So antworten Sie auf interne Prüfungsfragen

Interne Wirtschaftsprüfer stecken in die Handlungen und Pflichten aller Mitarbeiter und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens, um Wege zu entdecken, um die Funktionsweise der Organisation als Ganzes zu verbessern. An der Oberfläche klingt dies so, als würden sie sich dort einfügen, wo sie nicht gehören, aber tatsächlich spielen sie eine entscheidende Rolle beim Schutz und der Verbesserung ihrer Organisationen.

Mitarbeiter werden auf interne Audits stoßen

Die meisten privaten und öffentlichen Unternehmen führen regelmäßige interne Audits durch, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind, um die Ziele und Missionen des Unternehmens zu erreichen. Die Regierung wird auch regelmäßige interne Audits abschließen. Und wenn Sie Ihre Karriere als öffentlicher Service durchlaufen, besteht eine gute Chance, dass Sie auf Fragen der internen Prüfer beantworten müssen.

Unter den meisten Umständen sammeln die Wirtschaftsprüfer nur Informationen. Zum Beispiel versuchen sie möglicherweise zu verstehen, wie Ihr Teil der Organisation funktioniert.

Es ist nicht nötig, sich anzuspannen, wenn ein interner Wirtschaftsprüfer mit Ihnen spricht. Interne Wirtschaftsprüfer sind Fachleute, die lediglich versuchen, die Arbeit ihres Tages zu erledigen. Zugegeben, ihre Arbeit kann Sie und andere unangenehm machen. Sie bestimmen Schwächen in Systemen und empfehlen Korrekturmaßnahmen.

Letztendlich machen sie ihre Organisationen besser, und Ihre Antworten auf ihre Fragen sind entscheidend, um dies zu erreichen. Hier sind drei Tipps, um auf interne Prüfer zu reagieren, wenn sie an Ihre Tür klopfen.

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Antworte ehrlich

Interne Wirtschaftsprüfer wissen, wann etwas nicht ganz addiert. Geben Sie ihnen keinen Grund, an Ihrer Glaubwürdigkeit zu bezweifeln, indem sie weniger als ganz ehrlich sind.

Wenn Sie die Antwort auf eine Frage nicht kennen, versuchen Sie nicht, sich durch sie zu bluffen. Sie werden nur dumm aussehen, wenn sie die wahre Antwort finden. Die weitaus bessere Wahl ist einfach zu sagen, dass Sie die Antwort nicht kennen. Wenn es etwas ist, das Sie für sie recherchieren können, bieten Sie dazu an, dies zu tun. Sie können Sie auf das Angebot aufnehmen oder bereits einige Ideen haben, wie Sie die Antwort erhalten können.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die internen Prüfer Ihre Antwort möglicherweise nicht mögen, scheuen Sie sich nicht davor, Ihre Antwort zu geben. Sie wollen die Dinge so verstehen, wie sie tatsächlich existieren. Selbst wenn Ihre Antwort nicht das ist, was ihre Arbeit erleichtert oder was sie erwarten, müssen sie die Wahrheit wissen.

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Angenommen, sie wissen nichts über Ihr Fachgebiet

Interne Wirtschaftsprüfer sind normalerweise scharfe Menschen, aber sie können in allem keine Experten sein. Einige konzentrieren sich auf ihre berufliche Ausbildung und arbeiten auf bestimmte Aspekte der internen Prüfung wie Informationssysteme oder Finanzdaten, gehen Sie jedoch nicht davon aus, dass sie Ihren Fachgebiet kennen.

Es klingt wie eine Selbstverständlichkeit, aber es ist einfach, bei der Beschreibung von Prozessen in Jargon oder überspringen Schritte zu überspringen. Was für eine gedankenlose Handlung für Sie ist wahrscheinlich nicht für den internen Prüfer, der Ihre Geschäftsprozesse verstehen möchte. Denken Sie an jede Aktion, die Sie ergreifen. Etwas, das für Sie ein Schritt für Sie aussehen kann, könnten mehrere Schritte sein, die Sie in Ihrem Kopf durch Jahre der Wiederholung zusammen verschmolzen haben.

Selbst wenn das Gespräch mühsam und übermäßig einfach erscheint, denken Sie daran, dass interne Prüfer versuchen, Prozesse in ihre kleinsten Aktivitäten zu zerlegen. Nur dann können sie feststellen, wo Prozesse schief gehen können. 

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Verbinden Sie die Punkte für sie

Die internen Prüfer dekonstruieren nicht nur Prozesse in ihren kleinsten Teilen, sondern suchen auch nach der Vernetzung zwischen Menschen und Prozessen. Sie suchen nach allen Personen, die an einem Prozess beteiligt sind, um zu sehen, wer involviert sein muss, wer nicht beteiligt ist, aber sein muss, wie diese Menschen miteinander interagieren und ob ausreichende Kontrollpersonen vorhanden sind, um Betrug, Verschwendung oder Missbrauch zu verhindern oder zu fangen.

Wenn Sie auf interne Wirtschaftsprüfer reagieren, wenden Sie sich darauf hin, wo Sie und Ihre Prozesse mit anderen und ihren Prozessen interagieren. Das Verbinden der Punkte wie diese gibt ihnen ein klareres Bild darüber, wie die Organisation als Ganzes funktioniert. Solche Informationen geben auch interne Wirtschaftsprüfer, mit wem Sie sprechen und wo Sie zusätzliche Informationen finden können.