So schreiben Sie eine professionelle E -Mail

Seit vielen Jahren prognostizieren die Menschen den Niedergang von E -Mails. Obwohl es wahr ist, verwenden wir andere Kommunikationsformen wie SMS und soziale Medien, um mit unseren Freunden zu "sprechen" oder schnelle Nachrichten an unsere Kollegen zu senden, aber wir verwenden immer noch E-Mails, insbesondere für arbeitsbezogene Kommunikation. Es ist auch das Hauptkontaktmittel, wenn Sie sich für einen Job bewerben. Es ist so wichtig wie immer zu wissen, wie man eine professionelle E -Mail schreibt.

E -Mail ist möglicherweise Ihr ursprünglicher Kontakt mit jemandem. Aus diesem Grund ist es Ihre erste Gelegenheit, einen Eindruck zu hinterlassen. Achten Sie sehr darauf, Ihre Nachrichten zu komponieren. Beantworten Sie diese 7 Fragen, bevor Sie Senden beantworten.

1. Ist mein Nachrichtenfehler kostenlos?

Das Überprüfen Ihrer E -Mails auf Fehler ist das Wichtigste, was Sie tun können, bevor Sie sie senden. Falsche Schreibweise und schlechte Grammatik lassen Sie nachlässig aussehen. Dies verstößt gegen den Eindruck, den Sie machen möchten, insbesondere wenn Sie sich für einen Job bewerben.

Korrekturlesen, bis Sie zuversichtlich sind, dass Sie alle Rechtschreib- und Grammatikfehler sowie Tippfehler erfasst haben. Grammatik.COM verfügt über kostenlose Tools, einschließlich einer Erweiterung für den Chrome -Browser, der Ihnen dabei helfen kann.

2. Was sagt meine E -Mail -Adresse über mich aus?

Ihre Arbeits-E-Mail-Adresse, die übrigens niemals für die Arbeitssuche verwenden sollten. Wahrscheinlich ist dies sehr einfach,. Höchstwahrscheinlich ist es eine Variante Ihres Namens. Möglicherweise haben Sie eine weniger geschäftsähnliche Adresse für persönliche E-Mails ausgewählt. Eine Adresse, die suggestiv, kindisch oder süß ist, ist in Ordnung, wenn Sie sie nur verwenden, um Nachrichten an Ihre Freunde und Familie zu senden. Wenn Sie jedoch eine professionelle E -Mail schreiben müssen, melden Sie sich für ein neues Konto an, das Professionalität vermittelt.

Richten Sie eine E -Mail -Adresse ein, die Ihren tatsächlichen Namen verwendet. Probieren Sie Ihren ersten und Nachnamen aus; Ihr Vorname, Ihr mittlerer Anfang und der Nachname; oder eine Kombination von diesen. Senden Sie niemals Ihre professionelle E -Mail von [email protected].

3. Sind der Name und die E -Mail -Adresse im Feld "zu" korrekt?

Wenn Sie den Namen eines Empfängers in das Feld "TO" eingeben, füllen die meisten E -Mail -Clients den Rest des Namens mit einem aus Ihren Kontakten aus. Sie könnten leicht mit dem falschen Namen in diesem Feld enden. Achten Sie also darauf, dies zu beachten.

Stellen Sie sich vor, welche Probleme auftreten könnten, wenn Sie versehentlich eine E -Mail an den falschen Empfänger senden. Nehmen wir an, Sie suchen einen Job, während Sie noch beschäftigt sind. Ein Personalchef bei einem potenziellen Arbeitgeber könnte einen Namen haben, der mit demselben Brief wie der Name Ihres aktuellen Chefs beginnt. Wie peinlich wäre es, wenn Sie Ihrem Chef eine Nachricht für diesen Personalmanager schicken würden? Sie möchten nicht nur sicherstellen.

4. Habe ich den richtigen Titel verwendet, um den Empfänger anzusprechen??

Wenn Sie sich bereits mit der Person, die Sie per E -Mail senden. Wenn dies jedoch Sie zum ersten Mal mit jemandem kommunizieren oder nicht sicher sind, wie sie es vorziehen, angesprochen zu werden, ist es vorzuziehen, einen formellen Titel wie MR zu verwenden., MS., Frau., oder dr. und der Nachname des Empfängers.

Immer auf der Seite der Vorsicht irren. Es kann nicht schaden, formell zu sein. Wenn Sie einen Hinweis darauf haben, wie jemand, mit dem Sie bereits eine festgelegte Beziehung haben, bevorzugt, sehen Sie sich frühere Nachrichten zurück, um zu sehen. Das wird Ihnen helfen, zu entscheiden, was zu tun ist.

5. Vermittelt mein Ton meine Nachricht gut?

Wie das Sprichwort sagt: "Es ist nicht das, was Sie sagen, sondern wie Sie es sagen."Wenn Sie mit jemandem von Angesicht zu Angesicht sprechen, können Sie sich auf Intonation, Körpersprache und Gesichtsausdruck verlassen, um Ihren Worten zusätzliche Bedeutung zu verleihen.

Wenn Sie versuchen, die gleiche Nachricht schriftlich zu vermitteln, gibt es mehr Raum für Missverständnisse, da der Leser Ihr Gesicht nicht sehen, Ihre Körpersprache lesen oder Ihre Stimme hören kann. Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht höflich ist und freundlich klingt und dass Ihre beabsichtigte Bedeutung klar ist.

6. Ist meine Nachricht einfach, aber nicht kryptisch?

Wenn Sie Ihre Nachrichten kurz und süß halten, erleichtert sie das Verständnis. Gleichzeitig sollten Sie nichts Wichtiges weglassen. Sie möchten den Empfänger Ihrer E -Mail nicht dazu zwingen, zu erraten, was Sie sagen wollen. Ihre Nachricht sollte so präzise wie möglich sein, aber alle erforderlichen Informationen enthalten.

7. Habe ich unerwünschte Anhänge eingeschlossen?

Viele Menschen weigern sich, E -Mail -Anhänge zu öffnen, die sie nicht erwarten. Sie haben Recht, dies zu vermeiden. Computerviren werden häufig in diesen Anhängen übertragen. Wenn Sie beispielsweise Ihren Lebenslauf beispielsweise eine Datei senden möchten, bitten Sie Ihren Empfänger zuerst um seine Erlaubnis. Senden Sie es nur, wenn er sagt, dass es in Ordnung ist.