Wie man Besprechungsminuten nimmt

Besprechungsminuten sind die detaillierten Notizen, die als offizielle schriftliche Aufzeichnung eines Treffens oder einer Konferenz dienen. Die für die Versammlung verantwortliche Person bittet normalerweise einen der Teilnehmer, sich um diese Aufgabe zu kümmern. Eines Tages könnte jemand Sie sein. Obwohl es keine schrecklich schwierige Arbeit ist, ist es wichtig, Minuten zu nehmen, aber es ist wichtig. Da das Besprechungsminuten eine offizielle Aufzeichnung dessen ist, was sich abspielte, ist die Genauigkeit von entscheidender Bedeutung. Sie müssen gründliche Besprechungsnotizen machen, auf die sich Menschen bei Bedarf später beziehen müssen.

Hier sind einige Hinweise, die Ihnen helfen, diese Aufgabe mit Finesse zu erledigen. Finden Sie heraus, was Sie vor, während und nach dem Treffen tun sollen, um sicherzustellen.

Vor dem Treffen

• Wählen Sie Ihr Aufnahmetool aus. Werden Sie die alte Schule und verwenden einen Stift und Papier oder werden Sie High-Tech und verwenden einen Laptop-Computer, ein Tablet oder einen Smartphone? Erkundigen Sie sich bei Ihrem Chef, um festzustellen, ob er es vorzieht, eine bestimmte Methode anzuwenden.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Tool Ihrer Wahl in der Reihenfolge ist, und haben Sie eine Sicherung, nur für den Fall, dass Ihr ursprüngliches fehlschlägt. Wenn Sie zum Beispiel einen Laptop mitbringen, haben Sie auch einen Stift und Papier griffbereit. Sie möchten das Meeting nicht stoppen müssen, während Sie nach etwas suchen, auf das Sie schreiben können, wenn Ihr Computer abstürzt.
• Lesen Sie die Besprechungsagenda, bevor das Treffen beginnt. Dadurch können Sie einen Umriss für Ihre Minuten formulieren. Hinterlassen Sie einen Platz unter jedem Element und schreiben Sie dort Ihre Notizen. Wenn Sie dies tun, wird Ihre Arbeit ein wenig einfacher.

Während der Besprechung

• Gehen Sie ein Anwesenheitsblatt und stellen Sie sicher, dass sich alle anmelden. Sie müssen eine Liste aller Teilnehmer in das offizielle Besprechungsminuten einfügen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer jeder ist. Auf diese Weise können Sie feststellen, wer spricht und diese Informationen korrekt aufzeichnet.
• Beachten Sie die Zeit, in der das Treffen beginnt.
• Versuchen Sie nicht, jeden einzelnen Kommentar aufzuschreiben. Es ist in Ordnung, nur die Hauptideen aufzunehmen. Achten Sie sehr darauf, keine Gegenstände auszulassen, mit denen Sie nicht einverstanden sind. Ihre Vorurteile sollten Sie nicht beeinflussen. Denken Sie daran, dies ist ein offizielles Konto, nicht Ihre Meinung darüber, was passiert ist.
• Schreiben Sie alle Anträge auf, wer sie gemacht hat, und die Ergebnisse von Stimmen, falls vorhanden; Sie müssen nicht aufschreiben, wer eine Bewegung gestützt hat. Natürlich können sich die Regeln Ihrer Organisation unterscheiden. Überprüfen Sie diejenigen, die zuerst mit Ihrem Chef sind.
• Wenn Stimmen zu Anträgen oder Diskussionen bis zum nächsten Treffen aufgeschoben werden, notieren Sie sich das.
• Zeichnen Sie die Endzeit des Treffens auf.

Nach dem Treffen

• Geben Sie die Minuten so schnell wie möglich nach dem Meeting ein, während Ihnen alles noch frisch ist. Wenn Sie einen Fehler in Ihren Besprechungsnotizen finden oder eine Frage haben, können Sie ihn schnell aufklären, indem Sie mit anderen Teilnehmern sprechen.
• Geben Sie zum letzten Kopie des Protokolls den Namen der Organisation, den Titel des Ausschusses, die Art der Sitzung (tägliche, wöchentliche, monatliche, jährliche oder spezielle Treffen) und dessen Zweck ein.
• Gib den Zeiten, die es begann und endete.
• Geben Sie die Liste der Teilnehmer und eine Notiz darüber an, wer das Treffen durchgeführt hat. Geben Sie Ihren Namen in die Liste der Teilnehmer ein und sagen Sie nach Ihrem Namen in Klammern nach Ihrem Namen, dass Sie die Minuten genommen haben. Alternativ können Sie am Ende des Dokuments durch das Schreiben von "eingereicht von" abmelden, gefolgt von Ihrem Namen.
• Korrekturlesen Sie die Minuten vor dem Einreichen. Fragen Sie jemanden, der sich auch umsah, um sie ebenfalls zu schauen. Sie können Sie wissen lassen, wenn Sie versehentlich etwas ausgelassen haben.
• Senden Sie sie an die Person, die das Treffen durchgeführt hat, sofern nicht angewiesen, etwas anderes zu tun.