So schreiben Sie einen Geschäftsaufwandsbericht

Wenn Sie früher oder später ein kleines Unternehmen besitzen, müssen Sie die alltäglichen Ausgaben Ihres Unternehmens verfolgen, wenn Sie Ihr Unternehmen von Grund auf aufbauen.

Es mag unnötig erscheinen, wenn Sie zum ersten Mal anfangen, da Ihre kleineren Investitionskosten möglicherweise unbegründet erscheinen und nur wenige Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Je früher Sie mit der Aufrechterhaltung eines Geschäftsaufwandsberichts über ein reguläres Intervall beginnen, desto weniger Arbeit müssen Sie während der Steuersaison und in den Zeiten, in denen Ihr Betriebskapital niedrig ist.

Was ist ein Geschäftsaufwandsbericht??

Wenn der Name ein Hinweis ist, scheinen Geschäftskostenberichte so, als würden sie jeden Cent, den Sie während der Führung Ihres Unternehmens ausgeben. Ausgabenberichte sind im Wesentlichen Formulare, die das gesamte Geld für Reisen, Mahlzeiten, Unterkunft, Schulungen, Vorfälle und Unterhaltung bilden, die ein Angestellter oder Geschäftsinhaber aus seiner eigenen Tasche kauft, anstatt eine zuvor bereitgestellte pro Diem zu verwenden.

Das Formular oder der Bericht wird regelmäßig (in der Regel monatlich oder vierteljährlich) ausgefüllt und dann dem Buchhalter des Unternehmens, der zu zahlenden Abteilung für Konten oder des Eigentümers vorgelegt. Sobald die Ausgaben mit einer Quittung für den Kauf und die Genehmigung des Unternehmens gerechtfertigt sind, wird der Person, die den Bericht eingereicht hat.

Gründe, warum Sie einen Geschäftsaufwandsbericht verwenden müssen

Kostenberichte sind möglicherweise eine langwierige Aufgabe, aber letztendlich dienen sie den besten Interessen des Unternehmens für einen finanziellen Streit oder eine Prüfung. Durch die regelmäßige Einreichung dieser Berichte können Sie sicherstellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter ordnungsgemäß für die erforderlichen Ausgaben budgetieren, um Ihr Unternehmen finanziell sicher zu halten, sowie die Moral des Unternehmens und den guten Willen aufrechtzuerhalten.

Kein Mitarbeiter (oder Geschäftsinhaber) möchte jemals ihre persönlichen Mittel verwenden, um die Arbeit zu erledigen, für die sie für ein Gehalt angeheuert werden, für ein Gehalt. Wenn Sie einen Ausgabenbericht beibehalten und einreichen.

Wenn Sie ein Solopreneur sind oder wenn Sie ein Mikrogeschäft führen, können Ausgabenberichte dumm erscheinen, aber sie sind für Ihr Unternehmen genauso wichtig wie für einen Mitarbeiter eines Unternehmens wie Apple oder Disney. Nachverfolgung, wo Sie Ihr Geld ausgeben, um die beruflichen Aktivitäten Ihres kleinen Unternehmens zu beteiligen.

So erstellen Sie einen Kostenbericht, der auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist

Einzelne Branchen können bestimmen, was die Kosten für die Kosten Ihres kleinen Unternehmens enthalten müssen, basierend darauf, welche Kosten für Ihr Unternehmen Standard sind, um Geschäfte zu machen. Wenn sich beispielsweise eine Reihe Ihrer Mitarbeiter im Verkauf befindet und von denen erwartet wird, dass sie gelegentlich potenziell potenziell eingehen und Kunden zum Mittag- oder Abendessen einrichten, sollte das Formular für das Kostenbericht Ihres Unternehmens die Möglichkeit für das Vertriebsteammitglied widerspiegeln, eine Quittung für Lebensmittel einzureichen und Unterhaltung und die Details der Ausgaben leicht, damit ihnen die Menge erstattet wird, um einen Kunden zu gewinnen und zu speisen. Daher sollten Eintritt oder Code für die Mahlzeiten Standard für das Formular Ihres Unternehmens für das Ausgabenberichtsformular sein.

Ein weiteres Beispiel für die effektive Annäherung an die Kostenberichte Ihres kleinen Unternehmens für Ihre Anforderungen besteht darin, einen Code oder Eintrag für Schulungs- oder Konferenzgebühren zu ermöglichen. In vielen Branchen heute ist es notwendig, wettbewerbsfähig zu bleiben, in vielen Branchen auf dem neuesten Stand der neuen Technologie, der Denkfabrik-Brainstorming-Sitzungen oder der Erneuerungen der Zertifizierung erforderlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wenn Ihr Unternehmen solche Veranstaltungen und Workshops im Jahresbudget nicht regelmäßig ausmacht, ist dies eine bequem. 

Vorlagen oder Muster allgemeiner Geschäftskostenberichte können leicht online gefunden werden, aber jedes kleine Unternehmen ist einzigartig und Sie sollten versuchen, alle Vorlagen zu ändern, um Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu spiegeln. Manchmal befinden sich diese Vorlagen nur in einem gedruckten Papierformat und andere sind alle digital. Denken Sie in jedem Fall daran, sicherzustellen, dass alle für die Erstattung angeforderten Kosten durch eine Rechnung oder Quittung unterstützt werden. Dies ist nicht nur ein solides Maß für Ihre Buchhaltungsdateien, sondern kann auch erforderlich sein, wenn eine Steuerprüfung erforderlich ist.

Wenn Sie noch nie zuvor einen Kostenbericht verwendet haben und nicht feststellen können, ob Sie ein Papierformular oder eine Online-Option verwenden möchten, beginnen Sie mit einem Papierbericht, bis Sie sich an die Gewohnheit machen, sich zu füllen, bevor Sie zu einem Cloud-basierten Wechsel zu einem Cloud-basierten Wechsel wechseln Service oder digitale Anwendung.

 Ein Beispiel für einen Basisbericht für kleine Unternehmen ist unten enthalten: 

Diese Vorlage mag simpel sein, erfasst jedoch das Minimum der Ausgabenberichte Ihres Unternehmens und kann leicht so geändert werden, dass weitere Kategorien oder eine Vielzahl von Ereignissen enthalten sind. Mitarbeiter, die häufig zu Konferenzen reisen, Kunden unterhalten oder jedes Jahr mehrere Schulungsworkshops und -sitzungen durchführen.

Wenn die obige Vorlage zu rudimentären. Wenn Sie an Cloud-basierten Ausgabenberichtsverfolgungsdiensten interessiert sind, bieten Unternehmen wie Procurify, Zoho-Kosten und Rydoo beliebte Systeme an, die die Aufzeichnung von Kosten einfach und intuitiv machen.

So übernehmen Sie die steuerliche Kontrolle über Ihr kleines Unternehmen

Kleinunternehmer sind ratsam, um Spesenberichte zu verwenden. Sie bieten Ihnen nicht nur die Möglichkeit, den Überblick über das Geld Ihres Kleinunternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt zu verfolgen, sondern auch, dass Sie sich auf die Steuersaison vorbereiten und der Prüfung voraus sind und den Mitarbeitern versichert, dass sie sich geschätzt fühlen Deckt die Ausgaben ab, während sie sich darauf konzentrierten, ihre Arbeit zu erledigen.

Ein erfolgreiches Unternehmen ist eines, bei dem die fiskalische Kontrolle in den Händen des Geschäftsinhabers fest gesichert ist, und ein etabliertes Unternehmenskosten -Berichtssystem kann Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen.