So verwalten Sie Ihr erstes Projekt erfolgreich

Sie wurden gerade für ein wichtiges neues Projekt verantwortlich gemacht. Offensichtlich bietet Ihr Chef diese Gelegenheit als Vertrauensvotum in Ihre Fähigkeiten an. Und während Sie aufgeregt sind, ist dies das erste Mal, dass Sie für ein ganzes Projekt verantwortlich sind.

Der erste Einstieg zum ersten Mal ist eine Herausforderung. Es gibt jedoch Möglichkeiten, Ihnen zu helfen, Ihre Füße nass zu machen. Das Projektmanagement hat sich zu einem Prozess mit definierten Phasen und Schritten entwickelt, um diejenigen zu führen, die neu im Projektmanagement zu einem erfolgreichen Projekt sind.

5 Phasen des Projektprozesses:

1. Initiierung: Ein Projekt wird eingeleitet, wenn Änderungen erforderlich sind
2. Planung: Planung der Arbeit des Projekts
3. Ausführung: Durchführung der Arbeit
4. Verwalten und Kontrolle: Alle Arbeiten, die Sie während des Projekts ausführen, um den Fortschritt zu überwachen
5. Schließen: Ausfüllen und Bereitstellung des Projekts und Anbindung des Teams 

Diese Schritte sind für jedes Projekt identisch. Und denken Sie daran, Sie sind der Projektmanager, kein Vorgesetzter an der Frontlinie. Ihre Aufgabe ist es, das Projekt zu verwalten, nicht die Menschen.

Grundlegende Schritte für den Projektnovice:

Während der Initiationsstufe wird das Projekt erstellt und eine Charta erstellt, die Sie als Programmmanager ermächtigt und eine Berichtskette errichtet. In der Planungsphase sind Sie:

Definieren Sie den Umfang 

Der erste und wichtigste Schritt in jedem Projekt besteht darin, den Umfang des Projekts zu definieren. Was solltest du erreichen oder erstellen?? Was ist das Projektziel? Ebenso wichtig ist es, zu definieren, was nicht im Rahmen Ihres Projekts enthalten ist. Wenn Sie nicht genügend Definition von Ihrem Chef erhalten, klären Sie den Bereich selbst und senden Sie ihn nach oben zur Bestätigung wieder nach oben.

Während dieses Beispiel etwas nicht im Geschäftsthema ist, können wir uns alle auf einen Hochzeitsempfang beziehen. Bei der Planung eines Hochzeitsempfangs haben Sie möglicherweise als Rahmen: Bereiten Sie einen Hochzeitsempfang für 100 Gäste mit Abendessen, offene Bar, Hochzeitstorte und eine Live -Band zum Tanzen zu einem bestimmten Datum zu, um nicht über 20.000 US -Dollar zu tanzen. 

Bestimmen Sie die verfügbaren Ressourcen

Welche Personen, Ausrüstung und Geld haben Sie zur Verfügung, um die Projektziele zu erreichen?? Als Projektmanager haben Sie normalerweise keine direkte Kontrolle über diese Ressourcen, müssen sie jedoch über das Matrixmanagement verwalten. 

Das Matrix -Management bezieht sich auf die Verwendung der festgelegten Hierarchie innerhalb des Unternehmens, um das zu erreichen, was Sie tun müssen. Wenn Joe für Ihr Projekt und auch für seine Abteilung arbeitet, muss er zwei Chefs zuhören. Versuchen Sie als Projektmanager, mit den Vorgesetzten der Personen oder Eigentümer der von Ihnen geliehenen Geräte in Kontakt zu bleiben, damit Sie Konflikte lösen können.

Verstehe die Zeitleiste

Wann muss das Projekt abgeschlossen sein? Während Sie Ihren Projektplan entwickeln, haben Sie möglicherweise eine gewisse Flexibilität darin. Wenn Sie sich für Überstunden entscheiden, um den Zeitplan zu erfüllen, müssen Sie dies gegen die Einschränkungen Ihres Budgets abwägen.

Detail die Arbeit

Was sind die wichtigsten Teile oder Komponenten, die erstellt werden müssen, um das Projekt abzuschließen?? Zum Beispiel erfordert ein Hochzeitsempfang auf hohem Niveau: eine Empfangshalle, ein Essen, ein Getränk, eine Kuchen, Gäste und Unterhaltung. Natürlich kann jedes dieser größeren Gegenstände in viele zusätzliche Gegenstände unterteilt werden. Das ist der nächste Schritt. 

Im obigen Hochzeitsempfangsbeispiel haben Sie wahrscheinlich ein Team oder eine Person, die für verschiedene Komponenten verantwortlich ist. Arbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammen, um die Details zu formulieren.

Die für Lebensmittel verantwortliche Person muss die Optionen, die Kosteneinschränkungen und die Auswahl treffen, die das Erreichen des Umfangs unterstützen. Listen Sie die kleineren Schritte in den größeren Schritten auf. Wie viele Ebenen tief in die Detailschritte gehen, hängt von der Größe und Komplexität Ihres Projekts ab.

Einen vorläufigen Plan entwickeln

Stellen Sie alle Ihre Schritte in einen Plan zusammen. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun. Formale Projektmanagementpraktiken erfordern die Entwicklung eines sogenannten Netzwerkdiagramms und der Identifizierung des kritischen Pfades. Dies kann zwar über Ihre Bedürfnisse oder Ihr Wissensniveau hinausgehen, aber das Kernproblem besteht darin, die Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge zu sequenzieren und dann Ressourcen für die Aktivitäten zuzuweisen.

Zu den Fragen gehören: Was passiert zuerst? Was ist der nächste Schritt? Welche Schritte können gleichzeitig mit verschiedenen Ressourcen fortgesetzt werden? Wer wird jeden Schritt machen? Wie lange wird es dauern? Es gibt viele ausgezeichnete Softwarepakete, mit denen ein Großteil dieses Details für Sie automatisiert werden kann. Fragen Sie andere in ähnlichen Positionen, was sie verwenden.

Erstellen Sie Ihren Basisplan

Holen Sie sich Feedback zu Ihrem vorläufigen Plan von Ihrem Team und von anderen Interessengruppen. Passen Sie Ihre Zeitpläne und Arbeitspläne an, um das Projekt in die verfügbare Zeit einzubeziehen. Nehmen Sie alle erforderlichen Anpassungen am vorläufigen Plan vor, um einen Basisplan zu erstellen.

Projektanpassungen anfordern

Es gibt fast nie genug Zeit, Geld oder Talent, das einem Projekt zugewiesen ist. Ihre Aufgabe ist es, mit den begrenzten Ressourcen auszukommen, die Sie haben. Es gibt jedoch häufig Grenzen für ein Projekt, die einfach unrealistisch sind. Sie müssen Ihren Fall machen und Ihrem Chef vorstellen und anfordern, dass diese unrealistischen Grenzen geändert werden. Fragen Sie zu Beginn des Projekts nach den Änderungen. Warten Sie nicht, bis es in Schwierigkeiten ist, nach den Änderungen zu fragen, die Sie benötigen.

Wenn Sie angefangen haben, Ressourcen zu erwerben und die erforderlichen Materialien zu beschaffen, befinden Sie sich in der Ausführungsphase. In dieser Phase sind Sie auch:

Zusammenstellung Ihres Projektteams

Bringen Sie die Leute in Ihr Team zusammen und starten Sie einen Dialog. Sie sind die technischen Experten. Deshalb hat ihr funktionaler Vorgesetzter sie dem Projekt zugewiesen. Ihre Aufgabe ist es, das Team zu verwalten.

Arbeiten Sie Ihren Plan

Der Plan zu machen ist wichtig, aber der Plan kann geändert werden. Sie haben einen Plan, jeden Morgen zur Arbeit zu fahren. Wenn eine Kreuzung durch einen Unfall blockiert wird, ändern Sie Ihren Plan und gehen anders aus. Machen Sie dasselbe mit Ihren Projektplänen. Ändern Sie sie nach Bedarf, aber behalten Sie immer den Umfang und die Ressourcen im Auge.

Wenn sich Ihr Plan entfaltet und die Arbeit erledigt ist, geben Sie die Überwachungs- und Steuerungsphase ein. In dieser Phase arbeiten Sie daran, Kosten, Ressourcen und Qualität zu kontrollieren, sowie:

Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Teams

Zu Beginn des Projekts werden Sie wenig Fortschritte machen, aber dann überwachen Sie, was sowieso jeder tut. Das erleichtert es, Probleme zu fangen, bevor sie Probleme werden.

Alles dokumentieren

Aufzeichnungen machen. Jedes Mal, wenn Sie Ihren Basisplan ändern, schreiben Sie auf, was die Änderung war und warum er notwendig war. Jedes Mal, wenn das Projekt eine neue Anforderung hinzugefügt wird, schreiben. Sie können sich nicht an alles erinnern, also schreiben.

Halten Sie alle auf dem Laufenden

Halten Sie alle Projektbeteiligten die ganze Zeit über den Fortschritt auf dem Laufenden. Lassen Sie sie über Ihren Erfolg informieren, während Sie jeden Meilenstein abschließen, aber sie über Probleme informieren, sobald sie auftauchen.

Halten Sie auch Ihr Team auf dem Laufenden. Wenn Änderungen berücksichtigt werden, teilen Sie dem Team so weit voraus, wie Sie können. Stellen Sie sicher, dass alle im Team wissen, was alle anderen tun.

Folge den Schritten

Sie müssen kein formeller Projektmanager sein, um eine Projektinitiative zu leiten. Sie sollten jedoch die Tools, Logik und Schritte des Projektmanagements anwenden, um Ihre Ziele zu klären, die Arbeit zu detaillieren und ein Team für die Ausführung zu erstellen, während Sie alles verwalten.