So schreiben Sie eine Anfrage für Vorschläge (RFP) und für Zitat (RFQ)

Nachdem Sie Ihre Geschäftsanforderungen analysiert und Ihre Anbieter-Suche abgeschlossen haben. Eine gut geschriebene Anfrage für Vorschläge (RFP) oder Anforderung für Angebot (RFQ) ist der Schlüssel zur Auswahl des besten Anbieters zum besten Wert für Ihr Unternehmen. Das Schreiben einer der Anfragensarten ist nicht schwierig, wenn Sie die Ziele und die Funktion des Dokuments verstehen.

Entscheiden Sie, welches zu schreiben ist

Ein RFP wird verwendet, wenn Qualität, Service oder das Endprodukt von jedem Anbieter unterscheiden, der reagiert.

Ein RFQ wird für Rohstoffe, einfache Dienstleistungen oder unkomplizierte/unkomplizierte Teile mit wenig oder gar keinem Raum für Produkt- oder Dienstleistungsdifferenzierung zwischen den antwortenden Anbietern verwendet. Die Verhandlungspunkte sind eng, einschließlich Artikel wie Lieferpläne oder Verpackungsoptionen.

Die Ziele eines der beiden Dokumente sollten folgen:

• Erhalten Sie detaillierte Vorschläge zur Bewertung der Reaktion der einzelnen Anbieter, damit die besten Interessen Ihres Unternehmens an allen Fronten getroffen werden.
• Nutzung des Wettbewerbsmerkmals des Anbieterauswahlprozesses, um das bestmögliche Angebot auszuhandeln.
• Stellen Sie sicher, dass die Interessen aller Beteiligten in Ihrem Unternehmen erfüllt werden und ein Konsens erzielt wird.
• In die Kontrolle des gesamten Anbieterauswahlprozesses und festlegen, die die Auswahlregeln im Voraus festlegen.
• Aufbau der Partnerschaft zwischen Ihnen und dem Verkäufer von Anfang an.

Strukturierung des RFP oder RFQ

Der RFP oder RFQ sollte so strukturiert werden. Jedes Dokument unterscheidet sich je nach Art des Unternehmens und Produkts, nach dem Sie suchen, aber es gibt einige Standardabschnitte, die in einem typischen RFP oder RFQ enthalten sein sollten. Stellen Sie jeden Abschnitt für Ihre individuellen Bedürfnisse an:

1. Einreichungsdetails Geben Sie den Anbietern wichtige Informationen zur Verfügung, z.
2. Ein Einführung und Zusammenfassung der Exekutive Bietet potenziellen Anbietern einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen und die Anforderungen für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Es sollte geschrieben werden, nachdem das gesamte Dokument fertig ist, um es Ihnen leicht zu machen, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen.
3. A Geschäftsüberblick und Hintergrund beschreibt Ihr Unternehmen, Ihre Produkte und Ihr Marktsektor. Dies wird potenziellen Anbietern helfen, die Bedürfnisse zu verstehen, die Sie zu erfüllen versuchen.
4. Der detaillierte Spezifikationen sollte der längste Abschnitt des Dokuments sein. Für eine RFP enthält es die qualitativen Maßnahmen und Anforderungen, die die Auswahlentscheidung vorantreiben werden. Für einen RFQ sollte dieser Abschnitt die quantitativen Maßnahmen vorlegen, die Sie in der Antwort des Anbieters suchen. Beispielkriterium können Produktzeichnungen, technische Toleranzen, Serviceebenen, Meilensteine, Leistungen und Zeitpläne, technische oder geschäftliche Anforderungen, Softwarefunktionalität und Hardwareanforderungen umfassen.
5. Annahmen und Einschränkungen Anbieter müssen aufmerksam gemacht werden, die in diesem Abschnitt aufgeführt sind. Das Versäumnis, direkt und im Voraus mit dem Anbieter zu sein. Mögliche Themen umfassen Reisekosten, Upgrade-/Änderungskosten und Lizenzrechte.
6. Beliebig Geschäftsbedingungen des Vertrags muss aufgeführt werden. Dies kann Finanzierungsoptionen, Vertragsdauer, Erneuerungsoptionen, Garantien, Lieferstrafen, Servicenebene usw. umfassen.
7. Auswahlkriterium Wie Sie Ihre Entscheidung treffen, ist der letzte Abschnitt. Einige Unternehmen bevorzugen es, diese Informationen völlig vertraulich zu halten, während andere Unternehmen der Ansicht sind, dass dies potenziellen Anbietern dazu beitragen wird, sich auf das zu konzentrieren, was für Ihr Unternehmen wichtig ist.

An Anbieter verteilen

Verfassen Sie schließlich ein Anschreiben und senden Sie Kopien Ihres RFP oder RFQ an jeden der Anbieter, die Sie während Ihres Suchprozesses ausgewählt haben. Stellen Sie sicher.