine gute Sache sein.