So gründen Sie ein Host -Komitee für Ihre gemeinnützigen Veranstaltungen

Ereignisse sind ein kritischer Bestandteil der Fundraising und Outreach. Die meisten gemeinnützigen Ereignisse sind eine Affäre „Alle Hände an Deck“, bei der jeder in einer gemeinnützigen Organisation zusammenarbeiten muss. Einige gemeinnützige Organisationen haben sogar ein Gesamtereignisplanungsausschuss und engagierte Freiwillige, die bei der Planung und Einrichtung für die Veranstaltung helfen.

Während die Veranstaltungsplanung von entscheidender Bedeutung ist, wenn Sie möchten, dass die Veranstaltung reibungslos verläuft, möchten Sie auch Ergebnisse aus all Ihren Bemühungen. Aus diesem Grund sollte Ihre Organisation einen „Gastausschuss einstellen.”

Was ist ein Gastkomitee?

Ein „Gastkomitee“ unterscheidet sich von einem traditionellen Eventplanungsausschuss. Anstelle von Personen, die aktiv planen, planen oder für die Veranstaltungen des Tages oder Abends einrichten, nutzt das Gastgeberkomitee seine Netzwerke, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung ein Hit ist. Die Mitglieder des Gastkomitees können sich entscheiden:

• Ermutigen Sie ihre Freunde, Familie oder Kollegen, Tickets zu kaufen
• Collectauction -Artikel aus lokalen Unternehmen
• Machen Sie Herstellerverbindungen für Türpreise oder Event Catering

Natürlich gibt es unzählige Möglichkeiten, wie ein Gastkomitee Ihre gemeinnützigen Veranstaltungen besser machen kann als je zuvor. Stellen Sie sich einen Gastkomitee als den tatsächlichen Gastgeber einer Partei vor; Jemand, der die besten Gäste einlädt, weiß, wen Sie für das Essen oder das Dekor anrufen und Sie mit Menschen verbinden können, die die Veranstaltung zu einem Gesamt Erfolg machen.

Da ein Gastkomitee die bei einer Veranstaltung erhaltenen Mittel erhöhen oder mehr Aufmerksamkeit in den Medien auf sich ziehen kann, ist es von entscheidender Bedeutung, die richtigen Personen zu finden und zu rekrutieren.

Wen Sie für Ihren Gastkomitee wählen können

Ein wirklich nützliches Gastgeberkomitee umfasst keine bezahlten Vermarkter oder professionellen Veranstaltungsplaner. Stattdessen sollten sie hoch engagierte Mitglieder Ihres bestehenden Teams, Ihrer Spenderbasis oder Freiwilligen mit Verbindungen und der Bereitschaft, sich zu erreichen.

Ihr Gastkomitee kann von nur wenigen Personen bis zu Dutzenden reichen. Je mehr Menschen in Ihrem Komitee sind, desto mehr Auswirkungen können sie gemeinsam den Erfolg Ihrer Veranstaltung ausmachen.

Sie können die Mitglieder des Gastausschusses fast überall finden, einschließlich:

• Ein Vorstandsmitglied oder Vorsitzender in Ihrer Organisation
• Freiwillige, die sich in der Gemeinde stark engagieren
• Ein Spender, der Verbindungen zu lokalen Unternehmen hat
• Ein Spender oder Vorstandsmitglied, der umfangreiche Kontakte in Ihrer idealen Spenderdemografie hat
• Freiwillige, die Anbieter oder Veranstaltungsortbesitzer kennen
• Lokale oder nationale Prominente, die sich häufig für Ihre Sache einsetzen

Sobald Sie Einzelpersonen gefunden haben, die Sie Ihrem Gastkomitee beitreten möchten, ist es Zeit, sie zu rekrutieren.

So rekrutieren Sie einen Gastkomitee

Suchen und verbinden Sie sich mit Personen, die hervorragende Mitglieder des Gastkomitees machen würden. Bitten Sie jedoch nicht nur jemanden, in einem Gastkomitee zu sein. Eine formelle Einladung ist der beste Weg, um Mitglieder des Ausschusses zu rekrutieren.

In einer Einladung des Gastausschusses ist es wichtig, Folgendes einzuschließen:

• Vollständige Informationen zur Veranstaltung und Ihrer Organisation (Datum und Ort)
• Informationen über den Zweck des Ereignisses (Fundraising für eine bestimmte Sache)
• Beispiele dafür, wie ein Mitglied des Gastausschusses einen Beitrag leisten könnte
• Ein Datum, um zu antworten oder mit Ihrem Team in Kontakt zu treten
• Ein „Fortschritt“ Danke, dass Sie sie wissen lassen, dass Sie aufgeregt sind, sie einzuladen
• Ihr Name/Kontaktperson und Kontaktinformationen

Stellen Sie sicher, dass potenzielle Mitglieder wissen, dass ihre Beteiligung anerkannt und geschätzt wird und dass sie durch Beiträge erhebliche Auswirkungen haben können.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie Ihr Einladungsschreiben Ihres Host -Komitees entwerfen, kopieren Sie die folgende Vorlage und fügen Sie Ihre Informationen in die einzelnen Klammern ein.

[Datum]

Lieber [Name einfügen]:

Ich schreibe, um Sie über eine aufregende Veranstaltung zu informieren, über die [Ihr Organisationsname] für [Monat] in [City einfügen] plant.

In [Monat + Jahr (wenn sie sich vom aktuellen)]] bringt [Organisation] den [Ereignisnamen] nach [Stadt], um das Bewusstsein für [Ursache/soziales Problem/Problem zu erhöhen, die Ihre Organisation anspricht] und die Unterstützung für [ Programme/Initiativen/Bemühungen]. [Fügen Sie relevante Informationen zum Ereignis/Ziel/Thema hinzu].

Die Veranstaltung findet in [Stadt] am Veranstaltungsort (falls Sie es) an [Datum und Uhrzeit] stattfinden.

[Vorname], wir würden Ihre Hilfe lieben, um dieses Ereignis zu machen-und andere wie es-ein Erfolg. Wenn Sie ein Teil dieser Veranstaltung sowie zukünftige Veranstaltungen sein möchten, wären wir sehr dankbar, wenn Sie diese formelle Einladung als Teil unseres Gastkomitees annehmen würden.

Es gibt einige einfache Möglichkeiten, sich zu engagieren:

1. Teilen Sie Ihren Namen oder den Namen Ihrer Organisation als Mitglied unseres Gastkomitees mit
2. Laden Sie Ihre Kollegen, Freunde und Nachbarn ein, einen [Tisch/Ticket] für unsere Veranstaltungen zu kaufen
3. Begleiten Sie uns für die Veranstaltung
4. [Fügen Sie eine spezifische Anfrage auf der Grundlage der Stellung der Person, Verbindungen ein.]

Wir würden es auch lieben, wenn Sie darüber nachgedacht haben, Ihren eigenen Tisch zu hosten und Freunde und Kollegen zu einem Abend voller Spaß einlädt. Ihre großzügige Unterstützung hilft uns, das Wort über [Ursache] zu verbreiten und einen Einfluss zu machen.

Ein Mitglied der [Organisation] wird Sie innerhalb des [Zeitrahmens einfügen] kontaktieren, um die Details unseres Host -Komitees zu besprechen und Ihre Beteiligung zu besprechen, falls Sie interessiert sind.

Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um [Ereignisname] und zukünftige Ereignisse zu einem Erfolg zu machen! Vielen Dank für Ihre großzügige Überlegung und Unterstützung.

Aufrichtig,

[Ihren Namen]

[Position in der Organisation]

[Organisationsname]

[Kontakt Nummer]

Nachdem Sie Ihr Gastkomitee rekrutiert haben

Sobald Sie Ihre ausgewählten Ausschussmitglieder eingeladen haben, erhalten Sie einige Annahmeschreiben oder Anrufe. Bevor Sie jedoch auf die Details der Veranstaltung eingehen oder was Sie möchten, planen Sie ein kurzes Treffen mit dem Ausschuss. Ohne nach etwas von ihnen zu fragen, lass sie:

• Sich gegenseitig kennenlernen
• Besprechen Sie, wie sie in Ihre Organisation beteiligt sind
• Überprüfen Sie Materialien oder Präsentationen über Ihre Sache/Arbeit
• Brainstorming -Ideen darüber, wie sie einen Beitrag leisten möchten

Von dort aus können Sie sie über Ihre Fundraising -Ziele informieren und wie Sie sie zusammenarbeiten möchten (Einladung von Kontakten oder Angriff nach Auktionsgegenständen). Sie können sich auch in „Unterausschüsse“ aufteilt, wenn Sie eine große Gruppe haben

Natürlich ist es nicht nur die Aufgabe des Gastkomitees, Ihre Veranstaltung zu planen und auszuführen. Ein Gastkomitee sollte arbeiten mit Ihre Freiwilligen oder Veranstaltungsplanungskomitee zum Verkauf von Tickets, sicherstellen.

Erkennen der Bemühungen Ihres Gastgebers anerkannt

Wenn die Veranstaltung beendet ist, sollten Ihre Mitglieder des Gastkomitees einige der ersten Personen sein, die Sie sowohl bei der Veranstaltung als auch mit einem schriftlichen Dank am Tag danach danken. Je mehr Sie Ihr Gastkomitee engagieren, desto mehr werden sie bereit sein, in Zukunft zu hosten.

Finden Sie die Personen in Ihrer Organisation oder in Ihrer Gemeinschaft, die Ihnen helfen könnten, Ihre nächste Veranstaltung zu veranstalten. Sie könnten einen massiven Unterschied in der Geldbetrag und der Programme, die Sie unterstützen können.