So schreiben Sie effektive E -Mails

Viele von uns haben nicht gelernt, E -Mails in der Schule zu schreiben, aber zu wissen, wie man eine E -Mail schreibt, ist eine unschätzbare Fähigkeit am Arbeitsplatz. Dies gilt insbesondere für Personen,. Neben der guten Telefonetikette gibt es wahrscheinlich keine Fähigkeiten, die so wichtig sind wie E-Mail, wenn es darum geht, einen Job zu Hause zu bekommen-und zu behalten-zu Hause.

Eine gut geschriebene E-Mail erleichtert es dem Empfänger, seine Nachricht zu verstehen und auf sie zu reagieren. Bei der Jobsuche kann die E-Mail den ersten Eindruck von Angesicht zu Angesicht vorausgehen oder sogar ersetzen. Daher ist die ordnungsgemäße Interpunktion und eine kohärente Nachricht der Schlüssel. Und unklare E -Mails verursachen Verwirrung und Verzögerungen. Befolgen Sie diese Tipps, um effektive E -Mails an Kollegen, Kunden, potenzielle Kunden, Einstellungsmanager sowie Freunde und Familie zu schreiben.

01 von 09

Betrachten Sie zunächst die Nachricht und den Empfänger

Marc Romanelli / Getty Images

Eine E -Mail sollte in Ihrem Kopf beginnen, nicht mit den Fingern auf der Tastatur. Um E -Mails effektiv zu schreiben, beachten Sie zunächst Warum schreibst du. Welche Art von Antwort möchten Sie?? Welche Nachricht möchten Sie vermitteln?? Wenn Sie Informationen anfordern, sich um einen Job bewerben oder sich nach Eröffnungen anfordern, stellen Sie sicher, dass Ihre Aktionsanfrage durch den Empfänger klar ist.

Betrachten Sie als nächstes den Standpunkt des Empfängers. Welche Informationen benötigen sie, um Maßnahmen zu ergreifen oder Ihre Nachricht zu verstehen?? Geben Sie notwendige (aber nicht übermäßige) Hintergrundinformationen. Denken Sie auch an die angemessene Etikette für diesen bestimmten Empfänger. Emoticons und Abkürzungen wie OMG oder LOL sind nicht für Bewerbungen und die meisten Geschäfts -E -Mails geeignet.

02 von 09

Schreiben Sie eine beschreibende E -Mail -Betreffzeile

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, schreiben. E -Mails mit dieser Art von Betreffzeile haben eine gute Chance, in der Spam -Box des Empfängers zu enden oder einfach ignoriert. Wenn Sie sich für einen Job bewerben, legen Sie den Namen der Position in die Betreffzeile ein. Wenn die E -Mail an einen Kollegen ist, machen Sie Ihre Betreffzeile zu einem kurzen Satz, der den Zweck der Nachricht zusammenfasst.

Ein weiterer Vorteil des Schreibens einer beschreibenden Betreffzeile besteht darin, dass es für Sie leichter ist, in Ihrem Posteingang zu finden, wenn Sie sie später durchsuchen müssen. Etwas mit einer E -Mail -Linie wie "Frage" wird jedoch nicht hilfreich sein.

03 von 09

Begrüße den Empfänger richtig

Wenn Sie den Namen Ihres Empfängers kennen, aber nicht persönlich wissen, begrüßen Sie mit einem Titel, z. B. Sehr geehrte Frau. Brunelli. (Verwenden Sie “MS."Für Frauen, wenn sie sich nicht sicher sind, ob„ Frau."Oder" Miss "ist angemessen.) Wenn Sie sich über das Geschlecht nicht sicher sind, verwenden Sie einfach den ersten und Nachnamen, ich.e. Lieber Chris Smith. Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, beginnen Sie Ihre E -Mail ohne Gruß oder verwenden Sie einen einfachen Gruß, z. B. Hallo, Grüße, lieber Manager usw.

Wenn die E -Mail an einen Kollegen oder eine andere Person, die Sie kennen.

04 von 09

Verwenden Sie die richtige Grammatik und Zeichensetzung

Es ist sehr wichtig, die korrekte Grammatik in einer E -Mail zu verwenden. Bewusst oder unbewusst bestrafen die Leser die Absender für grammatikalische Fehler.

• Sätze - Wenn Sie eine E -Mail schreiben, sparen Sie die Perioden nicht. Diese kleine Pause gibt den Lesern Zeit, die Bedeutungen der Wörter aufzunehmen. Kurze Sätze ermöglichen mehr dieser winzigen Pausen. Brechen Sie lange Sätze auf, auch wenn sie technisch keine Sätze sind.
• Kommas - Zu wenige oder zu viele Kommas können verwirrend sein. Lernen Sie, das Komma richtig zu verwenden.
• Subjekt Verb Vereinbarung - Sätze mit dieser Art von Fehler sind rote Fahnen für Arbeitgeber, die Kandidaten mit guten Kommunikationsfähigkeiten suchen. Überprüfen Sie die Regeln für die Vereinbarung des Subjekt-Verbs.

05 von 09

Überprüfen Sie Rechtschreibung und Kapitalisierung

Verwenden Sie einen Zaubersprüchen, aber verlassen Sie sich nicht darauf. Ein Zaubersprüche fängt nicht "sie" für "das" oder "dort" für "ihre", und diese Art von Fehler zeigt nachlässiger Unachtsamkeit an. Verwenden Sie keine SMS -Abkürzungen wie "u" für "Sie" oder "tho" für "für"."

Verwenden Sie die korrekte Kapitalisierung. Die meisten Menschen wissen, dass sie den Beginn des Satzes und die richtigen Substantive nutzen sollen, aber viele tun dies in E -Mails nicht. Zeigen Sie, dass es Ihnen nichts ausmacht. Andererseits können zu viele Großbuchstaben den Leser ablenken. Vermeiden Sie es, Phrasen in allen Kappen zu schreiben (die viele als gleichwertig persönlich schreien) sowie zum Kapitalisieren, nur um den Schwerpunkt zu nutzen, den ersten Wörterbuch.

06 von 09

Verwenden Sie eine einfache Formatierung in E -Mail

Denken Sie daran, dass alle E -Mail -Programme unterschiedlich angezeigt werden. Was auf Ihrem Bildschirm vollkommen ausgerichtet aussieht. Vermeiden Sie es aus diesem Grund, ein hochformatiertes Wortverarbeitungsdokument wie einen Lebenslauf oder ein Anschreiben in einer E-Mail zu platzieren. Verwenden Sie Dokumente, die im klaren Textformat geschrieben sind. 

Absätze kurz machen. Wie in Perioden geben Absatzbrüche dem Leser die Pause. Jemand, der E -Mails auf einem Handy liest, profitiert von kurzen Absätzen. Achten Sie jedoch darauf, die Grundregeln in Bezug auf Absätze zu befolgen.

07 von 09

Sei präzise

Mäandernde E -Mails, die den Punkt begraben. Oder schlimmer noch, sie können missverstanden werden. Machen Sie Ihren Zweck klar und verwenden Sie eine kurze Sprache.

• Wortlosigkeit beseitigen - Schreiben Sie mit aktiven Verben. "Jack hat mir die Formulare geschickt" verwendet ein aktives Verb. "Die Formulare wurden mir von Jack geschickt" ist passiv. Die passive Form verwendet nur noch ein paar Wörter, aber sie summiert sich. Darüber hinaus müssen die Leser die Ideen in ihren Köpfen neu ordnen.
• Bleib bei der Sache - Widerstehen Sie der Versuchung, fremde Informationen oder Ideen hinzuzufügen. Speichern Sie diese für eine weitere E -Mail.
• Verwenden Sie Kugelpunkte - Diese ermöglichen Ihrem Leser visuelle Hinweise, um das zu übernehmen, was wichtig ist. Aber im Zweifel darüber, wie Kugeln angezeigt werden, verwenden Sie Sternchen oder Bindestriche, um Kugeln zu erstellen.

08 von 09

E -Mail angemessen unterschreiben

Wenn Ihre E -Mail eine Standardsignatur stand. Unterschriften mit politischen Aussagen oder den Namen und Alter Ihrer Kinder sind in Ordnung für persönliche E -Mails, aber für die Arbeit verwenden Sie eine weniger persönliche Unterschrift. Abhängig von Ihrem Job und Ihrem Arbeitgeber können Sie Ihre E -Mail -Unterschrift immer noch mit einem Angebot personalisieren. Wählen Sie etwas Nichtkontrollierter. Wenn Sie sich nach einem Job fragen, verwenden Sie Ihre Unterschrift, um entsprechende Kontaktinformationen ohne Angebote oder zusätzliche Personalisierung zu geben.

09 von 09

Lesen/Überdenken vor dem Treffer Senden erneut

Überprüfen Sie, ob Rechtschreib- und Interpunktionsfehler vor dem Klicken von Senden. Wenn Sie einen Fehler in einer E -Mail für eine Bewerbung finden, beheben. Aber auch für Inhalte neu lesen. Wenn Ihre E -Mail lang ist, überlegen Sie sich, wie Sie es prägnanter machen können. Und wenn Ihre E -Mail kontrovers ist oder in Wut geschrieben wurde, klicken Sie auf Save Not Senden. Kommen Sie ein paar Stunden oder einen Tag später darauf zurück und sehen Sie, ob Sie es noch senden möchten.

Dies mag nach dem Senden einer E -Mail viel zu tun klingen. Wenn Sie jedoch effektive E -Mails senden und Ihre E -Mail effizienter organisieren, haben Sie tatsächlich mehr Zeit mehr Zeit.