So schreibe und sendet ich professionelle E -Mails

Unabhängig davon.

Dies kann schwieriger sein als es klingt. Viele Fachleute haben sich an einen sehr ungezwungenen Ansatz für E -Mails in ihrem persönlichen Leben gewöhnt. Während Slang, Emoticons und Textspeak normalerweise akzeptabel sind, wenn Sie enge Freunde per E -Mail senden, fliegen sie nicht in Arbeitskorrespondenz. Es ist wichtig zu wissen, wie Sie Ihre Kommunikation aufräumen, wenn Sie brauchen.

Wann müssen Sie eine professionelle E -Mail senden? Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten. Möglicherweise müssen Sie Ihr Anschreiben an einen potenziellen Arbeitgeber, einen Dankesbrief an einen Kollegen senden, der sich bereit erklärte, eine Referenz zu sein, einen Rücktrittsschreiben an Ihren aktuellen Chef oder eine Empfehlungsschreiben.

Möglicherweise haben Sie andere Gründe für das Senden von nicht personenbezogenen E-Mails. In der Tat ist es eine gute Idee, sicherzustellen, dass alle Ihre E-Mails organisiert und professionell sind.

Wenn Sie professionelle E -Mail -Nachrichten senden, ist es wirklich wichtig, sicherzustellen, dass die Nachricht perfekt ist. Sie möchten keine Gelegenheit blasen, indem Sie Fehler machen-auch wenn Sie E-Mails senden oder wie Sie sie im Auge behalten.

Erfahren Sie, was Sie in Ihre Nachrichten einbeziehen, was Sie nicht einbeziehen und wie Sie Ihre E -Mail -Nachrichten schließen, unterschreiben und senden sollen.

Professionelle E -Mail -Richtlinien

Überprüfen Sie diese Schritte, um eine qualitativ hochwertige professionelle E-Mail zu schreiben, und Sie werden immer einen großen Eindruck auf den Empfänger hinterlassen.

Was ist in Ihre E -Mail -Nachricht einbezogen

• Betreff: Die Betreffzeile sollte Ihren Zweck zum Schreiben präzise vermitteln. Ihre Betreffzeile kann so einfach wie "Danke" oder "Empfehlungsanfrage."
• Gruß: Selbst wenn Sie eine sehr kurze E -Mail schreiben, geben Sie einen Gruß an. Wenn Sie den Namen der Person kennen, schließen Sie ihn an. Wenn Sie nicht mit der Person mit der Person auf dem neuesten Namen sind, rufen Sie sie nach ihrem Titel an.
• Länge: Halten Sie Ihre E -Mail so präzise wie möglich. Die Menschen neigen dazu, lange E -Mails zu überfliegen, daher nur wichtige Informationen enthalten.
• Schließen: Melden Sie sich mit einem kurzen "Danke", "Best" oder einem anderen einfachen Absenden und dann Ihrem Namen ab. In den meisten E -Mail -Konten können Sie eine Unterschrift in Ihre Namen, Titel und Kontaktinformationen in jede E -Mail einbetten. Es ist eine großartige Möglichkeit, jede Korrespondenz professioneller zu gestalten.

Was Sie nicht in Ihre E -Mail -Nachricht einbeziehen müssen

• Schriftstil: Vermeiden Sie verzierte, verspielte oder farbige Schriftarten; Diese lenken den Empfänger einfach von Ihrer tatsächlichen Nachricht ab. Vermeiden Sie es auch, mutige und kursive Überbeanspruchungen zu überlassen, wodurch eine E -Mail überfüllt aussieht.
• Großbuchstaben: Schreiben Sie auch nicht in alle Großbuchstaben; Dies wirkt in einer E -Mail als wütend oder überreizt.
• Emoticons: Fügen Sie keine Emoticons in eine professionelle E -Mail ein. Speichern Sie diese für persönliche Korrespondenz.

Tipps, um perfekte professionelle E -Mail -Nachrichten zu gewährleisten

Sobald Sie Ihre E -Mail geschrieben haben, gehen Sie alle diese Schritte durch, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht abgeschlossen ist: Doppelüberprüfung, um sicherzustellen, dass die Betreffzeile Ihrer E-Mail ausgefüllt ist, Sie eine Unterschrift beigefügt haben, die Nachricht an die richtige Kontaktperson senden und das ausgefüllt haben BCC Feld zum Senden einer Kopie an sich selbst, damit Sie einen Datensatz über die E -Mail -Nachricht haben.
• Beweisen Sie Ihre E -Mail -Nachricht: Bevor Sie senden, senden Sie auch sicher, dass Sie Schreibweise überprüfen und Ihre Grammatik und Kapitalisierung überprüfen. Sie sind in der E -Mail -Korrespondenz genauso wichtig wie in einem Papierbrief.
• Senden Sie eine Test -E -Mail -Nachricht: Bevor Sie Ihre E -Mails tatsächlich senden, senden Sie die Nachricht zuerst an sich selbst, um zu überprüfen. Wenn alles gut aussieht, senden Sie die E -Mail an das Unternehmen oder die Person, mit der Sie kontaktieren.
• Senden Sie eine Kopie der E -Mail -Nachricht an sich: Verwenden Sie das BCC Feld zum Senden einer Kopie der E -Mail -Nachricht an sich selbst, damit Sie einen Aufzeichnung haben, wann Sie die Nachricht gesendet haben und an wen Sie sie gesendet haben. Sie können diese Informationen auch in Ihrem gesendeten Ordner finden.
• Dateien Sie Ihre Kopien: Mit vielen E -Mail -Programmen können Sie Ordner einrichten, um wichtige E -Mails in der Vergangenheit zu finden. Richten Sie Ordner für alle Ihre Jobsuche E -Mails und andere professionelle E -Mails ein und stellen Sie Ihre Kopien ein, nachdem Sie Ihre Nachrichten gesendet haben.

Professionelle E -Mail -Beispiele überprüfen

Beispiel -E -Mail -Nachricht Nr. 1: Rücktrittsschreiben

Betreff: Resignation-Bob Smith

Sehr geehrte Frau. Jones,

Ich schreibe, um meinen Rücktritt von meiner Position als Einheitskoordinator im Town Hospital, wirksam am 10. Juni.

Ich bin dankbarer als ich für all Ihre Unterstützung und Unterstützung in den letzten fünf Jahren sagen kann. Die Arbeit hier war eine erstklassige Ausbildung in Teamwork, Gesundheitsverwaltung und Erledigung der Arbeit. Ich werde es vermissen, mit euch allen zusammenzuarbeiten, und hoffe, dass Sie in Kontakt bleiben.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob ich während des Übergangs helfen kann.

Aufrichtig,

Bob Smith
B.Smith@E -Mail.com
555-123-4567

Beispiel -E -Mail -Nachricht Nr. 2: Empfehlungsanforderung

Thema: Cynthia Dailey-Referral-Anfrage

Liebe Barbara Cho,

Vor kurzem habe ich auf LinkedIn eine Jobanzeige für die Position des Marketingassistenten bei der XYZ Corp entdeckt. Da ich weiß, dass Sie seit einigen Jahren dort sind, fragte ich mich, ob Sie bereit sind, mir eine Überweisung für den Job zu geben.

Ich war besonders aufgeregt zu sehen, dass der Job darin besteht. Seit wir das letzte Mal bei ABC LLC zusammengearbeitet haben, habe ich umfangreiche Erfahrungen mit HubSpot, Google Analytics und SurveyMonkey gesammelt. Ich würde gerne diese Fähigkeiten einsetzen, um für XYZ zu arbeiten.

Ich habe eine Kopie meines Lebenslaufs und einen Link zu meinem Portfolio beigefügt, damit Sie meine jüngsten Erfahrungen sehen können. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie Fragen haben oder ob Sie weitere Beispiele meiner Arbeit sehen möchten. 

Am besten,

Cynthia Dailey

Cynthia@E -Mail.com
Portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Die zentralen Thesen

Halten Sie es professionell: Die Geschäftskorrespondenz sollte poliert werden, auch wenn Sie es per E -Mail senden.

Sei präzise: Kommen Sie zu Ihrem Standpunkt und seien Sie so klar wie möglich über das, was Sie brauchen oder anbieten müssen.

Bearbeiten, Korrekturlesen, Test: Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht frei von Fehlern und Tippfehler ist. Senden Sie eine Testnachricht an sich, bevor Sie klicken "Senden.”

Halten Sie eine Aufzeichnung: BCC Sie selbst über wichtige Korrespondenz und Datei jede Nachricht im entsprechenden E -Mail -Ordner als zukünftige Referenz.